成人教育档案安全管理的思考

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一、成人教育档案究竟有何内容

成人教育是人们在成人教育活动中形成的各种文件，它记录了成人教育的发展过程。在成人教育繁荣发展的今天，它有着重要的借鉴作用和参考价值。近几年来，成人教育事业蓬勃发展，成人教育档案明显增加，成为高校教学档案的重要组成部分。普通高校的成人教育档案管理范围主包括以下几个方面：（1）文书档案：如上级下达的有关成人教育工作的文件；教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的文件；成人教育规划、实施计划、规章制度、会议记录、调研报告、简报、总结；成人教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料。（2）招生工作材料：如上级有关成人教育招生工作文件；成人教育招生计划；新生录取通知及新生名单等；成人教育招生宣传、招生工作总结等。（3）学籍管理材料：如新生入学通知书、入学登记表、学生学籍卡片、学生成绩总册、在校生名册；学生学籍变更（升级、留级、休学、复学、转学）材料；学生奖励、处分材料等。（4）教学管理材料：如成人教育各专业教学计划、教学大纲、课程设置要求及安排、学期教学进度表、课程表；试题库、试卷、试场记录表、试卷分析表、记分册、考勤册等。（5）学位材料：如上级有关成人教育学位工作的文件；学位申报名单、学位授予通知；学位论文及评审意见等。（6）毕业工作材料：毕业生名单；毕业论文；毕业照、毕业学员通讯录、毕业证领取签收册、优秀毕业生评选材料等。

二、成人教育档案安全管理存在的主要问题

一是对档案安全管理的认识不足，意识淡薄。当前，社会普遍对档案安全管理工作的性质和任务，档案资源的开发和利用及其社会经济效益认识不足。学校主要精力都放在统招上，从主观上就轻视成人教育，加上各学院档案管理本身就是薄弱环节，成人教育部门把有限的硬件资源用在与经济利益有关的其它方面，导致成教档案投入有限，出现库房不足，设备陈旧，防霉除湿措施不力，消防设备没有更新，等等。二是成人高等教育档案安全管理的重要性也还没有被广大教职员工普遍认识。在档案资料的收集、利用等方面还未能得到教职工应有的理解和支持。在工作中存在着一系列不容忽视的问题，如填写表格不认真；归档的材料内容不完整；有些鉴定、评语性的材料大多是千篇一律的套话，没有个人特点；在档案的管理、传送过程中手续不规范，甚至出现档案被人为改动等。直接影响到档案的原始性和真实性，制约了档案安全管理工作的深入开展和有效利用。三是材料分散，收集不及时。由于工作性质等原因，高校成人教育的档案材料往往形成、保管在学籍管理、教务、教学和学生工作等多个部门，出现成教档案收集途径的多渠道性、收集形式的多样性、收集时间的非统一性等特点，使得材料的分散性问题更加突出。四是制度不完善，管理不规范。在档案的形成、交接、存放、转递等项工作的运行过程中，缺少相应严密的规章制度。五是缺乏现代化管理。成人教育档案的来源、内容、形式较为复杂，随着招生规模的扩大，办学形式的多样化，档案管理的难度越来越大，像湖南工业大学，既有成人高等学历教育，又有全日制自考助学教育还有岗位职业技能培训与鉴定。为了适应成人教育发展形势，就必须提高档案现代化管理水平，如使用《学生成绩翻译软件》、《成人教育本、专科学生学历文凭查询系统软件》等。而我校目前有的工作仍采用传统的手工操作方式，缺乏现代化的管理。

三、成人教育档案安全管理建设的主要措施

一是加强档案意识。成人教育档案安全管理工作是一项艰苦细致而又功在当代、利在千秋的事业。档案管理工作者和各级领导要加强档案意识，保证文件材料收集得完整、齐全，确保所建档案的数量和质量。成人高等教育的档案，为国家教育事业积累着历史资料，为学校教学、科研、生产等各项工作提供服务，它是以丰富、完整、全面、系统的信息资源为存在基础的。这些丰富的信息资源，不是档案机构自身能够产生的，它产生和形成于校内各部门和个人的各项实践活动之中，由档案机构和档案工作人员，依据一定的工作制度和工作职责，开展一系列工作，来完成它的现实和历史责任。因此，成人教育的教学、科研等活动是学校档案形成的信息源。经过档案人员的科学加工整理形成标准档案后，反过来再为成人教育的发展建设、教学科研服务。加强高校成教档案安全管理，直接影响高校档案室的工作水平和工作质量。成人教育文件材料的收集工作，为文件的开发利用，满足学校和社会对文件信息资源的需求提供了基础。如果一个学校在历史和现实活动过程中形成的文件材料，不能完整、准确、系统地收集起来，那么这个学校也就不能形成完整、准确、系统的文件档案材料，不只无法达到维护本校历史活动与真实面貌的工作目的，也会影响到学校档案馆文件档案工作的效率和工作质量。二是严格规范档案安全管理制度。针对目前成人教育档案安全管理比较混乱、分散的局面，依据《中华人民共和国档案法》《普通高等学校档案管理办法》《高校档案实体分类法与高校档案工作规范》等要求，根据办学性质的不同，严格区分档案的不同类别，杜绝不规范归档材料的产生。建立健全档案交接、存档等各环节的档案安全管理工作制度，使档案工作按程序化、规范化、科学化的轨道运行。按照《综合档案室管理人员职责》《兼职档案员职责》《档案案卷归档一般要求》《档案材料清交规定》《损坏、丢失档案材料处罚条例》等一系列管理制度的要求，将档案工作纳入学校各部门的日常工作，做到职责明确、责任到人、措施到位，确保成人教育档案安全管理工作有序开展。三是加强档案管理工作队伍的建设。档案资料有的具有保密性，建立一支业务精、素质高的档案管理人员队伍是搞好档案工作必不可少的条件。首先要注重提高档案管理人员的政治素质和职业道德修养，使之能够热爱档案管理工作，有强烈的事业心、责任感和良好的职业道德规范。同时，要加强对档案管理人员的业务技能培训和专题培训，使之在专业的深度与广度上都有较大的提高，使档案工作者既具备档案学基础知识又具备相关的专业技能，在管理实践中能够做到组卷有理，立卷科学，保管有序，阅卷便捷，把档案管理工作由原来的随意化、手工化，转化为规范化、标准化、科学化、现代化。四是转变服务意识，充分利用档案资源。最大限度地开发和利用各类档案信息资源，才能有效地发挥档案资源应有的作用。充分利用成人教育档案，必须切实转变传统的服务方式，做好档案服务工作。传统的档案服务方式处于一种被动地位，制约了档案的利用，无法适应高校成人教育的改革发展。因此，高校成人教育档案工作必须转移服务重点，改革服务方式，做好成教档案的主动服务。一是档案管理人员要热情主动地接待每一位查询者，周到地为他们服务，想利用者之所想，急利用者之所急。二是主动出击，充分利用我们的档案资源优势，根据单位的需求，编研一些材料，为领导决策提供科学依据。总之，在充分利用成人教育档案，还需要注意不断开发新的档案资源，丰富档案藏量。成人教育档案部门储存了大量的信息资源，这是开发档案信息资源的物质基础。档案管理人员应注意建立、健全档案的收集门类，确保档案材料的完整、准确、系统、全面，提高案卷质量，做好档案材料的深加工，并注意利用高科技手段存贮、收集、开发新的档案信息，建立起一个多层次、多渠道的成人教育档案信息网络。

作者:高力 何芳 单位:湖南工业大学档案馆