民办学校管理会计信息化建设措施

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摘要：在“互联网+时代”的大背景下，HSCZ是作为一所民办高校，坚持与时俱进，全面推进财务信息化建设，取得积极成果。该校依托校付通、发票套打系统、金蝶云星空、云之家SAAS审批平台、翼支付校园一卡通等软件，实现线上报账流程、线上审批、和网上收费的功能。同时，利用现代信息技术手段，通过会计信息化建设，进一步优化财务业务流程，强化财务管理和分析能力，提高资金使用效率，推动了学校综合管理水平的有序提升。

关键词：HSCZ学校；管理会计；信息化建设

HSCZ学校是一所民办学校，近几年以来致力于信息化建设，取得积极成果。HSCZ学校通过大力推进智慧校园、数字校园建设，带动财务信息化建设取得跨越式进步。财务管理方面也由单纯会计电算化升级为财务管理信息化、智能化，功能和实用性得到大幅拓展。

一、HSCZ学校财务信息化存在的问题

（一）学费收费管理系统不完善

HSCZ学校在学生收费管理上，一般采用现场集中收费、银行批量划扣、汇款等方式。现场收费需要相关场地和设备支持，收费方式主要采用现金缴费、pose机刷卡缴费。现场收费主要存在两个弊端，一是缴费人数集中，排队时间长；二是会产生长短款及资金安全问题。银行卡批量代扣也是学校常用收费方式，批量代扣需要提前与银行签订批量代扣协议书，并将学生的信息、账号资料统一提供给银行操作。银行批量划扣方式可以解决学生同时集中交费的排队问题，划扣后银行会出现划扣成功的学生名单，减少了会计人员数据校对工作量。但银行卡代扣也存在不少隐患，一是不能跨行办理，需要学生统一在一家银行提前开户，增加学生负担。二是提前收集多名学生身份证号、银行账号等资料，工作量巨大且容易出错。

（二）学费发票开具不及时

HSCZ学校总共有学生3000余名，在开学缴费相对集中时，由于财务人员力量有限，无法及时开具发票，存在跨月开票现象，导致税务系统与财务收款数据不匹配。同时，由于纳税申报时税务开票系统的收入数据与学校财务实际收款数据不一致，失去了税务监控的有效手段，给学校财务管理带来一定风险。［1］

（三）预算滞后，内控缺失

HSCZ学校报账模式为手工填制纸质凭证，报销人员不能在原始凭证填制环节了解预算执行进度，只有在录入会计分录、完成核算后才能查询到经费指标的使用情况，费用分析滞后，费用的使用及归集无法及时反馈，因此就相应控制策略也存在滞后问题，无法发挥预算的事前控制功能，存在大量超支现象，导致预算管理智能失效。费用报销作为学校财务管理与服务中基础及核心工作，纸质报销审批流程复杂、报销效率低下，信息传递不及时，单据流转的效率跟不上学校的业务的发展。纸质报销流程，基本流程是经办人完成业务事项，差旅等业务后，根据业务内容填制报销单据并附随发票、合同等必要证明材料制成原始凭证，再经历票据审核、签字审核、出纳支付等流程，在一些比较紧急的单据处理上，效率低下。如果遇到经费报销负责人或相关审批人暂时不在学校等特殊情况，整个审批流程将会耗用更多时长。［2］

（四）学生充值、消费信息无法实现数据的实时共享

HSCZ学校校园一卡通有两种卡片类型，分别为正式卡和临时卡，其中正式卡分为教工卡和学生卡。主要使用的充值模式为现金充值，现金充值在用餐时段学生人数太多，经常出现排队时间长，现金短款等现象，充值、挂失时间受限，产生诸多不便。另外，由于缺乏相应信息共享平台，学生或家长无法通过手机、电脑远程查询一卡通消费信息并及时进行缴费，缺乏全校数据的集中展示与个性化服务等等。综合而言，基础业务系统的缺失导致业务部门内部管理无法实现信息化，很多业务还停留在手工处理状态，导致办公效率低下、管理手段陈旧。

二、HSCZ学校财务信息化建设的具体措施

（一）优化收费方式，方便学生缴费

为解决学费收费存在的问题，HSCZ学校依托互联网、大数据平台，引入校付通，开拓多渠道多维度新型收费模式进行科学收费管理，让学生能够自由自主选择支付的渠道和方式，顺利完成学费缴费工作。通过与校付通合作，实现校园一卡通缴费，学生家长既可以扫二维码交费，又可以远程交费，学校一键发送全校账单，家长在手机支付宝或微信里收到孩子的账单后，随时随地都可以远程交费，不用现金，不用到学校或银行转账。老师通过平台向家长收费通知，家长均能在手机微信实时收到通知，并随时随地查阅缴费通知，自主在线完成缴费。学校下发第一条缴费通知，查阅通知及缴费家长人数占比高达99%，老师可在手机上实时查看家长缴纳情况。学校第一次收费，平台仅用四天完成收缴工作，减轻管理校园缴费工作的负担。自动筛选未缴费学生名单，给学费催缴提供了便利的条件，大大地提高了工作效率及催缴力度。代收费用也能在线上实现，只要输入学生的信息，按照指引交纳费用，系统还能提供自助打印收据的功能。

（二）引入发票套打系统

使用电子发票，加快开票速度，HSCZ学校引进税控机（一机多票）与企业管理系统接口系统，该系统能够实现开票自动化，减少手工操作，提高开票效率。能够把EXCEL表文件，直接导入接口系统，然后进行自动开票，实现开票员0手工输入，准确率达到100%。批量开票的时候，还允许停止，防止开错票，效率成倍提升。接口自动开票时，效率可提升200%以上，无须开票员操作，系统自动完成开票任务。可以与学校金蝶KIS系统建立连接，把发票的相关信息返写到蝶KIS系统中去。［3］

（三）引入金蝶云网上报销系统

为了解决纸质报销效率低下的问题，HSCZ学校引入了金蝶云线上报销系统。云之家智能协同，提供了手机App云之家模块，按系统设备的模块填写报销信息，简单明了。费用报销全流程优化，规范了单据填写，确保审批流程顺畅，费用管理与财务集成，提升财务工作效率。金蝶云线上报销系统能对费用进行有效控制，提升单位利润率，防止不合理费用产生，通过各种监控，确保资金的合理利用。建立规范的费用报销制度，防止舞弊行为，防止虚假发票及税务风险。即时费用分析，决策有据可依，利润中心考核更加准确，给领导决策提供依据。网上报销系统改变了传统的纸质报销流程，不受时间空间限制，提高了工作效率及减少了审批时限。金蝶云网上报销系统解决了预算滞后的问题，期初先录入各部门的预算数据，在填制报销单据的同时，预算数据与实际报销数据进行比对，超预算的情况不能通过审批。金蝶云系统建设全面预算管理体系，使单位战略目标能够逐层分解到业务端，更紧密地与单位经营价值链相结合。科学量化管理过程，进一步规范、固化预算管理流程，提高沟通效率。预算系统保证预算数据的准确性和规范性、联动业务系统，满足预算编制、调整、执行分析等全流程需要。对业务数据进行控制和预警、将预算延伸到其他系统，实现各个业务集成方面的工作，对学校经营管理起到指导作用。

（四）使用翼支付校园一卡通技术方案

校园一卡通用户使用翼支付手机客户端或通过翼支付门户网站将翼支付账户作为资金源对校园一卡通账户进行充值。用户通过本应用可方便地对自己或他人的校园一卡通账户进行充值。校园一卡通旨在便捷高效师生校内学习与生活，数据管理集中化，一卡完成考勤、消费、通行、借书、就医、打电话等操作。家长可以通过APP进行充值，家长能实时收到学生的消费纪录，饭堂也能从学生的消费纪录中分析学生的口味及喜好，随时进行菜单调整。充值信息、消费纪录等报表数据丰富可视，会计人员能及时进行核对，同时解决学生排队时间长、财务人员收款可能会产生现金短款、工作效率低下等问题。同时，校园一卡通系统还能为教学成绩提供信息查询功能，为教育教学提供了简单、便捷的一站式服务。

三、会计信息与内部控制架构设计

（一）强化会计人员专业技能培训

财务人员的综合理论水平和实际运用能力影响着财务信息质量和价值。学校在重视教育教学质量的同时，也应高度重视财务人员队伍的建设。学校要把会计岗位作为重要的专业技术岗位，将财务队伍建设纳入重点培训计划，鼓励财务人员思想创新、工作创新，改善财务队伍结构，提高财会人员的整体水平和综合素质，培养一支既是会计领域的业务能手，又能拥有信息系统专业知识的财会队伍。加强财会人员的培养和考核，鼓励和引进更多优秀人才加入财务队伍，引导树立现代化财务信息化意识。

（二）建立健全会计信息化的内部控制体系

互联网时代下会计信息化的发展，必须加强和完善内部控制以适应会计信息系统的变化，保证信息化环境下会计信息系统正常、安全、高效运行。为了适应控制环境的变化，需要从一个新的角度来看待信息技术，要重视学校网络化管理的整体能力，加强系统的组织控制，合理确定权责关系组织结构，保障计算机软件、硬件正常运行。财会人员充分了解系统自身提供的网络及系统软件的安全性能，在保证工作正常进行的情况下，利用和使用好这些性能，并维护好系统的安全使用。

四、结语

推动财务信息化建设是一项深刻的管理变革，HSCZ学校财务信息化建设从内容单调到内涵丰富，在财务信息化系统上取得了良好地进展，推动校园信息化水平了也得到了较大程度的提高。下一步，HSCZ学校要进一步健全完善信息化管理内部控制制度，使其完全融入整个学校的信息化系统中，推动会计信息化系统发挥更大价值，更好的服务学校、服务师生。

参考文献

［1］吕延荣，冯之坦.民办高校管理会计信息化建设研究［J］.中国管理信息化，2020（22）.

［2］田霞.“互联网+”下高校财务信息化建设对会计学教学的启示——以宁夏师范学院为例［J］.行政事业资产与财务，2020（18）.

［3］陈培纯.高校会计信息化建设的现状及发展策略分析［J］.经济管理文摘，2020（14）.

作者：黄松锦 单位：广州市黄埔华南师范大学附属初级中学