环境保护电子档案特点及策略

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一、环境保护电子档案的特点

1.环境保护信息海量、立体储存。环境保护档案是在环境保护工作中形成的。由于环境污染及地理位置的多样性，环境保护手段和方法的多变性，从而使环保档案的来源广泛而分散，信息量非常大,这就需要一种具有海量存储的方式对其进行统一的管理。环保电子档案把信息存储在计算机存储介质上，以电子档案的形式存储计算，一张光盘的存储含量假设为700MB，如果按照每册书本档案为2×105个汉字计算,一张光盘大约能存储1800册纸质档案。如果使用U盘或者移动硬盘存储，一个U盘或者硬盘存储空间已达到64G或者更多，1G就可以存储10亿个字节，这样就可以存储更多的信息。环境保护电子档案海量存储的特点为环境保护工作信息的存储节省了巨大空间，同时也节省了档案管理工作的巨额人力和物力开支。面对复杂繁琐的环境保护工作，环保工作者希望档案记录的信息更加详尽、精准、完整，以便利用起来更便捷和直观。如在对某处水污染源进行监测时，环保工作者希望档案中能够提供相关水源以前的详细监测报告，这样环保工作者就可以根据这些资料及时采取正确的保护措施。环境保护电子档案可以准确、实时地记录在工作中获取的声音，图像，影像等信息，这些文字、图片、视频、音频等材料可以集成在一起，使档案内容更加丰富完善，收集的信息更加立体全面，从而为环保工作者提供及时、全面、准确的信息参考，这大大地提高了档案信息的利用价值，也为环保工作顺利高效地开展提供了基础的信息支撑。

2.环境保护电子档案存储的动态性。传统的纸质档案是静态的、被动的，一旦存档之后，任何人都无法进行修改。相对于纸质档案，环保电子档案主要是将信息存储在光盘、硬盘、闪存、U盘等存储介质中，由于这些存储介质具有可重写性，所以使环保电子档案也可以进行动态的增加、修改、标注和删除；并且档案管理者可以根据使用者的需要重新组织信息，从不同角度了解环保活动的过程；电子档案还可以按条目进行组织，动态生成用户查阅的内容，这样可以减少信息的重复，方便档案的管理。环境保护电子档案的动态性，可以把信息按照每个查找者的需求按一定的结构形式组织起来，使得信息的存储和访问更加人性化、个体化，同时使得信息的完整性和一致性得到保证。另外在检索查询时，利用超链接等技术，在查询某个电子档案时，可以迅速通过超链接访问到更多的相关信息，使得档案的“生命”获得了延续和发展。

3.环境保护电子档案传递的便利性。随着环保事业的发展和科学技术的进步，环保部门内部文件的拟定、下发、落实等运作过程都是在局域网中完成的，上下级之间的文件来往也直接通过网络传送。环境监测工作中水、空气、土壤污染源也相继采用在线监测，所获得的大量数据直接通过网络传送。随着环保工作者对环保档案的需求越来越高，环保档案的使用，不再局限于本机关的利用，还要满足于政府决策，满足于相关单位、企业的利用。档案的传递，不再是提供本单位的几个简单数据，而是要求系统地查阅某一事项的详细参数、前因后果及具体实施。因此，要求环保档案的传递打破时间、地域、部门之间的限制。环境保护电子档案传递的便利性，能够及时准确地向政府和环保工作者提供所需要的环境保护档案信息，以便于迅速做出正确的决策，是环保工作顺利及时开展的基础保障。

4.环境保护电子档案检索更为精准、便捷。环境污染是全国性的普遍现象，其污染范围之广，污染程度之高，污染问题之严重堪比史上臭名昭著的英国伦敦大雾。面对这样的问题，需要查阅类似污染问题的档案，进行综合分析，并制定有效的解决方案。电子档案具有快捷查询、统计、检索的功能，可以进行精准、便捷的检索和对比。当使用者需要查找某个环境档案信息时，可以根据日期、标题、作者、关键字等任意一项检索条目查找所需要的档案，还可以搜索出相关的主题文章，不必像传统纸质档案那样进行手工翻页查询。

二、环境保护电子档案存在的问题与相应策略

1.依赖计算机软硬件，不能直接识别。与以往各种形态的纸质档案文件相比,环境保护电子档案的产生和管理都离不开计算机系统。电子档案是数字化信息技术的产物,在计算机内部,电子档案是以数字编码形式存在的，从生成、传输到存储都是通过计算机实现的。使用者查看电子档案时也需要通过显示器或其他输出设备才能看到，一旦离开计算机软硬件平台,电子档案就看不见也摸不着。由于电子档案是以代码形式记录于U盘、光盘和移动硬盘等载体上,其存储格式各不相同,具有非人工识读性,必须要依靠相应的电子设备和软件支持才能还原档案的内容。随着电子科学技术的日益更新，新的信息编码方案、存储格式、系统软件对电子信息稳定性和可读性造成了巨大冲击,而电子文件对不同设备环境又是不兼容的,从而导致电子文件无法阅读或难以互换。

2.环境保护电子档案的存储设备不稳定性，不具备永久保存的条件。由于存储环保电子文档的介质具有不稳定性，从而决定了环保电子档案的不稳定性。其主要表现在两个方面：一是所用技术的不稳定性。环境保护档案不论是生成还是管理都需要计算机和电子技术的参与，而现在计算机存储设备和电子技术发展迅猛，更新换代非常快，这使得管理者和使用者很难了解和掌握这种变化。二是存储设备的不稳定性。当前，电子档案大多存储在硬磁盘、U盘、光盘等几种主要储存设备上，然而这些存储设备的寿命问题对电子档案的使用年限造成了一定的制约，与纸张相比，它们的稳定性较差。电子档案存储介质稳定性要低于纸质档案，一般保存的寿命不超过70年，且电子存储设备对保存环境要求较高，对环境的湿度，温度，灰尘，磁场辐射等都相当敏感。一旦电子存储设备内部结构稍有变化，存储在其中的信息便会丢失或无法读出。目前，对于环境保护电子档案存储设备的不稳定性问题，为了防止重要环境保护信息的丢失和无法识别，我们应采取严格的保护措施。首先应用安全的数据备份手段,将信息存储于能够脱机保存的存储设备上,并对有档案价值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件保留。这样，一旦数据发生损坏或者丢失，还可以进行相应的数据修复，从而确保电子档案的完整。其次，针对电子文件依附的载体寿命不长的问题，应通过制定载体质量标准与环境保存标准，尽量使这类载体具有更长的保存期限，选择高质量的电子档案存储设备和适宜的存放环境，对磁场进行屏蔽，控制环境的温湿度，保证设备清洁。

3.安全问题。由于环保电子信息的易操作性和多媒体集成性，使我们可以根据需要修改电子档案增减各种信息，但是如果被恶意的修改、删除和误操作，我们也是不易察觉的，再识别原件是很困难的。而且在计算机上读取环保电子档案或者在互联网上共享传递信息时，都可能感染计算机病毒或是遭到黑客的入侵，这些破坏会造成严重的后果，必须在利用时采取必要的防护措施：

（1）设定授权访问。对环保电子档案信息的参阅、存储、修改、标记和删除等工作内容进行严格的权限控制，防止非授权访问的违法事件。

（2）防止重要信息泄露和丢失。环保电子档案管理人员应严格按照相关规定和制度，对电子档案信息进行仔细地鉴定和划密，确定可在网上提供参考的档案。对于尚未开放的敏感、机密的档案信息，则不宜与网络相连，以避免造成重要信息的泄密。

（3）选择和制定功能强大的防火墙，以防范网络黑客的攻击。网络环境下的档案利用，随时面临着被黑客攻击的危险，因此，在建立电子档案时必须要对服务器设立相应的防火墙。

（4）对环境保护电子档案信息的数据进行备份。对于可能发生的突发事件进行事前评估，做好应急准备。一旦发生硬件故障或受到黑客攻击，则可以在最短的时间里调动各方面进行果断处理，恢复系统，从而确保电子档案信息处于安全运行状态。此外，电子档案的管理需要高素质的专业档案管理人才。管理人员除了掌握专业技术之外，还要热爱本职工作，档案管理人员还应不定期地循环任职，确保分工明确，各司其职。经十二届全国人大常委会第八次会议审议通过的新环保法，被称为“史上最严的环保法”。新环保法首次写入生态保护红线、规定环境公益诉讼、设计按日计罚制度、增加环境污染公共监测预警机制，在给环境监管部门赋予更大执法权力的同时也赋予我们更大的社会责任。环保电子档案是制订环境规划和标准的重要依据，是环境管理活动决策的重要依据和凭证，是正确进行环境评价、开展环境工作的必要条件，是传递、交流、宣传环保技术信息的重要工具，是我国环保事业的重要组成部分。我们一定要抓住这个契机，将科学的管理思想、方法、技术和手段用于环境保护档案的管理，使环境保护电子档案管理现代化水平不断提高，使其更好地服务于生态文明建设大计。

作者:金丽 董玉宽 单位:辽宁医学院