新时代高校档案制度建设分析

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摘要：推进高校档案事业的发展需要健全完善的高校档案制度。目前，我国档案法律法规体较好地保障了高校档案工作的有序开展，但高校档案工作也存在与新时代不相适应之处。本文分析高校档案制度建设过程中存在的问题，提出针对性的建议；并以安徽大学档案制度建设为例，从实践角度为高校档案制度建设提供参考和借鉴。

关键词：新时代；高校档案；档案制度

新修订的档案法将于2021年1月1日起正式施行。这是我国档案法治建设进程中的一个新的里程碑，是档案工作适应国家治理体系和治理能力现代化要求的重要标志，必将对新时代中国特色社会主义档案事业高质量法治产生重大而深远的影响。在全面依法治国，建设社会主义法治国家的历史大背景下，作为新时代档案管理事业的重要组成部分——高校档案事业，也需要科学、实用、完善的档案法律、法规体系作为高校档案事业发展的根本遵循，来应对高校档案事业发展所面临的新情况和新问题。

一、我国高校档案制度建设的现状

据国家档案局网站的法规标准库和相关法律法规信息库的数据统计，截至2018年12月，我国共有档案法律1部、行政法律3部、部门规章38部、地方性法规66部，另外还有大量的规范性文件和档案标准，已初步建立了完善的档案法规体系。其中，专门针对高校档案工作的法律法规有：1989年，国家教委《普通高等学校档案管理办法》，标志着我国高校档案工作步入法制化轨道，并逐步形成具有中国特色的高校档案管理体制；1993年，为适应高等学校档案工作的发展和管理现代化的需要，实现高等学校档案实体分类及业务建设各环节的标准化、规范化，国家教育委员会《高等学校档案实体分类法》《高等学校档案工作规范》；2008年教育部和国家档案局颁布了《高等学校档案管理办法》，根据时代变化对高校的档案工作进行调整。目前，高校档案部门依照现有的高校档案工作相关档案管理法律法规，结合本校档案工作实际，制定了相关档案管理制度，既包括涉及档案机构设置、管理体制、运行机制方面的制度，如《××大学档案管理办法》；也包括具体业务过程中需要遵守的规制，如库房管理制度、安全管理制度、归档制度、鉴定制度、利用制度等。高校档案制度作为高校档案工作开展的重要依据，具有因地制宜、实事求是解决高校档案具体问题的优势，是整个档案制度建设的重要组成部分，应充分发挥其价值和效能。随着高校档案数字化、信息化、网络化发展及高校校园文化和档案文化建设意识的增强，高校档案工作在档案收集、整理、保管、利用等方面均出现了新的变化，高校档案工作的内容也随之改变，展现出新的发展活力和动力，这对高校档案部门在依法治档、科学管理、优质服务等方面提出了新的更高要求。高校档案部门通过制定健全完善的档案工作制度，来促进、保障高校档案事业发展，显得尤为重要。

二、新时代高校档案制度建设中存在的问题与不足

改革开放40多年来，我国初步建立起了具有中国特色的档案法规体系。大多数高校也都形成了自有的一套档案管理规范。但是，从目前情况看，高校档案制度建设还存在如下问题和不足：（一）顶层设计中对档案管理体制、运行机制和保障措施规定模糊。相当多的高校档案管理制度没有从顶层设计出发，明确规定本校的档案管理体制、运行机制和保障措施，大多高校档案制度建设中仅仅涉及具体的档案业务工作。这样会导致档案法和《高等学校档案管理办法》的基本精神和相关规定，在高校档案工作中难以得到具体的贯彻落实，不利于高校档案事业的健康发展。（二）制度建设严重滞后，制度内容覆盖面不全。许多高校档案制度建设没有能够与时俱进，导致已经出台的档案管理制度严重滞后，远远跟不上高校档案事业发展的需要，尤其是档案信息化管理方面内容缺失，如在档案信息集成、档案信息安全保障、软硬件设备管理、档案网络服务等方面尤为明显。还有些高校颁布的档案管理制度覆盖面严重不全，如许多高校档案管理制度中对档案人员岗位责任制仅规定了档案人员的任务、职责，却没有相应的权利、表彰与奖励规定。（三）制度建设采取“拿来主义”，脱离本校实际，致使档案管理制度仅仅成为摆设。有的高校制定本单位的档案管理制度，采用“拿来主义”，将其他单位的档案工作制度只是改一下单位名称，其他内容基本照抄，这样必然与本单位的实际不相符。由于档案制度针对性不强，不能解决实际问题，失去了制度应有的效用。还有的高校将上级部门所制定的档案工作应急预案盲目照搬，致使本校的档案管理应急预案形同虚设，缺乏实用性。（四）制度建设的流程不完备、不规范。高校档案工作制度的建立，须经过制度的起草、征求意见、修改、批准、公布实施等流程。有些高校在建立档案工作制度没有严格按照这一程序，缺失广泛征求相关部门和人员的意见环节，也没有经过征求本校法律顾问意见、分管领导把关和学校主要领导签字审批并上报学校校长办公会议、党委常委会议审查通过，再公布实施等程序。由于高校档案工作制度制定的程序不完善，使得档案工作制度不仅内容脱离实际，而且使高校档案管理制度应该起到的效能大打折扣。

三、提升新时代高校档案制度建设的几点建议

2019年全国档案局长馆长会议上，李明华局长提出“要抓好档案法治工作，提升依法行政能力，具体来说：一是要加强上下衔接，科学推进档案法规制度建设；二是要注重提升效能，保障执法依据和流程的规范性；三是坚持问题导向，增强普法工作的针对性。”这是对我国依法治档，构建科学、实用、完善的档案法规体系做出的明确要求。对此结合高校档案事业发展的需要，为解决上述高校档案制度建设工作中存在的问题，笔者建议：（一）切实重视高校档案工作制度建设。推动高校档案事业的发展必须依照法律法规来进行，高校档案工作制度的建设是高校档案事业发展的一项重要任务。作为高校档案部门，应该明确新时代的档案工作哪些应变、能变？哪些不必变、不能变？哪些制度需要补短板？哪些制度需要完善？这些问题都需要高校档案部门，特别是高校档案部门领导在工作实际中予以高度重视和认真思考。只有不断建立、健全和完善本校档案工作制度，才能有效促进高校档案事业健康、持续、科学发展。（二）加强顶层设计，明确高校档案管理领导体制和运行机制。在高校档案制度建设中，要完善党委领导、校长负责、档案部门集中管理和指导、监督学校各部门、各院系共同参与的学校档案工作体制，完善学校各部门、各院系和科研项目（课题）组立卷制度，形成“科学规范、分工明确、密切配合、管理有序”的档案管理机制。强化学校档案馆对全校各种门类和载体档案的集成管理和服务。（三）从全局出发，并注重高校制度的实用性和可行性。高校档案制度是高校管理制度的有机组成部分。为保障高校档案事业健康、有序、科学发展，首先，从学校全局出发，遵循高校档案工作的发展规律，充分考虑到本校档案部门的规模、发展水平、学校文化建设等各项因素，从实际状况和需求出发，制定与本校档案管理总体水平相适应的规章制度；其次，以问题为导向，有针对性地制定档案规章制度，不仅要着眼于解决目前的实际问题，还要有长远的眼光和对未来负责的态度，设计如高校特色档案、专题档案和校史等相关制度。（四）与时俱进，完善高校档案工作制度。任何制度的内容和形式都需要随着时代的发展和本校实际情况的变化，不断地调整和完善。所以，应根据学校不同发展时期的不同任务、不同目标和不同条件，及时建立新的档案工作制度。加强制度建设的上下衔接和发展创新，使高校各项档案规章制度更具有灵活性、实用性和前瞻性，在工作实践中真正发挥高校档案工作制度的应有效力。（五）严格遵循制度建设的合法性和程序的规范性。高校档案部门要从法制建设的高度去对待高校档案制度建设，严肃认真地建立健全高校档案工作各项制度。首先，以国家相关法律法规为依据，制定的内容不得违背国家相关的法律、法规和行业标准以及本行政区内关于高校档案管理的相关规定。其次，广泛征求相关部门和工作人员的意见，充分考虑他们日常工作需求，力求在细节上更加完善、细致、严谨，从而保证档案管理制度的实用性。再次，履行必要的程序后，经校长办公会和党委常委会议审议通过，才能颁布实施。

四、安徽大学档案制度的建设情况

安徽大学档案馆一直重视档案制度建设，在遵循我国档案法规体系的基础上，不断完善学校档案制度体系，在严格遵守制度建设合法性和规范性的同时，兼顾档案制度建设的实用性和可行性。为提高全校档案管理工作水平，充分发挥档案在学校教学、科研和管理中的作用，有效地保护和利用档案，2010年，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《普通高等学校档案管理办法》《安徽省档案条例》和《安徽省高等学校档案管理实施办法》，安徽大学结合学校实际制定了《安徽大学档案管理办法》和《安徽大学档案馆应急预案》。2014年，中办国办印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》后，安徽大学档案馆起草《关于加强和改进新形势下学校档案工作的实施意见》，经学校校长办公会议和校党委常委会议审议通过，2016年8月5日实施。为加强档案业务工作中对实物档案、声像档案、学生档案的规范、科学和集中统一管理，健全学校档案资源体系，安徽大学档案馆起草《安徽大学荣誉登记制度》《安徽大学声像档案管理细则》《安徽大学学生档案管理细则》，经2017年1月3日学校校长办公会议审议通过实施。2016年1月1日，会计档案管理办法修订施行。为进一步加强学校会计档案管理，提高标准化、规范化、科学化管理水平，更好地服务学校各项工作，安徽大学档案馆起草《安徽大学会计档案管理细则》，经校长办公会议审议通过并实施。为了充分发挥学校校史“存史鉴今，资教育人”的功能，安徽大学档案馆起草《加强校史工作的意见》，经学校校长办公会议和校党委常委会议审议通过，2015年10月3日实施。迎来建校90周年华诞，安徽大学档案馆起草制定的《<安徽大学校史>编纂工作方案》，经2016年5月6日校长办公会议讨论并经2016年5月27日学校党委常委会会议审议通过，2016年8月5日实施。2020年，新修订的档案法颁布实施之后，安徽大学档案馆也将在相关配套法规出台之后，对《安徽大学档案管理办法》等规章制度进行修订。

总之，伴随着新时代经济社会发展的变革，高校档案管理的社会需求、工作内容、管理模式等方面都发生着深刻变化。全国高校档案部门面对新时代、新形势，只有及时对既定的和现行的档案制度进行分析、总结，不断地调整和完善，以档案制度建设为抓手，才能保障和促进我国高校档案事业的科学、健康、有序发展。

参考文献

[1]李明华.在全国档案局长馆长会议上的工作报告[J].中国档案,2019(04).

[2]罗翠莲.关于完善高校档案工作制度问题的建议[J].城建档案,2016(01).

作者:理文 单位:安徽大学档案馆