论计算机管理档案

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近年来，世界新技术革命的浪潮冲击着社会生活的各方面，改变着整个社会的面貌，档案工作也无例外地受到深刻的影响。为了迎接这一挑战，实现档案管理的现代化便成为我们档案工作者当前和今后相当长时期内面临的重要课题，成为档案工作的发展方向和必然趋势。电脑技术的高速发展为档案工作提供了良好的工作条件和手段，只有采用先进的电脑技术对档案进行管理，才能提高工作效率和质量，促进档案信息资源的开发，为档案事业的发展服务。

现在，许多档案部门都尝试利用计算机实现文书与档案的一体化管理，并且研制开发了许多这类的软件。近年来，我局也加快了文档一体化的步伐，先后购进了686型计算机、可读写光盘机、扫描仪等现代化办公设备，目前文书档案人员已做到人手一台686微机。在软件开发应用方面，于1996年年底引进了广州灵通新技术有限公司的灵通文档管理软件，应用于文书处理和档案管理。目前，计算机技术在我局档案工作中正在发挥越来越重要的作用，实现了档案日常管理、存贮和远方自动检索，实现了全局档案信息资源共享。也可以说，现在档案人员越来越依赖计算机辅助日常管理工作了，办公自动化、文档一体化以及电子化档案日益成为一种趋势和必然。现结合我自己的工作实践就档案管理现代化谈几点粗浅的看法。

一、计算机管理档案是实现档案现代化管理的必由之路。

文档一体化管理，是我们档案工作者早就渴望实现的目标，也是档案工作实现计算机管理的初步尝试和具体体现。在我们实施电子文件及电子档案微机管理几年时间里，不仅使办公自动化管理日常形成的大量无序的文件信息按档案的要求及时进行了科学系统的处理，大大提高了工作效率和工作质量，而且也使档案信息资源得到了更加科学有效的开发和利用。文档一体化管理，首先是由文书部门把日常收发文件的有关内容输进电脑，对收发文进行登记、全文扫描、统计查阅、浏览，各种表格目录的打印和数据库维护等工作有了这些前期输入，我们在进行档案立卷整理工作时，就可利用文书部门输进电脑的有关内容，对需要立卷的文件作上标记，录入案卷和卷内顺序，然后进行整理编目、统计，按卷打印全引及卷内文件目录等工作。文档一体化软件具有很多优点：可做到一次输入、多次输出，一种输入、多种输出，检索速度快，查全率和查准率高，任意给出一个信息即可进行检索，可实现模糊查询。若从案卷级目录检索，检索到的案卷还可以调出相应的卷内目录显示。目前，当局域网上的不同用户，需要查询和利用档案时，只要在系统赋予用户的不同权限范围内，便可使用自己办公室的电脑，通过网络迅速查询并浏览到这些档案的全部信息。在数万条记录中找一条记录只需要几秒钟。与此同时，系统还提供了多种检索途径，可按年度、分类、档案编号、题名、工程代号、工程名称等多种方式查询，并能对档案进行多种条件组合查询和根据“关键词”模糊查询，全方位地提供及时、高效、方便、准确的检索方式，从而使档案工作变被动为主动。这样可以多层次地开发、利用档案资源，为生产经营管理工作服务。所以说现代化管理档案的工作效率是手工管理档案无法比拟的。特别是电子计算机与现代通讯技术相结合的档案检索网络的建立，可突破空间的限制进行远距离传递档案信息，这样对档案利用者更为便利。计算机管理档案是人、机相结合的档案管理自动化系统，是人工管理档案的延伸。由此看出，由人工管理档案为主逐步过渡到计算机管理档案是未来的必然发展趋向，必将大大推动档案事业的发展，给档案工作带来一个质的变革。

二、慎重选择档案管理软件，提倡走自我开发之路。

目前，我国的各级档案部门应用计算机管理档案的工作已全面铺开，各种文档管理软件也不断地涌现，可谓是五花八门，如何选择、利用好本单位的软件，是档案部门面临的重要课题。使用微机管理档案，选择好档案软件是关键。优秀的档案管理软件能提高档案信息的管理和利用水平，提高档案人员的工作效率，较差的档案管理软件，不但对工作没有帮助，而且造成档案管理流程的混乱，带来大量的人力、物力、财力的浪费。所以，在目前这种鱼龙混杂的局面下，急需档案管理权威部门加强软件监测、评定，并制定相应的标准，同时加强对基层档案人员办公自动化、文档一体化、档案管理微机化的培训，指导大家少走弯路，以便不断把好的、适用的软件推广给各单位，也督促软件制作者加强自我约束和售后服务。当然，在条件允许的情况下，还是提倡走自我开发的路子。这样，软件的实用性、针对性就更强，更容易根据情况的变化进行修正和调整。目前，我局在管理信息系统的建设过程中，就采取了“以我为主、合作开发”的方式，使用部门充分参与到程序开发人员的工作中，并在一起开发，一起研讨的过程中掌握程序的设计思路，真正按照自己的意愿和要求完成系统的设计。

三、标准化工作是实现档案管理现代化的重要前提和基础。

实现档案管理现代化已成为历史发展的必然，而标准化工作开发得好坏，直接制约和影响着档案管理现代化的进程。试想，当各地档案部门纷纷利用计算机管理档案时，如果没有统一的著录规则、没有规范的标引文法、没有事先确定通用性很强的智能性软件系统，就很难体现出计算机管理档案的优越性，实现档案信息资源共享也只能成为美丽的空中楼阁。无数事业早已证明，标准化渗透于档案管理现代化的进程之中，标准化工作是实现档案管理现代化的重要前提和基础。也正是从这个意义上我们才说，没有标准化就无法实现档案管理的现代化。

目前，在档案管理现代化的进程中，面临的最大的课题是电子档案的合法性和保密性。这两点解决不好，就会严重制约档案管理现代化的进程。在这方面，国家档案部门和立法部门应尽早出台相应的法律、法规和标准，为电子档案的健康发展打好基础。

四、档案工作人员必须加强培训，提高素质，完善自身的知识结构。

实现档案工作的现代化，人才培养要先于设备。现代化的管理人才，必须掌握档案专业的理论知识和实践技能，还应具备广博的相关知识及自然科学方面的知识。

开展形式多样的学习培训，比如鼓励自学、开办电大专业班、举办长训班、短训班、进修班等，都是切实可行的手段和方法。但关键还需要我们档案工作者自身增强紧迫感，提高学习的主动性和自觉性。确确实实，在这个日新月异的信息社会里，不学习就会落后，不进步就必然被淘汰。可以说，随着档案管理现代化工作的深入开展，压在我们档案人员肩上的担子是非常沉重的，我们应该义无反顾地迎接这个挑战。不断完善和丰富自己，扩展自己的知识面，只有这样，才能在日益激烈的竞争中占有一席之地，也才能适应档案管理现代化工作对我们越来越高的要求。