中小企业业财务会计外包风险管理研究

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摘要：财务会计外包是帮助中小企业更好的资源整理，致力于主要业务发展的一种管理模式。但并不只有好处，在此过程中还存在着很多风险，如果不采取有效措施，不但会降低企业竞争力，还会影响企业未来长远发展。笔者在这里将PDCA理论与中小企业业财务会计外包相结合，分析了外包在各个阶段可能存在的风险，并且提出了完善中小企业业财务外包风险管理系统的一些建议。

关键词：中小企业；风险管理；财务会计外包；PDCA理论

一、引言

近些年来，在我国改革开放的不断推动下，我国的市场经济得到了完善，在这其中，中小企业的发展是市场经济活动中最有精神的一部分，而且中下企业的快速发展还可以解决社会人民的就业问题以及促进税收。但由于中小企业自身的缺点条件，企业的发展需要集中力量去发展主要营业业务，资源的整合就成为了难题，为此，中小企业家就选择了将财务会计进行外包的方法。

二、PDCA循环理论在中小企业业财务会计外包风险管理系统中的应用

（一）PDCA理论简介和风险控制部门。（1）PDCA理论简介PDCA理论是1950年提出的产品质量管理模型，主要由Plan、Do、Check和Action（即“计划、执行、检查和修正”）四个核心内容组成，是制定可以实现质量要求的计划的理论基础。根据PDCA理论，四项核心内容是形成了一个循环，这个循环的作用就是发现并解决企业在发展过程中出现的问题。循环一次后，如果问题仍然存在，就会再次进行核心内容的循环，直到达到解决问题的目的。这意味着，PDCA理论在中小企业财务会计外包的过程中有着重要的作用，这一理论可以明显的降低风险发生概率，保证财务水平的提高。（2）基于PDCA理论的中小企业业财务会计外包风险管理部门根据PDBA周期，将中小企业财务账户外包风险分为四种风险管理活动；计划，执行，检查和纠正，在规划阶段，主要是对服务进行分类，对服务提供者自身及报价进行评估并且选择外包项目以及相关的风险管理活动；在执行阶段，尽量把服务合约的主要内容包括在内；充分考虑一般风险，确保与风险管理活动进行适当的沟通和信息安全；在检查阶段，将评估服务提供者的表现；并在风险管理活动的纠正阶段，进一步纠正不符合结果。（二）中小企业业财务会计外包阶段的风险。（1）规划阶段。一是选择外包项目。财务会计外包在产生收入的同时，风险也很高。经营者应当根据自身实际情况和财务状况，进行深入分析，合理选择外包项目。合理的外包项目通常具有三个特点：实施难度较大而复杂，可以为企业带来比较高的收入回报，企业的一些重要信息不会被接触到。二是选择外包服务提供商。在选择外包供应商时，外包价格是一个需要考虑的重要因素，但必须注意外包服务的质量及其对公司的潜在影响：企业必须根据其资信程度，市场评估和深入了解其服务质量来评估自身的实际情况和需要。若是选择了比较合适外包商，不仅降低了公司的成本和风险，而且有助于与外包企业建立长期的合作关系，达成一个共赢的局面。（2）执行阶段。第一，制定外包合同。在选择承包项目和服务公司后，中小企业将通过与服务提供商签订合同的方式进行财务外包。首先，明确外包过程中的利益共享和风险分担，通过协商制定双方都能接受的分配方法；第二，条约保证。它规定，服务提供者有义务保守秘密，以免泄露企业的商业秘密，并制定违反保密处罚规定，第三，该条约还应该提供特殊的应对措施和特殊情况，并明确，在这种情况下，双方如何承担后果和责任，第四，企业还可以在合同中规定奖惩机制，以提高员工的积极性和效率。透过这些条款激发外包商的工作积极性，并提高他们的责任意识。在外包合同中，企业应该尽可能详细、准确地解释安全、效率、责任等方面问题。（3）检查及纠正阶段在检查与纠正的阶段，主要是对财务会计外包项目的实际工作质量，所需要的资金成本和企业财务信息的安全性三个方面进行检查和纠正。在检查和纠正的阶段，企业应认真谨慎，制定详细合格的监督计划，监督工作要定期进行。工作质量方面的监督主要体现在一些硬件要求方面，还有就是外包工作的完成情况。成本方面的监督是需要企业监督人员进行市场对比，审核资金的花费是否合乎情理。最重要的是财务信息安全性的监督，财务信息直接关系到企业的利益，所以要认真负责，企业可以派监督人员进行不定期的抽查保密成果，还要进行财务信息排查，及时发现问题，结合发现的问题进行风险评估，把风险降到最小，避免对企业造成不可挽回的损失。第二，与外部服务提供商进行及时有效的沟通。为了保证中小企业项目外包的质量，有必要加强与外部服务商的有效联系。第一，定期开展增进相互了解和信任的活动。二是与外部承包商充分合作，提供必要的支持。第三，企业必须对外包的结果进行监控和评估，通过与服务提供商的有效沟通，可以有效的降低风险，减少预期损失。在双方合作的过程中，企业应从一开始就重视扩大和深化双方的接触，不断的交流学习可以很大程度上提高企业自身的财务管理能力。

三、中小企业业财务会计外包风险管理系统安全措施

（一）中小型企业财务加快会计外包系统的改进。完善相关政策法规。目前，我国对会计外包没有系统的政策法规，规范会计外包行为的国家也很少。此外，许多现有政策只是在理论上虚谈，，在这方面没有提供建设性的指导。如何在实践中开展工作，如何预防问题，如何控制风险都是现在需要解决的难题。因此，我们必须尽快制定更好的政策和规则来规范中小企业外部金融市场，在明确制度的基础上引导行业健康发展。令人鼓舞的是，一些地方政府最近制定了暂行地方性法规，根据当地情况灵活应对当地市场的发展。在此基础上，国外的相关政策我们也可以进行借鉴，通过参考一体化，将企业会计纳入一个单独的数据库，由政府外包中小型企业提供的官方服务。（二）加强对财务会计外包相关人员的培训。一名员工从接受入职教育的那一刻起，通过持续的努力，直到成为公司的中坚力量，在这过程中，员工一直在为企业发展做出自己的贡献，有了这些员工的贡献，企业才能得以发展。一个企业的财务报表要成功外包，不但需要决策层的业务能力，还需要员工提供支持。在外包之前，企业必须预测这种变化对员工的影响。例如，如果员工对薪酬变化有任何意见，必须提前设定目标，工作方式的变化是否会影响员工的习惯，员工是否能尽快适应外包带来的变化。在将财务报表外包给企业的过程中，要注重对员工的培训和控制，让员工尽快了解这个过程，1.外包和业务细节方面的技术、职业发展和职业道德，以及如何适应企业和社会的发展。2.促进员工与外部承办商之间的有效沟通，并提高相关员工的责任意识和工作效率。3.根据企业管理水平的不同，企业可以制定内部约束或制定特殊工作方法，引导员工与服务性企业进行更广泛的接触，这有助于从服务公司获得更多不同的企业融资，从而学习解决方案，开阔视野，提高解决问题的能力。4.由于财务人员工作量的减少，可以在外包后的空余时间对其进行专业培训，提高其财务管理能力。（三）注重保持企业的独立性。许多企业越来越依赖外部承包商，这也影响了企业的独立性，导致企业的财务能力逐渐下降。因此，中小企业必须清楚地认识到财务报告外包必须基于利用外部资源来弥补资源的不足，必须有明确的指导原则，即财务报告外包必须基于外部资源。通过资源组合，降低总成本，提高企业发展服务水平。在这种认识的基础上，企业一方面要看到承包商是财务会计方面的专家，不断学习先进的管理经验和技术，不断完善自身的财务报告体系。另一方面，通过加强沟通和掌握专业技能，确保管理层和员工提高整体素质，防止财务状况恶化。运用先进的风险管理理论对财务报告外包过程进行控制，可以充分利用这种管理模式促进财务报告外包。促进企业发展，最终使企业和外部服务提供者受益。

财务外包工作在我国出现的时期相较于其他国家比较晚，七点也比较低，相关的工作流程和经验不足，所以外包公司的能力良莠不一。所以我们在选择外包公司的时候一定要严谨，注重外包公司的实际质量，在确定与其进行合作之后，企业要经常与外包公司进行工作方面的交流，做到与外包公司的严密配合。还有就是一定要注重企业财务信息的保密工作，对外包公司要进行定期的监督工作，如若发现信息泄露情况，及时制止并采用法律手段来维护自己企业的合法权益。希望企业可以和外包公司共进退，共同研究财务外包工作，提高我国财务外包工作的整体质量和水平。

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作者:郭凤香 石金祥 单位:西安翻译学院工程技术学院