国际贸易过程中有效发挥外贸函电作用

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摘要：国际贸易业务的开展离不开外贸函电，其具有信息传递、社交等多种功能，因此需要从这些特定的功能角度出发，制定出各功能主题所对应的书写原则，并在书写的过程中不断进行归纳与总结，丰富实践经验，提高书写人员的专业性，确保其能够撰写出高质量信函，实现贸易双方的友好往来，促使国际贸易顺利达成。本文就对此进行了详细探讨。

关键词：国际贸易；外贸函电；作用

引言

国际贸易多以函电的方式开展，包括达成合作关系、执行并解决合同纠纷等多个环节，可促使业务双方保持联系。为了使外贸函电的作用得以充分发挥，还必须了解贸易活动的特点及要求，进而确定好外贸函电的功能，并在此基础上进行针对性书写，本文就对此进行了具体分析。

一、特定国际贸易功能的实现

(一)传递信息功能

传递信息是外贸函电一个十分重要的功能，事关进出口实务的对象能否准确理解贸易信息，如果表达或理解出现偏差，就会造成极大的损失。为了使这项功能得以充分体现，在书写外贸函电时应把握好以下几项基本原则。第一是直接针对原则。即在开篇直奔主题，然后层层论述。开头概括信函大意，帮助对方理清思路，而后进入主题，这是典型的英语思维方式，更容易被西方人所接受，因此在写作时需要加以注意，促使贸易活动能够顺利展开。第二是清楚明确原则，即信函的表达必须足够清晰、准确，要求写信人事先在脑中规划好写作目的，理清句子结构，搜寻适当的词句，合理划分段落结构。此外，尽量减少使用多义词，以免引发不同的理解，进而产生歧义。段落的清晰划分十分重要，如果所有内容集中于同一段落，会严重影响信函阅读的有效性。例如：a.Weshallbeabletosupply10casesoftheitemonly.b.Weshallbeabletosupply10casesonlyoftheitem.a.b两个句子分别表达的含义是仅能供应该商品10箱、仅能供应10箱该商品。因此应根据贸易要求准备表达，避免对方误解函电内容。第三是完整准确原则，即必须提供完整的信息，确保不会造成误解。为了顺利完成交易目标，在写作时应准确表达时间、地点与价格，明确双方责任，减少纠纷。

(二)社交、协商劝说功能

外贸函电的最终目的是达成商业交易，即便不成，也应在业务关系上保持友好往来，为双方日后的合作打好基础，因此必须采用礼貌性用语，充分发挥信函的社会交往功能，在写作时应把握好以下几项原则。第一是正式谨慎原则。即采用正规的法律词语，而不是追求辞藻的华丽，确保语法与拼写准确，书写完成后对事实及各项数据信息反复进行核对，避免出现失误，因为一旦存在失误，不论大或小，都会降低信函的可信度，无法获得交易对象的信任。第二是礼貌得体原则，由于不同国家的政治、经济习俗、消费、经营习惯都存在较大差异，因此在贸易交往时应尊重别国或别的民族的习惯及价值观，采用礼貌得体的用语。例如，可用Thankyoufor…/Wewouldbeobligedif…/表达感激、赞扬；用pleasure表示谦虚、恭谨；用sure，entire表示肯定，可增强语句的积极性，让对方感觉愉快；用Youattitude表示替对方着想，考虑对方的利益，将对方的损失降低至最少。用Wearesorrytohearthat…/Wearemostanxiousto…等句型表示同情、遗憾。第三是委婉、体谅原则，是一种沟通技巧，能够给人以舒适感。即使在交易无法达成的情况下，也不会破坏双方的良好业务关系。例如可在投诉与索赔时采用被动语态，能够缓和语气，更容易被对方接受。如：Evidentlysomemistakewasmadeandthegoodshavebeenwronglydelivered.另外，可使用情态动词，will/would用于询问意愿，如：Iwouldappreciateitverymuchifyoucouldsendmesomecatalogues.可使用疑问句，显得更有礼貌、更加客气。例如：Couldyoupossiblygiveittothemanufacturesfortheirreference?

(三)辅助业务处理功能

第一是简洁时效原则，目前贸易节奏在持续加快，交易对象每天都会收到大量的信函文件，因此应简化信函语言，直击主题，减少不必要的内容，以免混淆视听。例如：如果将Wewishtoacknowledgereceiptofyourletterof0ct14改为：WeappreciateyourletterofOct14则会更加简洁易懂。第二是专业规范原则，外贸函电与外贸专业知识密切相关，因此要求书写者英语水平较高且熟知外贸方面的专业知识，这样才能确保其所采用的语言足够专业、规范。例如：a.Ifthefirstshipmentturnsoutsatisfactory,weshallbeabletoplacesubstantialorderswithyou.句中"order"指“订单”而非“命令”。b.PleasemakeusanofferCIFLondonfor20metrictonsgroundnuts.句中的“offer"指“报盘”而非“提供”。

二、注意事项

为了促使外贸函电的功能作用得以充分发挥，还需要把握好以下几项要点。第一，学会归纳外贸常用语，包括词汇、短语、句型等，以便能够更加熟练地应用，并在不断总结与归纳的过程中写出更好的商务信函。第二，外贸业务在长期开展的过程中已经形成了专业化的术语与套语，和其他语体差别较大，因此需要合理应用贸易术语和套句，更加准确地表达句子的含义。第三，需要不断模仿、实践并加以操作，加深认识，对学习到的内容进行巩固，并采取针对性训练的方式，设定外贸业务的各个环节及对应的情景，反复加以练习，编写填空、选择、翻译等多种类型的试题，以便能够熟练运用各类词汇及短句，撰写出高质量的信函。

三、结语

总而言之，外贸函电的写作专业性较强，对书写人员要求极高，除了运用专业术语外，还应确保函电内容的直观性、准确性，直接提出所要表达的观点，尽可能地简化语言，提高阅读效率，并在书写过程中采用礼貌性用语，实现贸易双方的友好往来，促使进出口业务能够开展得更加顺利，帮助企业获得更高的经济效益。

参考文献：

[1]李颜萍.浅析外贸英语函电用语的词汇特征[J].佳木斯教育学院学报,2014(15):246-248.

作者:陈千湖 单位:广东理工学院