公立医院合同内部控制制度思考

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摘要：经济合同管理作为医院规范使用资金、体现经费使用效率的途径、载体，是医院管理经济活动的重要手段，通过完善相关合同制度和规范流程，可有助于推行合同信息化建设，切实落实合同内控制度。本文以S市R医院的具体实践为基础展开探讨，以期有所裨益。

关键词：内部控制;合同闭环管理;公立医院

一、合同管理的意义和必要性

医院内控建设的目标是合理保证单位经济活动的合法、合规，提高公共服务的效率和效果等。同时，为落实“三重一大”制度，对大额资金投资、采购实行集体决策，信息公开的监督机制。经济合同管理作为医院规范使用资金、体现经费使用效率的载体，是医院管理经济活动的重要手段。合同管理包括资信调查，合同的审查、会签、审批、签订、登记、备案，以及合同专用章管理，合同履约评价，纠纷处理，合同分析和统计等，涉及医院的多个部门和岗位。由此，对于合同管理的适当授权、岗位分离、归口统一、风险控制等需要系统地制定内控制度和流程设计。本文以S市R医院的具体实践为基础对此展开探讨。

二、R医院合同管理的实践

（一）在单位内控环境建设方面，通过建立健全合同管理的相关制度，加快推行医院合同信息共享，提高合同风险意识，加强部门间沟通，为做好合同的协同管理工作提供基础保障1．建立并完善医院合同管理相关制度R医院《内部审计制度》中有明确规定对于合同管理的内部审计事项；《医院内部控制制度》中包括合同内控制度的设计；《医院合同管理制度》中对各种业务类型的合同明确授权和流程管理，以及合同的变更解约与纠纷处理管理等。为利于合同评价，R医院制定了《医院采购需求和履约验收管理办法》，管理办法强调以下几点。（1）采购需求、履约验收的描述应当清楚明了、表述规范、含义准确、能够通过客观指标量化的应当量化。（2）对于履约周期较长的合同，应当约定合同双方的联席制度，确保合同的有效执行。（3）使用科室为合同执行的管理部门，负责组织合同的全面履行、熟悉合同的主要内容、合同范围、合同执行要点及特殊情况处理，落实双方的权利和义务。（4）合同归口管理科室应当对乙方合同的履约验收评价进行汇总，评价结果可作为合同续签、采购评标资质得分的重要依据。2．加快推行医院合同信息共享通过经济合同信息化管理，医院领导能全面及时掌握医院所有重大经济活动的内容及执行进度，相关部门也能在职权范围内，掌握经济合同的签署、执行及付款情况，动态查询本科室经办合同流经的环节及业务动态。财务部门可以根据合同签订内容和付款申请的审批结果执行付款进度，使业务流程高效、顺畅，从而实现合同执行部门间的协同管理。R医院合同信息系统建设大致分为4个阶段：①对合同备案要素和流程进行梳理，论证和推演合同管理信息系统功能需求；②确定合同管理信息系统子模块的嵌入路径，细化系统功能的设计，制订信息系统设计开发方案；③上线试运行，对涉及合同管理的各相关部门进行宣讲和推介，反复跟进和修改系统设计试运行的缺陷；④和财务信息系统实施对接，实现合同信息流、资金流的共享。另外，合同信息系统设置了合同到期续约的预警功能；设备维保合同的关联性操作；耗材合同签订单价和入库验收信息的匹对等功能。同时，对于合同审计意见进行统计和分析，实行分类管理。3．积极组织内控培训，加强沟通，提高合同管理的风险意识合同一旦签署就具有法律效力，双方必须严格遵守合同条款。再者经济合同事项往往是医院的大额资金，会产生较大的影响，因此，医院所有合同管理的相关岗位人员都需要提高风险意识，审慎对待合同的谈判、拟订、审核、审批和纠纷处理等。在合同签订的日常业务流程中，从临床科室的业务需求动因和参数、采购部门的合同谈判和评标结果、到财务部门的资金预算情况，将流程实施过程中普遍存在的共性问题，通过组织内控培训和专业技能学习，提高岗位责任心，规范合同管理。（二）医院各职能部门在合同内控制度执行方面，运用合同授权审批、归口管理、岗位分离等风险控制方法，实现合同内部控制管理运行的有效性1．严格实行合同授权审批、会签备案制度R医院规定所有经济业务事项签订的合同都是由相关职能科室拟定，由财务、纪检、内部审计参与合同会签备案，分管领导和法人审批后签订合同，不具备法人主体资格的部门负责人甚至经办人员不能代表法人直接对外签订经济合同，部门内部用章不能代替医院公章行使合同生效权利，通过严格实行合同授权审批、会签备案制度规避了医院经济管理的漏洞，也有效控制并降低了医院合同的外部风险隐患。2．合同流程管理实行岗位分离，采购需求实行归口执行合同管理流程包括业务需求尽职调查、谈判、招标采购、合同文本拟定、会签备案、审批、签订、盖章生效、合同归档等管理环节。首先，R医院科室需求经科室民主评议后，院内逐级审批同意采购，属于单位重大经济事项，经单位领导班子集体讨论并形成书面办公机要，再由相关职能科室组织专家实施政府或院内招标采购、谈判，合同起草拟定之后，交给纪检、财务、内审部门会签备案，内部审计部门对于合同拟定、业务项目相关情况出具内审工作意见，重大经济合同还需经法律顾问把关，备案情况经分管院领导和院长审批，最后由医院办公室盖章、合同生效，整个过程执行内控制度不相容岗位分离的要求，另一方面，对于审批通过的采购需求，严格实行合同采购归口管理，采购归口管理部门执行采购信息的公示公告，接受信息公开和监督。3．合同文本及相关采购信息备案情况的审核《合同法》的基本原则是遵循平等、自愿、公平、诚实信用、依合同履行义务、遵纪守法等。合同法律关系由合同主体、内容和客体三要素组成。主体是指参加合同法律关系，依法享有权利，承担义务的当事人，客体是指法律关系主体的权利和义务所指向的对象。客体包括行为、物、财产、智力成果，内容是指合同主要条款所规范的主体的权利和义务。首先，从形式上审查合同，包括开头、正文、签署部分，一般会出现的问题有合同主体名称不一致、合同名称和实质内容不符；合同金额、时间、地址、法人代表等信息错误。进一步，对于合同实质性内容进行逻辑判断和审核。（1）充分了解对方的法人主体资格、信用状况，确保其履约能力和信誉；查看营业执照及年检情况，注册证、经营许可证和经营范围，授权经销资格，审查签约人有无签约权限，对于初次合作的单位，重点审查对方人身份、权限范围、期限等。实际工作中，主要看签约代表是否为单位负责人或是否有委托授权。（2）审查采购招投标文件、评标记录文件。根据合同内容和范围，查看招投标文件的响应情况，分析判断其与合同内容的一致性，特别是要注意标的额比较大、履行周期比较长的合同，需要明确甲乙方的合同签署义务，做到采购需求明确、合同项目实施进度清晰，有验收标准，对合同履约情况有评价要求。（3）合同附件的审查。审查时关注合同有无附件以及附件与主合同的关系，审查附件的内容是否与主合同一致。相当多的合同其附件内容是非常重要的，应该按照主合同予以同等对待。（4）明确合同终止、变更条件，以利于合同履行过程中降低或控制不确定因素的风险。（5）避免合同争议出现损失，应设置保护性的条款，明确合同争议解决的选择地。4．统一制作关键、重要业务的合同模板理清业务范围，规范基本业务需求，明确合同双方主体责任和义务，标准定义合同模板，有利于保护医院经济合法权益。信息化建设是医院的一项重大任务，信息系统应用涉及部门多，开发需求复杂且有差异性，有临床服务类、临床管理类、医院运营管理类等，通常情况下都存在开发周期较长、信息系统接口兼容不统一、注重后续信息系统维护等业务特点，为降低和控制合同履约风险，需加强合同的需求管理，R医院制定统一的“信息技术服务合同”模板。在合同模板里，要求清晰填写信息技术开发项目的执行计划进度和阶段性技术服务输出的成果，对开发人员技术资质提出要求。同时，在合同中要求明确指定医院项目负责人和系统上线过程中科室跟进负责人，以强化甲方合同监管主体责任。

三、思考

（1）结果导向下的服务业务外包合同要求医院具备良好的监管能力，业务外包并不意味着职能部门职责因此得以减轻，实际上相对于业务外包之前，极大地强调了医院的监管职责。医院有哪些核心业务可以实行外包服务是需要审慎界定的。（2）“倒签合同”，一方面看似提高了工作效率，本质上看还是对合同内控制度执行不落实，风险意识不足。客观上，也就造成了无法对合同主体责任落实情况进行有效约束、也不能对履约是否到位进行评价，以致最终无法衡量预算资金使用的效率和效益。（3）实施合同后续跟踪审计，是指审查和评价合同业务活动、内部控制和风险管理的适当性和有效性，以促进医院提升经济管理水平、服务能力。实施合同绩效评价是合同闭环管理的关键环节。

作者:葛继红 黄红云 杨梦琳 单位:深圳市人民医院