人事档案管理论文

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随着高等教育事业的不断发展，高校人事制度改革不断深入，在新的形势下人事档案工作如何更好地为师资队伍建设和干部队伍建设服务，是人事档案管理所要探索的重要内容之一。高校人事档案工作涉及面广，有一定的特殊性，由于历史原因，高校人事档案管理工作在管理理念、管理制度、管理方法和管理手段上存在着以下问题：

1.管理理念滞后，管理制度不完善

学校领导对人事档案工作的重要性仍然认识不足,没有把这项工作列入议事日程,人、财、物的投入不足，对人事档案工作重视不够，“重藏轻用”现象比较普遍。较长时间以来，不少学校领导对人事档案工作重要性的认识，往往停留在“说起来重要，排起来次要，用起来忘掉”的状态。人事档案部门还是延续以往那种坐等接收的工作作风，造成不属于归档范围的文件资料移交上来归档，而应当归档的大量有价值的档案材料却分散在部门和个人手中未归档，有的人在填写的登记表，随意性大，造成个人信息的混乱,档案材料的真实性大打折扣，给人事档案归档及利用工作带来极大不便。人事档案工作者习惯于默默无闻的保管员角色，缺乏积极探索新路子的开拓精神。

高校人事档案工作的政策依据目前依然是20世纪九十年代制定的《档案法》、《干部档案工作条例》等法律、法规、规章。由于高校人事档案工作涉及面广，有一定的特殊性，要切实做到所有人事档案工作都有法可依，还有相当高的难度。而且这些已出台的法律、法规和规定性文件过于笼统，执行起来缺乏配套措施，不易操作。随着社会主义市场经济的不断发展，反映高校专业技术人才业务能力的技术发明、科研成果奖励等材料因不在收集归档范围内而不能归档，从而导致人事档案内容单一、片面，缺乏全面性、系统性、连续性。

2.人事档案管理方法陈旧，管理手段落后。

目前大多数高校人事档案管理方法，局限于“看堆式”的管理。重管理,轻服务，方法繁琐，不易操作，反应较慢，收集、整理、储存、检索以及利用等方面，仍沿用传统的管理方法，档案材料的收集常常靠行政命令，档案材料的整理大多靠小作坊式加工，档案材料的检索基本靠手工完成，大多数材料还是靠手工填写、拆卷、组卷，不仅劳动强度大，而且效率低，缺乏最基本的管理设备，更谈不上现代化管理及与之相配套的管理软件。虽然也有一些人事档案管理部门配置了计算机等现代化管理设备，但由于软件比较落后，常常只能归、不能用。这些都反映了档案管理工作方法手段落后、效率低下，难以适应市场经济条件下高校建设快速发展对人才信息的迫切需求，人事档案服务于学校建设的效果也就得不到充分体现。

现实昭示:造成高校人事档案管理问题的成因，既有思想认识上的误区，也有体制上的问题。因此，为了适应形势需要，要更新思想观念，强化人事档案规范化和信息化管理，进一步加强管理人员队伍的培训，为高校的改革和发展提供更好的服务。

针对目前高校人事档案管理存在的问题，使高校人事档案更好地发挥其应有的作用，笔者认为应着力从以下几个方面加强工作：

1.提高认识，树立现代化档案管理理念

随着高校人事制度改革的不断深入，高校人事档案管理工作水平也有着不同程度的发展和提高，但就目前的状况来看，高校人事档案管理工作改革还落后于高校人事工作发展的需要，当今处于信息化时代，人事档案管理的现代化已提上日程。因此，从领导到具体的工作人员，要跟上形势的需要，就必须更新观念，深入进行档案管理工作的改革，更好地跟上高校人事工作的飞速发展。

档案工作要适应新形势的需要，更好地为学校的干部管理和中心工作服务及学生的就业服务，人事档案管理工作要冲破传统的人事档案材料的管理模式，加强对人事档案信息的综合分析研究和深度开发利用，实现人事档案工作从简单的管理型服务向研究开发型服务的转变，把人事档案管理部门建设成为人才工作、干部工作的信息库和参谋部。档案人员要与时俱进，突出档案管理的信息服务功能，立足于高校人事档案资源的开发利用，改变传统的人事档案工作中的陈旧观念，调整宏观思路。

高校在档案管理中要不断强化创新意识，牢固树立档案信息服务理念，形成了“信息档案、信息服务”的管理模式。

2.完善高校人事档案工作制度

结合高校发展情况，建立健全人事档案工作各项规章制度，保证人事档案全面完整、及时准确。归档制度应包括归档的范围、途径、份数、时间和手续等方面的要求。归档后，还应从档案卷合格率的角度来审鉴归档材料，若有遗漏或前后材料填写有矛盾的地方应及时主动进行补充或更改。同时，在校属各单位配置兼职档案员，由他们负责收集本部门的各类档案材料，并及时主动的送交归档。在此基础上，经常对人事档案材料查缺补漏，对缺少的档案材料逐一登记和耐心催要。对专兼职档案员，从归档、管理、利用、考核等方面提出具体规定和要求，并在实际工作中认真遵照执行。

3.改进高校人事档案管理方法

要保持高校人事档案工作的高质量，就必须要有科学的管理方法。目前的人事档案管理必须紧跟高校工作的需求，实现管理的规范化和信息化。实现档案材料收集、归档和鉴别的规范化。高校人事档案管理质量的提高，重要一条就是要及时收集和补充档案材料，而材料收集、归档、鉴别是否规范化将直接影响归档材料的质量，对收集到的档案材料，从手续是否完备，表述是否准确、精炼，观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别，对于不符合要求的及时退回，限期纠正再归档，对于不属归档范围的材料，及时退给有关单位，做到不散失、不积压。改进档案的检索与查阅方法，实行计算机管理，提高档案管理的信息化。为提高档案管理水平，可以采用计算机管理人事档案信息，研究建立两个系统:检索系统和利用系统。同时，运行人事档案原件管理系统，使查档人员利用计算机在不接触档案的前提下查阅档案原件，不仅可以提高查阅档案的速度，同时也有利于人事档案的保密和安全。

4.加快人事档案管理工作现代化步伐

首先，要解决管理人员的现代化。人事档案部门需要引进和培养一批专业基础知识扎实、创新意识强、政治觉悟高、法制观念强并熟练掌握计算机技术、信息处理能力强的复合型人才，为人事档案工作现代化做充足的准备。

其次，要把好档案内容的信息化关。长期以来人事档案没有一套可供利用的科学、稳定、高效的检索工具，提供利用均为实体档案，查阅人员需要相关信息必翻看档案原件的做法，严重制约着人事档案的利用速度和效率。因此，作为处于科技、文化前沿的高校，应该率先实现人事档案管理的现代化，采用先进技术，充分利用计算机及其网络平台,形成一套科学的、高效的人事档案检索工具，建立起人事档案信息库,把所有人员的工作经历情况、学历和进修培训情况、职务、职称、工资变动情况、考核奖惩情况、专业技术创新发明成果情况、家庭成员以及重要社会关系情况等录入信息库,做到信息全面、准确，并且，通过对信息的综合分析和预测，主动为学校领导决策及各项工作、直至教职工本人提供方便、快捷、高效、超前的服务。高校人事档案的计算机管理是实现高校人事档案工作现代化的必经之路，要运用计算机技术，实现高校人事档案工作的网络化、数字化管理，加快高校人事档案的现代化建设步伐。

总之，提高高校人事档案管理的效率，受诸多因素的影响，是一项艰巨、复杂的系统工程。新时期的高校人事档案管理人员，必须不断解放思想，刻苦钻研业务知识，掌握先进的科学技术，大胆尝试，不迷信任何权威和模式，真正最优的管理方式，只存在于档案工作者自己的创造性劳动中。只有不断创新才能形成适合自己的特色和风格，能为我国的高校发展发挥应有的作用。

参考文献:

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6.刘彦丽关于档案信息化管理的研究《商场现代化》（学术版）2005(4)