成人教育档案特征和优化管理对策

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一、前言

随着我国经济的快速发展，教育方面的改革步伐也不断加快，成人教育的发展和变化更是日新月异。这导致社会各个阶层不断提升对成人教育档案的优化管理的要求，不仅要求该方面的管理工作更为准确和及时，同时对于保密性也提出了更高的要求。然而令人沮丧的是高校成人教育档案管理工作仍然存在一些亟待解决的问题。识别成人教育档案的几大基本特征是优化成人教育档案管理工作的必经之路。

二、成人教育档案几大特点

教务教学、学生学籍、文书和招生档案以及函授站（点）和教学站（点）的档案管理是成人教育档案主要组成部分。期间包括了录取成人学生、引导学生入学、学生在读情况和学生毕业等一切校内活动，到学生网上信息收集、上报毕业生名单、颁发学生毕业证书、学生离校等，这些都离不开教育档案的管理，档案管理工作也是展示高校工作水平的一个重要窗口，且成人教育档案亦拥有属于其自身的特性。（一）涉及范围广泛且社会性较强。与普通教育相比，成人教育的社会基础十分之广泛，除了普通教育院校的青少年学之外，其余所有在职从业人员或社会青年几乎都是其招生对象，所招收的学子不仅数量庞大，并且涉及社会各阶层。正是成人教育的这一原因导致了成人教育档案的复杂性和社会性，也正因为如此，成人教育档案具有极强的社会性。高专成人教育的学生主体大都是社会青年和在岗人员，因招生范围广，形式多样，而且相对于普高生来说配备的人手也少，管理的难度加大，学校往往只重视普通教育学生的档案工作，认为成人教育学生档案管理工作是多此一举，对于成人教育学生档案工作的重要性没有认识到位，因此在档案管理机构中没有配备专职人员，没有对成人教育档案工作进行必要的检查监督和创新，只是被动地采用传统的管理模式，致使成人教育学生档案管理工作缺乏一套完善的档案管理制度。（二）成人教育档案工作服务环节部分功能缺失或不完善。由于成人教育档案种类繁多、涉及面比较广泛，相对于普通教育档案而言条理性要弱一些，同时有的学校对于成人教育档案的管理工作相对于普通教育档案管理工作在规范性、科学性上给予的关注度不高，更有甚者对于成人教育档案几乎根本不会予以针对性的分类或集中管理，而是将档案直接保存在成人教育主管部门或其他相关部门处，这进一步给成人学校档案管理工作在无形之中加大了压力同时也埋下了隐患。成人档案管理的混乱无疑为相关社会人士查阅或者借阅成人档案信息增添阻碍，使得成人教育档案服务环节有部分的缺失，无法保证良好的用户体验，拉低高校档案管理工作的整体水平。（三）高校成人教育档案的使用率不高，社会价值偏低。档案管理的最终目的是为相关人士以及部门提供开发利用成人教育档案资料的机会，但因材料采集缺乏全面性、所使用的管理措施不够科学合理以及档案管理工作人员的专业综合能力和服务意识普遍较低等系列因素，导致该类档案信息的利用率越来越低，得不到充分的利用，仅仅停留在被动服务的状态之中，最终致使这些档案的作用无法得以最大化的发挥，成为“死档”，这也意味着成人教育档案管理的社会价值不复存在，前期简单的收集、管理工作都成了无用功，白白浪费了人力、物力、财力资源，对于高校而言这无疑是得不偿失的。

三、优化成人教育档案管理的对策

在优化高校成人教育档案管理工作中，各级领导和管理人员应当端正态度，将成人教育管理工作作为各项工作的重中之重，积极树立并提高信息化档案管理的意识。除此之外，为进一步优化成人教育档案管理工作，以信息化促进档案管理工作的良好发展，更好地为社会服务，更好的社会各界人士服务，提高整个学校的管理工作水平，还应做到以下几点：（一）一手积极做好成人教育档案的采集与分类工作。优化档案管理工作的第一步就是做好高校成人教育档案的采集建档。为进一步提高成人教育档案信息的利用率和时效性，将该项工作落实很有必要，并且也只有这样才可确保后期的管理工作能够得到理想的效果。实际上，并不是说该类档案的相关资料收集得越多就越好，就越能提供更全面细致的服务，但这也是一个不可或缺的条件，采集信息之后的分类整理工作也不容小觑。做好这一点，优化成人教育档案管理工作就有了一个坚实的基础和后盾。（二）强化成人教育档案管理力量，完善成人教育档案档案管理模式。从综合的角度来看，院校的教学科研与成人教育档案之间有着千丝万缕的联系，因此应从实际出发，建立特色的院校档案管理机制，建立有助于成人教育档案管理工作的顺利开展。为快速实现这一目标，应将各相关岗位的管理工作进一步细致化和明确化，做好组织内分工协作的工作。同时提高管理人员的素质，并且健全档案管理制度，建立符合成人教育工作实际的档案管理新模式。

四、总结

加强普通高校成人教育档案管理队伍建设是做好普通高校成人教育档案管理的重要举措。为进一步挖掘出档案管理工作的利用价值，以确保高校成人教育的招生录取、学籍管理、教务管理等各项工作能更加顺利、有序地开展，就必须积极应用信息技术，以提升高校成教档案管理的信息化水平，实现档案管理工作服务水平与管理水平的综合性提升。

作者:孙红玲 单位:潍坊护理职业学院

【参考文献】

[1]訾燕.对普通高校成人教育档案管理队伍建设的思考[J].淮海工学院学报(人文社会科学版),2016.

[2]冯有辉.论当代信息技术在高校成人教育档案管理中的应用[J].档案天地业务交流,2016.