高校档案管理制度建设论文

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信息化革命的浪潮席卷各行各业，“互联网+”成为大势所趋。在“互联网+”时代下，高校档案管理亦应顺应科技发展，主动适应信息化的趋势，不断探索创新，利用先进的信息技术手段，大力推进档案电子化、数字化，培养相关方面的专业人才，推动高校实现优化管理和创新发展。

一、“互联网+”时代下高校档案管理工作的特征

（一）效率提高。在录入信息环节方面，传统人工模式下档案中每一个信息要素的输入都要靠人工手写。这个过程费时费力，且在大批量的工作模式下容易产生人工登记误差，在“源头”上造成档案信息失真，而现代信息技术能够对同质性信息进行批量处理。在信息处理整合方面，传统人工模式只能做到单维度，无法形成矩阵式管理，而信息化模式下，学生的信息是作为一个信息元素点存在，管理人员要调阅信息，只需要设定目标元素点，就能将具有统一属性的档案迅速调阅，工作效率大大提高。（二）服务范围扩展。“互联网+”时代下，共享经济得到迅猛发展。先进的科技手段与发达的网络平台，使信息在更广阔的范围内共享成为可能。高校档案管理工作的目的不仅仅是保存资料，也要为必要的资料调阅提供支持。传统人工模式下，要在浩如烟海的档案中搜寻到需要的信息，要耗费大量的人力、物力。而“互联网+”模式下，档案管理部门在实现档案信息的数字化归档后，可以通过专业人士开发出档案检索平台，给高校管理人员和师生以适当的访问、查阅以及复制权限，让档案使用者足不出户，在PC端，甚至手机APP上就能查阅档案信息。这种检索方便快捷，提高了服务效率和水平，也扩展了高校档案管理工作服务的范围。高校之间还可以搭建平台，就一些信息进行资源共享，打破信息传递的行政藩篱，真正发挥出“互联网+”时代信息自由、实时流通的优势。

二、“互联网+”时代下高校档案管理制度建设的对策

（一）完善制度。高校管理需要顺应时展大势，不能囿于传统。高校管理者要有改革者的气魄，在借鉴兄弟高校以及其他企事业单位做法的基础上，结合本校实际，制订档案管理信息化改革的方案，扎实推进。以陕西某高校为例。该校于2014年引进先进的档案管理电子软件，管理层随即召开全校行政系统会议，要求各院系行政人员在一个月时间内将在编教师以及在校学生的基本资料电子化，并进行全面检查。在管理层的重视和督促下，该项工作提前一个星期完成验收。经过管理层两年的努力，该高校目前已经实现了档案管理信息化，师生反馈极佳。因此，高校档案管理信息化制度的建设，与高校管理层的高度重视与积极推动是分不开的。（二）与时俱进。“互联网+”不是静止的，而是随着信息技术的发展而不断进步的。同样，高校档案管理信息化制度建设也不是一蹴而就，更不是一劳永逸的。关注信息技术发展，不断优化档案信息化管理工作，提升使用便捷性，是一个长期推进的过程。当前我国高校档案电子化管理工作比较偏重纸质资料的电子化转换，信息收集和整理的内容主要是原先纸质资料承载的内容，在范围上没有太大的突破，而且对软件更新、维护、个性化、差异化建设的重视力度也不够。因此，高校档案管理部门要建立动态监测系统，要求各院系将档案信息及时上报汇总，对在工作和管理中发现的新问题，提出的新思路都要及时沟通。例如，近年出国旅游成为热潮，不少师生利用假日时间出国旅游，高校应当要求院系行政管理人员及时搜集师生的出入境信息，在突发情况下能够有一手资料，也能从侧面加强监管，必要时可以与政府部门共享。另外，档案总量是巨大的，但不同使用者的需求是多样化的，高校应当完善档案管理工作机制，细化档案类别，搭建不同性质与内容的档案数据库，为档案使用者提供高效快捷的个性化服务。总之，多样化分类，建立多样标签，是完善档案信息化建设的一个重要内容。（三）加强培训。档案管理信息化制度的建设与实际操作需要专业人士的参与。一方面，高校可以适当外聘相关方面的专业人士参与到高校档案管理信息化制度建设的工作中来；另一方面，高校也要调动已有的人力资源，加强对现有档案管理工作者的相关培训，帮助其适应信息化管理要求，提高其应用新技术、操作新软件的能力。高校可以组织档案管理工作者进行职业后续培训，对能力不达标、态度不端正的职工予以调岗处理，还可以组织职工到其他单位学习，通过现场观摩，激发他们的学习热情。此外，高校还可以鼓励管理人员组成学习团队，利用业余时间交流、推介学习和应用信息化管理工具的经验，或者定期开展工作技能竞赛，对优胜者进行适当的奖励。高校还可以建立适当的激励机制，提升管理人员参与信息化管理培训的积极性和主动性，对学习能力强、思维活跃的管理人员进行物质与精神奖励，多角度、全方位提升管理人员的信息化工作水平，扎实推进高校档案管理信息化工作的开展。

三、结语

“互联网+”是时展的趋势，实践表明，拥抱信息化已经然成为各行各业发展的方向。高校档案管理工作也要积极实现信息化发展，实现工作效率的提高、服务范围的扩大，以方便档案利用者的查询、调阅和对档案的进一步利用。高校管理者要扎实推进档案管理信息化建设，相关人员要不断学习，提升自己的工作水平和能力，使档案管理信息化系统能够与时俱进。总之，高校档案管理工作是高校发展建设的重要内容，必须加强信息化建设，为高校工作乃至我国高等教育事业的发展作出应有的贡献。

参考文献：

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[2]何祖华,种金成,路颖,等.基于信息化时代高校学生类档案管理模式研究[J].兰台世界,2012(23):56-57.

[3]杨伟龙.高校档案信息化建设探讨[J].韶关学院学报,2011,32(3):206-208.

作者:何京 单位:兰州资源环境职业技术学院