信息化系统在继续医学教育管理的应用

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继续医学教育作为医学院校教育的进一步延续和补充，是医学教育的重要组成部分，旨在提升医务人员综合素质和专业能力。随着现代医学新知识新技术的快速发展，医院继续医学教育工作的有效开展，对促进医院专（学）科建设、提高医务人员诊疗水平、拓宽医务人员科研思维、强化高层次卫生人才培养有着重要的意义[1]。继续医学教育管理目标的实现离不开可行的方法，随着现代化技术不断应用以及继续医学教育管理新要求、新变化等，传统单一、滞后的管理方法很难满足现代化医学教育管理和医院管理的具体要求[2]。因此，对构建一个科学、高效的医院继续医学教育管理信息化系统进行了初步探究。

1继续医学教育管理信息化系统的构建

医院继续医学教育管理工作主要由以下方面组成：1）职工外出参加学术会议、培训班管理；2）职工外出进修管理；3）职工担任学术组织任职管理；4）院内培训及学术讲座管理；5）技术人员参加临床技能模拟训练管理；6）继续医学教育项目管理；7）卫生技术人员参加继续医学教育活动的学分管理。1）～5）项内容以日常审批管理为主，主要对全院人员申请参加继续教育活动的情况进行登记、审批、备案、查询、归档等，其管理要点在于大批量申请表单的审批流转、大量数据的归档与分析。这一特征与OA办公自动化系统的功能特征相吻合。医院使用“华天动力”OA办公系统，运用此套系统自定义平台快速搭建个性化功能模块的特点，研发了一个“基于OA办公自动化平台的继续医学教育管理模块”实现继续医学教育日常管理各环节的信息化建设；加上国家级CME网上申报及信息反馈系统、广西壮族自治区CME项目申报系统、“华医网”科教管理平台。共同构成了医院继续医学教育管理信息化系统。系统构架如（图1）所示。

2继续医学教育管理信息化系统的管理

2.1借助OA平台建立电子审批表及管理报表。管理员在“华天动力”OA系统—“审批流转模块”搭建符合管理需求的审批表。如：“职工外出参加学术会议、培训班审批表；职工外出进修申请表、学习报告书、考核表；学术任职审批备案表；院级学术讲座、培训审批表；临床技能模拟训练中心公共间使用备案表、技能培训申请表；继续医学教育办班审批表；申请授予继续医学教育Ⅱ类学分审批表”。职工外出参加学术会议、培训班的管理还涉及到年度继续医学教育经费的核算，在OA上设置“科室年度继续医学教育经费核算报表”；职工外出进修管理需要各科室提前做好下一年的进修计划，在OA上设置“科室年度进修计划安排报表”；在继续医学教育项目的管理环节中，在OA上设置“会议培训预算表”、“会议培训决算表”、“继续医学教育项目执行情况调查表”。对于一些非常规的需要请示报告的特殊事务，在OA上设置“继续医学教育一般事务请示报告表”。2.2借助OA平台完善登记、流转、审批、查询等管理环节。电子审批表设置完成后，根据审批环节，设置审批流转流程。个人或学科（专业小组）在发起继续医学教育活动申请时，使用任意一个OA子账户发起申请，借助“华天动力”OA系统文件流转中的任意环节可撤销、退文、前后加签（给任意需要审阅审批表的人）、分发、审批、查询、备案等功能完成各环节的校对和审批任务。同时可将支撑材料上传至附件提交至审批各环节查阅。最终由继续医学教育专职管理员分发到财务科管理员OA上，作为报销凭证，从而实现全程无纸化管理。2.3借助OA平台的“智能报表”功能完善档案电子化管理和数据分析。继续医学教育档案实际上是专业技术人员对继续医学教育活动进行参与的原始记录，需要具备准确且真实反映实际情况的目的[3]。“华天动力”OA系统拥有“智能报表”技术，其内置视图不仅能够把审批单上的数据使用二维表的方式展现出来，还提供报表功能，能够制作各种报表和图表[4]。借助“华天动力”OA系统的智能报表功能对医院专业技术人员继续教育档案实施全程电子化管理，数据保存完整、可随时进行数据分析。2.4借助“华医网”科教管理平台对卫生技术人员继续医学教育学分进行管理。我院使用的是华医网开发的“继续医学教育管理平台”。该系统设有卫生技术人员管理端、科室管理端、医院管理端分权限管理，形成以卫生技术人员管理为主线，以继续医学教育活动为脉络的有机整体，实现人员管理、学分管理、项目管理、以及学分数据库及个人信息档案库建设。（如图2所示）它的优势在于信息的录入端设置在信息的产生方，充分利用院内人力资源，采取个人录入—管理员审核或二维码扫码及人脸识别自动录入信息的方式，解决了大量信息长期录入的问题。数据来源更准确，监控到位。使庞大的信息在工作中产生，汇总在一起，医院管理能从中获得“监控、指导、规划、数据库”的价值，更高效、准确、便捷。2.5继续医学教育项目信息化管理。在继续医学教育项目管理上，我院国家级继续医学教育项目申报和管理使用全国继续医学教育委员会统一建立的国家级继续医学教育项目网上申报及信息反馈系统；自治区级继续医学教育项目的申报和管理使用“华医网”研发的广西壮族自治区CME项目申报系统。这两套系统的使用使继续医学教育项目实现了网上申报、网上专家评审、网上审批[5]，在管理上也提供了数据汇总统计、查询、历年数据归档的功能。

3继续医学教育信息化管理的成效

3.1信息化系统管理效率更高。信息化系统构建后，管理人员从繁琐的登记、备案、统计工作中解脱出来，只需要在过程中把控数据真实、完整，大大地提高了工作效率。笔者在信息化系统构建前后分别抽取30份的纸质版审批单与电子审批单，对审批完成周期进行统计分析，结果纸质审批单平均完成审批的周期为7.2天，电子审批单完成的审批周期为2.23天，审批效率提高了69%。3.2信息化系统管理实用性更强。继续医学教育信息化系统使用范围涵盖了全院卫生技术人员、行政管理人员、学科和各专业小组的各层次、类型的继续医学教育活动。在继续医学教育管理专职人员退、改、删、增、查的操图1医学继续教育管理信息化系统构架图作管理下，信息化系统收集的数据更详细、全面、真实，并能有效的利用收集到的数据作出分析，为医院管理提供方便、快捷的参考数据，也为上级管理部门监督检查、了解掌握继续医学教育工作提供准确的数据来源[6]。3.3信息化系统管理提高了职工对管理部门的满意度。在信息系统建设前后分别使用问卷星对全院卫生技术人员进行问卷调查，回收到前后完整的问卷268份，87.27%的问卷认为信息系统建立后效率更高、流程更合理，职工满意度从65.7%上升到了89.7%。3.4信息化系统管理提高了全院开展和参加继续医学教育活动的积极性。我院2017年继续医学教育管理以纸质管理为主，2018年全面实施信息化系统管理。对比2017—2019年全院继续医学教育数据（如表1所示），全院开展和参加继续医学教育活动的积极性有了明显的提高。3.5信息化系统使档案管理更规范。电子化的数据库用于档案管理，克服了纸质档案零散且不规范，手工录入耗费大量人力物力，无法及时反馈信息、分析数据的问题[7]。继续医学教育信息化的系统形成一个搜索引擎，几秒钟的时间就可以调出相关人员的资料和信息，随时随地提供较为详细的数据[8]，为档案管理的规范、准确、真实提供了保障。

4结语

综上所述，在继续医学教育管理中使用信息化系统，能够发挥信息技术的优势，使医院继续医学教育管理实现规范化、流程化、专业化。提高了管理的效率，增加了职工对管理部门的满意度。在管理过程中，能够对继续医学教育数据的规范性、准确性、真实性进行有效控制[6]，为管理层制定宏观政策提供准确的数据库。使全院上下更积极投入到继续医学教育活动中来。

参考文献

[1]俞洁，陈敏亚，陈佳钢.医院继续医学教育管理的实践与对策[J].管理观察，2019（30）：129-130，133.

[2]章昊，洪文旭.医学继续教育管理工作的实践与探讨[J].中国继续医学教育，2019，11（35）：8-11.

[3]张寅初，张宝帅.PDCA循环在继续医学教育管理中的运用分析[J].中国继续医学教育，2019，11（17）：1-2.

[4]王尚.《华天动力OA系统》体验之文档中心[J].计算机与网络，2017，43（13）：39.

[5]郭尚林.继续医学教育信息管理系统应用体会[J].青岛医药卫生，2015，47（5）：398-399.

[6]谭向阳.继续医学教育信息化管理平台的应用[J].中国继续医学教育，2017，9（7）：1-2.

[7]杨麟，何剑.四川省继续医学教育信息化管理现状分析[J].中国数字医学，2015，10（12）：62-64.

[8]农永英.医院继续医学教育档案管理的信息化发展探讨[J].办公室业务，2016（19）：24，39.

作者:朱邕俊 黄莉 吴易 罗杰峰 单位:广西医科大学第二附属医院教务部