民办高校科技档案的管理水平研究

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从总体上看，民办高校的档案管理工作处于一个较低水平徘徊的状态，难以适应新形势下档案管理工作现代化的要求。同时，科技档案本身的特点对档案管理又提出了一些特别的要求:第一、专业性是科技档案最突出的特点之一。科技档案的专业性特点集中表现在档案形成领域和档案的内容性质两个方面。科技档案的专业性特点，不仅使之区别于一般档案，而且不同专业形成的科技档案彼此之间互相区别，比如产品研发档案和城市规划档案虽然同属于科技档案，但是两者之间有着根本的区别。因此，科技档案管理具有强烈的专业性要求，体现在管理机构上，就是出现了许多不同种类的专门档案馆(例如:城建档案馆、通讯科技档案馆、电影档案馆等)。第二、种类的多元性和类型的多样性，是科技档案的又一明显特点。在各个档案门类中，以科技档案的种类最为繁多、类型最为复杂，呈现出多样化的鲜明性特点。以种类而言，由于科技、生产活动的多专业性，导致了它的伴生性的科技档案在种类上的多元化①。以类型而言，科技档案是所有一切档案种类中，类型最为丰富多样的一种。可以说，科技档案包含了各种载体、各种形式的档案内容。这就要求我们管理科技档案必须要具备相应的技术和设备，以便全面管理好科技档案中的各种内容材质。第三、科技档案具有成套性的特点。科技档案都是人们在围绕一个独立的科研项目或生产活动的进行，规律性地形成的一系列相关的科技文件整体。成套性是科技档案相对于其他档案最鲜明的特点②。对科技档案的成套性认识不足，常会造成档案收集不全、档案分散保管等不利于科技档案管理和利用的错误。第四、科技档案具有时效性的特点。科技档案的时效性特点是指它具有较强的现实使用性，相比于其他档案，如政务、人事档案，科技档案的时效性在归档时就已经显现出来了。

有些民办高校的档案管理员本身不是档案管理专业出身，档案利用意识不强，对档案管理的看法仅仅就是保管好档案，对于档案利用及其价值漠不关心，长此以往，空守档案“金山”而自不知③，使档案的价值及档案工作的社会认可度都会下降。针对民办高校档案管理的特点及科技档案自身的这些特点，作为民办高校的档案管理者，如何在充分利用自身条件的基础上提高对科技档案的管理水平并实现科技档案的充分、有效利用呢?首先，档案管理者自己要转变观念。坚决抛弃陈旧的档案观念，树立现代化档案管理理念。把档案管理从单纯的“保管”转变到主动调查、主动参与、主动服务的现代管理方式。作为民办高校档案管理者，要主动与学校科研单位及个人联系，了解科研工作的情况，提供力所能及的档案资料，并主动帮助他们收集保存科研过程中形成的第一手资料。在实践中，应该努力使整个科研开发进程与立卷建档进程结合起来④，包括:下达项目计划应与明确科研材料归档任务同步提出，对项目进程的检查与科研相关材料归档规范性检查同步进行，项目成果的鉴定、验收与科研材料归档鉴定、验收同步实施，确保科研材料规范有序以及在归档后的完整性。通过积极参与社会科研与生产活动，主动提供档案支持，同时也可以进行档案利用宣传，提升档案馆(室)的知名度，提高公众利用科技档案的兴趣和热情。其次，档案管理部门要合理利用有限的经费。在调查研究的基础上，有计划、分步骤地购进必备的档案管理设备。作为民办高校档案管理机构，经费可能不如公办院校那样充足，尤其要求档案管理人员学会“精打细算”，把有限的经费用到必须的地方，保证科技档案管理工作顺利进行。加快科技档案的数字化建设，实现最广泛、更便利的服务是民办高校科技档案提升水平的必然趋势。科技档案的数字化建设不仅可以使有限的资源能在最大的范围内得到利用，更能够有效避免重复建设重复投资，既有效地解决好当前民办高校科技档案管理资金欠缺的问题，也最大限度地提供了科技档案的服务，促进了科研的发展以及科技档案的开发利用，切忌一味地追求“大而全”的传统管理模式。再次，民办高校的档案管理者要充分认识到科技档案价值的时效性，极力促进科技成果的转化利用。人类进行科学活动，获取科技成果，其最终目的是为社会服务。如果科技档案长期搁置，就会“藏”而不“用”，造成科技档案价值的自然流失。科技档案一个重要特征就是价值的时效性:即其对社会的有用性，是有很强的时限性的。在科技迅速发展的今天，科技活动前所未有的频繁，科技档案的积累速度快速增长，这个时限是越来越短暂了，因此，科技档案管理的一个重要任务就是要加大对科技档案的开发利用力度，催化科技成果向现实生产力快速转化，实现最大限度地利用其价值为经济建设服务。在国家教育十二五规划的大背景下，全国高校必然会掀起一股科研热潮。

如何在这股浪潮中激流勇进而不是被浪潮吞没?这就需要科技档案管理者具备高超的技能、专业的知识以及超前的意识，不断学习科技档案管理专业知识，更多地涉猎相关学科的一般常识，这样才能管理好科技档案打下良好的基础。此外，民办高校的档案管理者在科技档案利用过程中，还要注意知识产权保护。健全科技档案分类管理制度是有效保护的依据⑤。只有依据相关法律法规，结合本单位的工作特点与知识产权的分类，制定出具体可行的保护制度，知识产权保护才能最终落到实处。这些制度必须规定本单位具体的每项知识产权权属如何确定，知识产权的保护范围、保护时限，采取何种保护方法，确定转让利用的条件等;同时，为了加强保护工作的系统性，这些制度还必须与科研、人事、及利用部门的管理制度相联结，使知识产权保护得到全方位的支持。保护知识产权还必须做好对科技档案的密级确定工作。档案管理者要多多听取档案形成者的意见，并结合档案管理专业知识科学定级，严防科技秘密在档案管理和利用的过程中泄密。事实证明，在过去很长的时间内，我国的档案管理部门或档案管理者不注重对档案价值的鉴定，对档案密级确定不准确，造成了很多核心技术或生产工艺泄密的事件，给单位和国家造成了无法挽回的损失。所以，作为主要科研基地的高校，档案管理者一定要高度重视对秘密档案的保护。如果民办高校档案机构本身不具备鉴定能力或保密条件的，可以与档案形成者合作进行鉴定和档案保密工作。总之，随着国家教育改革与发展十二五规划的逐步推进，高校科研工作必将再上一个新台阶。高校科研工作的发展对于档案管理部门提出了新的要求，作为民办高校档案管理人员，应深感责任重大，提前做好各项准备工作，以最专业的管理、最周到的服务为社会公众利用科技档案，使科技档案发挥出自身最大价值。

本文作者：熊建文户丽萍工作单位：宿迁学院