VBA、Word和数据库的联合编程

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摘要本文介绍了用vba作为开发语言,用Access或foxpro作为数据库,用word中的书签作为媒介，实现数据库在Word中的自动替换方法，并以通知书为例给出了源程序。

关键词VBAWord数据库bookmark(书签)

在实际工作中，常常需要将数据库中的数据放在Word文挡中。例如学校每期都要将学生的成绩填入到通知书中寄发给学生（家庭）。传统的实现方法是在Word手工输入或用数据库软件编写一个专门的程序(模块)来完成此项工作。本文采用VBA作为开发语言,用宏命令的方法实现了Access数据库或foxpro数据库中的数据在Word中的自动成批替换。

1实现方法

先在Word中建立一个名为“通知书.dot”的模板，将通知书中固定的文字内容输入到该模板中,将变动的文字内容(取数据库中的字段值)设置成书签(右图中的name、math等)。为了编程方便，书签名可取数据库表中相应的字段名。完成后存入Office的Templates(模板)目录下。

要实现VBA与数据库MicrosoftAccess97的连接,在Word中选主菜单”工具\宏\宏名”打开VisualBasic编辑器；选VBA主菜单条上[工具]菜单项下的[引用]命令，激活[引用]对话框，从可使用的引用列表中选择MicrosoftDAO2.5/3.5CompatibilityLibray一项，然后单击[确定]按钮，把它引用到工程中来。

接下来在模板中编写出一条宏命令，直接在Word中用程序代码实现对数据库的读取。对Access数据库，用语句Setmd=DBEngine.OpenDatabase(“成绩库.mdb”)打开名为“成绩库.mdb”的数据库，用语句Setrs=md.OpenRecordset("学生成绩表",dbOpenTable)打开数据库中的表名为"学生成绩表"的记录集，本命令只对记录集进行查询，为了提高查询速度，选择了快照dbOpenSnapShot类型的记录。对于foxpro的dbf数据库,用语句Setmd=OpenDatabase("d:\grade\学生成绩表",False,False,"foxpro2.5")打开名为“成绩库.dbf”的数据库，用语句Setrs=md.OpenRecordset("学生成绩表")的记录集。因为数据库中一条记录对应一个学生，每个学生都要打印一份通知书，都要用通知书的内容（包括书签），要将模板中的通知书全部内容复制到一个新建的临时文档中，处理完一条记录后，把通知书内容从新建的临时文挡中复制过来供下一条记录使用。对于每个通知书(对应一条记录)，用循环将数据表中的字段名用数组的形式保存，再根据通知书中的书签名与保存的字段名比较，如果存在则用语句mydoc1.Bookmarks(i).Select选择的书签名,用数据表中相应的字段值(rs.Fields(字段名))来替代文档中的所选择的书签名。右图为运行宏命令后的一个通知书。

2源程序清单

‘从数据题中读取数据的宏,在Word97(2000)上调试运行

‘开发者：湖南工程学院陈华光

Substart()

Dimi,j,k,m,nrecord,txtnumberAsInteger

Dimaname(1To20)AsString

Setmd=DBEngine.OpenDatabase("D:\grade\成绩库.mdb")

Setrs=md.OpenRecordset("学生成绩表",dbOpenTable)

Setmydoc1=ActiveDocument

txtnumber=mydoc1.Characters.Count

Setrange1=mydoc1.Range(start:=0,End:=txtnumber)

range1.Copy

mydoc2=Documents.Add

Selection.Paste

Setrange2=mydoc2.Range(start:=0,End:=txtnumber)

mydoc1.Activate

OnErrorResumeNext

rs.MoveLast

nrecord=rs.RecordCount

OnErrorGoTodoerror

Fork=1To20

aname(k)=rs.Fields(k).name

Nextk

doerror:

Form=1Tonrecord

Ifm=1Thenrs.MoveFirstElsers.MoveNext

Fork=1To5

totalnumber=mydoc1.Bookmarks.Count''''已存在的书签数

Fori=totalnumberTo1Step-1

bname=rs.Fields(aname(k))

IfUCase$(mydoc1.Bookmarks(i).name)=UCase$(aname(k))Then

mydoc1.Bookmarks(i).Select

Selection.TypeTextText:=bname

EndIf

Nexti

Nextk

Selection.MoveDownUnit:=wdLine,Count:=4

Ifm<nrecordThen

mydoc2.Activate

range2.Copy

mydoc1.Activate

Selection.Paste

EndIf

Nextm

Documents(mydoc2).Closesavechanges:=wdDoNotSaveChanges

EndSub