深究如何提高高校教学秘书的工作效率

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摘要：在高校，教学秘书是联系学院教师和学生、各学院之间以及学院和学校之间关系的纽带，起着上传下达的作用。随着高校本科扩招的发展，院级教学管理的任务日益加重。面对新形势、新问题，提高院级本科教学管理的工作效率是唯一的出路，本文就此问题做一探讨。

关键词：教学秘书本科教学管理效率

高校教学秘书是连接学校教务工作与院(系)教学工作的桥梁和纽带，是高校教学管理队伍中的骨干力量。在校院两级教学管理体制下，高校院(系)教学秘书成为基层教学单位最直接的教学管理者。

在高等院校招生规模不断扩大和普遍实行学分制的新形式下，各院系的专业设置门类增加，而学校教务部门也不断地将教学管理任务下放。面对新形式、新问题，如何提高高校教学秘书的工作效率已成为一个亟待研究和解决的问题。

1完善管理规章制度，简化办事程序

教学管理规章制度是高校教学管理的重要组成部分，对于实现教学管理的科学化、规范化具有十分重大的意义。随着高等教育的改革和发展，教学管理规章制度建设已经成为我国高校强化教学管理、提高教学质量的重要举措。我校于2005年编印了《教学管理规章制度汇编》，内容包括：国家政策法规、教学管理规章、学籍管理、专业和课程建设管理、教材建设与管理、实践教学管理、实验室管理、教学质量管理，以及工作流程等内容，其中的工作流程部分给教师和学生办理相关事宜提供了清晰的步骤。相应的，二级学院也根据学校的具体要求制定出学院的各项工作流程。如我院根据学校关于毕业论文(设计)的相关要求制定出本院的毕业论文工作流程如图1：

随着校院两级教学管理模式的深入，部分管理规章制度将进一步完善，办事程序将更加简化。

2提高教学秘书的业务能力，特别是对信息化技术的掌握程度

随着高校教学改革的不断深入，以及信息技术的发展，教学秘书的工作内容日益明确，工作方式也发生了根本性的变化，这对教学秘书的业务能力也提出了更高更新的要求。

一是教学秘书要熟悉学校、院系管理和教育学的专业知识。

由于教学秘书从事实际的教学事务管理工作，是一名管理者，所以要充分的了解学校、院系教学管理的各项规章制度、办事流程，同时，教学秘书还要熟悉本院各学科、各专业的基本知识和结构体系，了解教学计划的制定和实施、各专业的课程设置、学分分配、毕业要求，熟悉教学各学期、各时段的常规性事务，做到事前有计划、计划有余地，相应的处理措施和解决方案要合乎情理，具有可行性和可操作性。同时，要充分考虑院系与学校的整体关系，分清事情的轻重缓急，妥善安排。

二是教学秘书要具备一定秘书专业知识，其中包括应用文写作知识、文书处理知识、档案管理知识，以及会议组织知识等。

三是教学秘书要熟练掌握现代化信息技术。

随着现代信息技术的迅猛发展，教学管理工作已逐渐向网络化管理过渡。这就要求教学秘书紧跟时代潮流，熟练掌握现代化信息技术，提高工作效率和质量，将自己从“繁、重、紧、杂”的事务中解脱出来。学校开发了新的教务管理软件，目前正处于试用阶段。新的教务管理系统弥补了原有教务管理系统的一些不足，同时新增了一些功能，基本上90%的教学管理任务都可以在网上进行，我们教学秘书的工作效率将大大提高。

在学院层面上，为了提高上传下达的效率，我们利用网络开通了飞信，邀请学院教师和学生加入，将教师和学生的联系方式进行群组管理，利用飞信的短信群发功能，我们可以将学校教务处的相关通知快速地传达到各位老师和学生。网上发送短信，不仅操作简单、速度快，而且又不干扰教师和学生。但飞信用户只限于移动号码，对于非移动用户(如联通、小灵通)，我们开通了电信网信服务，可以用固定电话群发短信。目前，我们将教师按系别、职称分组，学生按年级班级分组，还可以发动各系主任建成各系的短信群组，建议各班学生建成班级群组，这样我们可以将通知迅速地传达到每位教师和学生，提高工作效率。

我们还申请了学院的公共邮箱，采集了学院各位老师的电子信箱信息，分别按系别和职称归类，极大地方便了教师和学院、学院与教师之间文件的传送，不仅提高了速度，节约了纸张，而且还避免了使用U盘造成的病毒传染。

由于电脑的普及以及学校网络资源的不断发展，我们与教师和学生之间的交流还采用了QQ聊天的方式。

目前我们的信息传达流程如图2：

另外，我们还利用学院的网络服务器，开辟了学生毕业论文(设计)上传专区，实现了毕业论文电子化。目前正在试点上传试验(实习)报告，同时将引进电子印章系统，老师网上批阅试验(实习)报告，并使用专用密码启用电子签章系统，其使用效果我们将拭目以待。

3强化制度的执行

学校各项教学管理规章制度的制定，贵在执行，如不执行，等于没定。执行力是实现发展战略、实现发展目标的能力，是将思想转化为行动的能力。再好的思路、决策和制度，如果没有执行力，目标是不可能实现的。只有把执行变为学生、教师自动自发自觉的行动，管理规章制度才能发挥其应有的效力，也才能促进学校的管理。

首先要对教师和学生宣传学校的相关管理规章制度。我院在每个学年的开学初都会召开新进教师工作会议，传达学校有关教学管理的相关规章制度，以及学院对新上岗教师的业务要求；每个新的学年，也都会给新入学的学生做选课指导，同时将学校有关学生学习的相关规章制度传达给他们，如毕业学分要求、考试的相关规章制度、新生转专业的程序、以及各种等级考试的报名程序，等等。尽可能地让每位同学对大学四年的学习任务和学校教学管理规章制度有一个清楚的认识。

其次在执行各项管理规章制度时，要做到照章办事。各项规章制度是管理工作的依据，也是各项教学工作的规范和标准。依靠制度管人管事，就会减少各种干扰因素。这就要求教学秘书自己要明确和熟悉各项管理规章制度，在安排和处理事情时应主动遵照执行，以保证管理工作的科学性、合理性和公正性，增强管理的权威性，有利于各项工作的顺利开展并提高管理效率。