研究生教育管理信息化创建思路

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1研究生教育管理信息化现状及存在的主要问题

随着我国学位与研究生教育制度的不断完善和国家信息化进程的加快，许多高校对研究生教育管理信息化的重要性和必要性都有了深刻的认识，也进行了一系列的信息化建设。我国高校的研究生教育管理信息化建设开展了近20年，大致经历了三个阶段的发展，分别是单机信息处理阶段，局域网信息处理阶段和校园网信息处理阶段［1］。大多数军队院校也都开发并使用了相应的研究生教育管理信息化系统，基本能够满足各学校当前一般性的研究生培养过程化管理和信息服务。但是，当前的研究生教育管理信息化建设仍存在许多问题需要关注和研究。

1．1对研究生教育信息化建设的重视与投入不足，管理方式落后

目前，许多高校虽然对研究生教育管理信息化建设的重要性有了一定的认识，但仍将主要的精力放在本科生教育管理和学科建设上，忽略了对研究生教育管理的投入，致使研究生教育管理信息化建设在人力、物力和财力方面投入不足。同时，由于研究生培养过程的复杂性与灵活性，许多信息管理工作要比本科生教育管理复杂，实现信息化的难度更大。在校园网络化普及的今天，我们的一些信息管理工作仍然处于手工管理、单机分散管理与网络化管理并存的状态。如一些学校研究生的教学、成绩和课程安排仍然处于原始的手工操作阶段，人工编排研究生课表;教员的工作量审核还是依靠人工统计计算;办理研究生的成绩，还是要手工找到该生的各科成绩，才能制成成绩单等等。现有的研究生的各种数据信息难以在各级部门共享，许多数据需要反复重新录入。各级管理人员花费大量时间，整天忙于应付繁杂的事务性工作，效率低下，大大影响了研究生教育管理的质量和效率。

1．2多头多级管理，缺乏统一的信息化标准

研究生教育管理体制与运行机制中有许多不适宜信息化管理的因素，信息化管理要求严格规范的管理，协调一致的工作流程，这与我们管理部门中的一些“条块分割”的组织结构之间的利益相冲突［2］。研究生教育包括招生、培养、学位等主要环节，具体事务上包含了招生信息管理、研究生选课及成绩管理、学籍信息管理、论文答辩及学位信息上报、导师信息管理等等诸多比较繁杂的内容，同时，还需要提供许多数据为其他专项工作给予支撑。由于没有制定统一的数据标准，同一批数据，在不同环节以不同的形式表现。招生的数据不能传递给培养，培养的数据不能传递给学位，每个环节都需要重新录入一遍研究生的信息，既增加了许多额外的工作量，又容易产生差错。另外，系、学院和大学，各级管理部门之间缺乏统一的数据信息标准，或是每隔一段时间，上级部门需要的数据格式进行了调整，由此造成了数据信息不能共享，致使教育管理信息的纵向传输与横向交换很困难，给研究生教育管理信息化建设带来了诸多不便。

1．3软件开发水平不高，需求调整频繁，重复开发现象严重

目前各高校的信息管理系统的开发状况大都令人堪忧，普遍存在以下几种情况:(1)各级管理部门根据自己工作业务需求，开发使用相对封闭的管理系统，无法实现上下级系统的兼容和管理人员、教员、学员的全员参与和数据的互操作。(2)信息管理软件由不同环节的管理部门开发，软件之间互相独立，数据标准不一致，数据难以共享。(3)信息管理软件由不熟悉具体业务的计算机专业人员开发，由于对教育管理规律不熟悉，软件看上去不错但实用价值不大。由业务熟悉的非专业人员开发，虽然实用，但往往系统开发高度不够，在扩展和升级方面存在瓶颈。(4)由于管理人员的变更，原来的管理系统由于人员的调整或者教学改革培养模式的更新等原因，不能被新的管理人员使用，低水平重复开发现象严重，造成了巨大的人力、财力的浪费。

2研究生教育管理信息化建设的对策与思考

信息化的本质就是对现有的管理体制、运行机制进行全面优化和改造革新。研究生教育管理信息化建设注定是一项长期的、多层次的、跨平台的、复杂的系统工程。要适应信息化管理的要求，必须要彻底转变管理观念，把学校内部体制改革与信息化建设联系起来，有计划、有步骤地加强信息化建设;将既对信息技术有深刻理解又有深厚教育理论根基和丰富实践经验的人才放到教育管理信息化建设的关键岗位上来，将研究生管理信息化建设与院校信息化建设统筹起来考虑和实施。

2．1制定并执行统一的信息标准

信息化建设要统一规划，软件系统要统一数据信息标准，做到立足于现在，着眼于未来。院校涉及研究生教育管理的各级组织应共同参与到信息标准的制定和信息系统的开发、使用中来，如果可行，可在需求、流程脱密的情况下向社会招标，聘请专业的软件开发公司和技术开发人员，与学校研究生教学管理人员、教员、学员充分沟通，相互协作，将管理思想、服务需求与信息技术有机的结合起来，针对各院校自身研究生教育信息管理的实践情况，深入调研，综合分析，把研究生教育看做一个整体来研究，从招生开始，经历录取、课程学习、科研、学位评定、毕业等过程，其间许多信息是共享的，需要各个管理部门以信息传输为纽带，以信息资源共享为基础，互相支持和配合，实现管理的实质性突破。应多方征求各级管理部门的意见和建议，科学规划，充分考虑到信息标准的规范性、兼容性、可扩展性、稳定性和安全性几个方面的问题［3］。要充分考虑到研究生教育管理信息与其他信息化系统之间的移植和接口问题。尽量避免因功能需求定位不够准确而反复更改系统设计，造成不必要的重复开发所带来的人力、物力和时间上的损失。

2．2建立高校信息主管负责的管理体制，完善信息化管理体制

信息主管(ChiefInformationOfficer，CIO)是负责、筹划一个单位的信息管理活动的高级行政管理人员。美国高校在20世纪80年代就引入了CIO体制，作为信息化建设的主管，是相当于副校长级别的高校信息化建设负责人［4］。我们可借鉴国外高校的成功经验，在高校决策层引入CIO体制，建立高校信息主管职位和专业的信息技术部门，全面规划教育管理信息化建设。目前，我国地方高校大多设立了信息化建设的专门部门，主管人员大多是网管中心的主任，信息管理工作也主要是对校园网络的技术支持以及对教学、行政管理和后勤服务的辅助，这样的定位使得信息管理工作很难上升到全局战略高度来统筹规划，实施推进。因此，高校的信息化建设需要创新信息化管理体制，应积极探索完善信息化管理体制。学校的信息化建设不仅仅是信息化建设部门或教学主管部门的事，需要各个部门的大力支持和配合。军队院校可以借鉴CIO体制，由相应主管教学和信息化的领导担任CIO职位，推动包括各个部门的组织结构和规章制度的建立健全，在进行院校整体信息化建设的进程中，将研究生教育管理信息化建设纳入到整体规划中来，从而系统的解决研究生教育管理信息化的整体规划和外部接口问题。

2．3研究生教育管理信息化应由“面向管理”向“面向服务”转变

目前，高校现有的管理系统重点面向基层管理人员的工作需求，很少为导师和学生提供教学服务功能和个性化功能。随着互联网的飞速发展，导师和学生对信息化的需求越来越高，而军队院校的研究生教育管理信息化系统基本都是基于园区网或是内部机要网的，各项信息服务功能相对比较弱，如果不能适当增加信息服务内容或个性化功能，将大大限制其影响和使用。因此，研究生教育管理信息化有必要由传统的“面向管理”向“面向服务”转变。管理信息化系统在设计之初就要确保结构的开放性和数据的安全性，既要确保能够根据教员、学员的需求为其增加功能模块，如建立导师和研究生的个性化页面，使用户只要进入个性化页面就能看到所需的相关信息，进行网上选课、成绩查询、研究生个人信息查询，或者使用导师论坛和研究生论坛进行交流研讨，活跃学术气氛，拓宽师生双向交流渠道;同时也要进行相应的权限设置和安全认证，保障一般性信息交流、、查询和权限内的数据互操作，保证核心数据的稳定性和安全性。实现信息管理的安全性和信息服务的可扩展性。

2．4研究生教育改革对信息化建设的新要求

随着研究生教育改革的不断前进，对信息化建设也提出了一些新要求:需要建立一个基于信息化管理的研究生培养质量保障体系以监控研究生培养环节，把握研究生的培养质量;信息化建设需要建立数据分析与决策机制，充分利用研究生教育多年来积累的海量数据信息，发现其中的规律，探索潜在的、有价值的信息，科学的分析预测适合学校自身研究生教育的改革发展方向，避免盲目跟风，将自身特点与国家研究生培养机制改革和军队院校改革的宏观政策相结合，形成自适应的研究生培养机制改革措施［5］。

3结束语

研究生教育管理信息化建设是一项长期、复杂的系统工程，它绝不是简单的将手工操作转变为计算机网络化操作的过程，而是一个将不断发展的方针政策与管理工程，软件工程、网络技术等多个领域的知识进行整合的过程，不断实现有效的资源利用和信息提取，为研究生教育提供有效控制和质量保障。随着研究生教育管理体制改革日益深入，管理模式不断创新以及信息技术飞速进步，信息系统的定义也会相应变化，新的管理模式、管理思想和技术手段都会不断地融入到系统建设之中。因此，我们需要坚持跟踪了解国内外、军地一流院校研究生教育改革的进程和教育管理信息化建设的研究与应用情况，积极思考、不断实践，丰富完善符合研究生教育发展需要的系统化的管理信息化建设思想，摸索出适合自身特点的研究生教育管理信息化建设之路!

作者：胡建伟刘彬赵涛工作单位：解放军信息工程大学