现代化远程教育档案管理论文

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摘要：近年来，随着计算机网络技术和信息技术的发展，基于网络的现代远程教育在我国正蓬蓬勃勃地开展，与面对面的传统教育相比，其教育思想、教育观念、教育方法、教育手段、教育技术、教育资源都有着很大的改变。面对信息技术的突飞猛进和计算机在各个领域的广泛应用，现代远程教育学籍管理也面临全新的挑战。搞好学籍档案管理，关系到现代远程教育办学规范化、制度化问题，其管理的模式和力度直接影响着成教教学管理水平，影响着学校在社会上的声誉。对远程教育学籍档案进行科学、规范的管理，一方面有利于改进教学，提高教学质量和管理水平，另一方面对于杜绝假学历、假文凭的产生及贻害，维护学历、文凭的严肃性和权威性起了重要作用。现代远程教育特定的教学环境，产生了大量的电子文件和电子档案，如何认识、保存和管理这些电子文件和电子档案，对更好地开展现代远程教育将有着重要意义。

关键词：现代化远程特点电子媒介

一、现代化远程教育档案的特点

远程教育的学籍档案由于教学、教务管理形式上的特殊性,因而具有以下特点:

1.复杂性：远程教育采用计算机、网络等现代信息技术手段组织教学和管理,学生与老师见面少,学籍管理分层次、分级别进行,管理涉及各层级之间的关系,管理难度较大。而且远程教育学生是成年人,来源复杂,基础参差不齐,工学矛盾突出,实行完全学分制,8年内学分有效,时间跨度大,教学计划变动大,学分替换情况多,毕业审核内容庞杂。这些决定了远程教育学籍档案管理工作的复杂性。2.形式不统一、利用率低远程教育办学点由中央向省、市、县辐射,教学点多,学籍档案归档标准、形式不一,现在大多为电子档案,但也存在纸质化档案,或无档案现象,有的即使有档案,但有些点开办远程教育过分追求经济效益,忽视社会效益,不注重学生学籍档案的建设和利用,档案利用率低,形同虚设。3.动态性远程教育学生的学籍管理是一个非常灵活的、动态的管理过程,学生的成绩和操行评定处于不断的变化之中,教学点必须通过一级一级向上报送学籍管理信息,成绩异动、补考、缺考、重修、重考多,再加上课程滚动开设,可变性大,使得远程教育档案管理随时处于动态的变化中。4.周期性学籍档案伴随学生从入学到在校学习再到毕业的整个过程,要持续3~8年的时间,因而具有连续性和周期性的特点。

二、现代化远程教育档案管理的现状

随着信息技术的突飞猛进和计算机在各个领域的广泛应用,现代远程教育学籍管理也面临全新的挑战。现代远程教育学生与普通高等教育学生一样经过高层次的培养教育后,将承担起社会主义现代化建设的重任。但我国现代化远程教育还存在以下几个问题：首先，档案管理观念落后：远程教育管理工作者的档案意识淡薄,对学员档案管理工作缺乏正确的认识,导致责任心不强,给学员填写归档材料时不积极主动,材料不完整、不规范等,给学员就业或晋升埋下了隐患。其次，档案管理内容不完善：1，在现代远程教育下,大多数学校建立的学员档案仍只包括报名表、审核表、入学通知、注册表、花名册、成绩册、学籍卡、学员证、准考证等证件和文字资料,没有形成电子档案。2，能够反映学员综合素质的各种材料也还未进入归档的范围,比如,学员在校期间,许多评先评优材料应该进入学员档案的没有进入学员档案。又如,因为就业压力较大,某些部门为了学员能顺利就业,一些处分文件就没有进入学员档案。由此,档案材料无法具体地反映学员综合素质。3，有些学员在填写档案材料时不认真、不仔细,有的字迹潦草且模糊不清、有的不按要求书写,使用圆珠笔,有的项目填写不全、不准确,有的基于连名字都写错或写别名等。这些不符合要求的做法,造成了档案材料质量不高、不规范。再者，档案管理模式陈旧：随着远程教育招生人数的扩大,学员档案也随之不断递增,加上存放时间短、流动快、分配去向广、投寄单位多等特点,层层叠叠的档案管理全都是靠管理人员手工操作完成,致使信息资源得不到充分开发利用,不能为用人单位及时有效地提供所需信息。最后，档案管理队伍薄弱：高校档案管理队伍作为高校学员服务工作的重要组成部分,档案管理队伍的建设未得到应有的重视与加强,高等远程教育这方面的问题更为突

出。据调查,由于人力、物力所限,许多学校的办学条件还不能尽如人意,教管人员紧缺,信息技术掌握的还不适应试点工作的要求:有的学校由教师和辅导员兼任学籍档案管理工作,工作头绪多,忙于应付,没有时间也无力探讨研究学籍电子档案工作,有时甚至影响了档案管理工作。

三、现代化远程教育的契机——充分利用电子媒介的技术平台

电子文件是指通过计算机进行各种操作、传输、存储等处理的数码序列。由于计算机

应用的迅速普及，电子文件的生成量已经非常可观。现代远程教育的教学和教学管理过程中，将产生大量的电子档案，包括教学计划、教学实施方案、教学管理文件、教学课件、辅导网页、学生基本情况档案、课程注册信息、考试成绩、毕业生基本情况等等。从文件格式来看，有文本格式文件、数据库格式文件、图形格式文件等等。这诸多的电子文件，必将给现代远程教育和我们的工作带来巨大的影响和变化。因此，首先，我们要提高电子文件管理意识，把这项工作作为现代远程教育的一个重要的组成部分来抓。当前，电子文件的不断产生已经成为文件管理的主要问题。其次，加强制度建设，规范管理电子文件，逐步形成一套完善的电子文件管理法制体系。健全规章制度是电子文件管理的一个重要前提，目前电子文件管理不善，同没有一个电子文件归档管理的规章制度有着重要关系。因此，档案行政管理部门应会同教学教务管理部门及计算机网络管理部门联合制定电子文件管理办法，明确各部门在电子档案管理中应负的职责，做到有章可循，使电子文件的管理达到标准化、规范化、制度化。再次，从电子文件的形成，运行到归档管理，应当由教学教务主管部门或负责人统一协调，指定专门机构或人员负责;各级档案行政管理部门应指定专门机构或人员，行使监督、检查、指导电子文件归档及电子档案管理的职权。在电子文件的形成、积累、归档、保管过程中，应及时登记设备环境、相关数据等，以保证电子文件归档的质量;生成电子文件的专用软件必须一同归档，以确保归档电子文件的完整性和有效性。

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