高职院校档案管理信息化建设思考

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【摘要】高职院校档案主要记录院校教学管理以及教育活动，是高校历史发展和办学特色的缩影[1]。在教学改革不断深化的同时，档案管理工作也需要做出改变。高职院校档案主要包括学生个人信息档案、教职工信息、校园设施管理，是学校日常运作的信息基础，传统的档案管理方式已落后于高职院校的现代化发展。如何解决档案管理工作的困难，是高职院校现代化建设中必须思考的问题，本文将对此展开简要论述。

【关键词】高职院校；档案管理；信息化建设

高职院校档案管理工作需要提高学校的信息化水平，充分了解校内档案工作的实际困难，结合传统档案管理方式创新管理体系，提升管理质量。信息系统覆盖广泛，通过有效的利用，能够明确档案管理方式，提升管理效率。信息系统具有强大的存储和整理功能，可以扩大档案管理的空间，提升调取档案的速度，结合虚拟数据系统优化整理方式。档案管理工作的信息化建设，可以有效提升信息资源的利用率，实现资源共享。

1高职院校档案管理信息化常见问题

1.1管理理念落后。目前大部分高职院校采用人力和信息双重档案管理机制，但人机在信息对接时容易形成差错。虽然信息技术已在很多高职院校内普及，但管理人员并未深入发掘信息系统的功能，数字化管理模式的优势无法得到发挥。高职院校更注重教育活动的质量，导致档案管理工作孤立存在于教学管理之外，无法结合教育资源和办学特色整合档案信息，共享难度大。1.2信息化设施不配套。档案信息化需要强大的基础设施的支持，但目前高职院校的教育资金相对紧张，无法提升配套的档案管理设备。很多高职院校仍旧采用传统的人工管理模式，智能化程度偏低，档案查阅和数据调取耗时长，影响档案信息化管理水平。部分高职院校采用人工输入的方式进行档案存储，容易出现档案错漏、丢失的情况。档案室的电脑、录入机等设备没有专员定期检查，容易出现硬件损坏现象。1.3管理人员素质不高。大多数档案管理工作人员属于非专业人员，信息化程度偏低，管理经验不足。部分管理人员没有科学的管理常识，无法掌握专业的管理方式，工作流程缺乏系统规划，管理细节缺乏专业性，导致不同种类的档案相互混合，增加查找难度。高职院校也没有专门的针对档案管理人员的培训活动，导致管理人员缺乏信息技能，无法熟练操作信息化设备。

2档案管理信息化的具体方式

2.1建立资源数据库。资源数据库可以方便档案的存储、处理、更新和调取，学校在建立资源库时，需要注重档案室的基础设施建设，配备质量优良的计算机、存储器等硬件设施，增加信息处理系统、数据库等软件设施，并结合档案管理工作制定使用标准，定期对硬件和软件设备检查，维修。高职院校需要注重各部门查取资源库信息的权限，利用电子信息采集系统实现档案信息的共享。同时，学校需要结合专业的安全管理系统，保障档案信息的安全。高职院校可以建立以云技术平台为中心的远程教育系统和数字图书馆，提升智能信息的覆盖率，重新整理纸质版档案信息，采用智能化检索、读取、存储模式，提高纸质版信息的数字化。2.2加强档案队伍建设。高职院校创建信息化管理队伍可以分为两个步骤，首先可以结合科学的薪资体制和晋升体制，引进优秀的专业人才，充实管理团队，激发管理活力。其次，可以根据当前管理团队的工作水平，提高其信息素质，通过定期展开信息技术培训，培养管理人员的信息技术理论、档案管理业务知识。例如可以根据管理人员的已有经验，分层次、分阶段展开培训活动，帮助管理人员深入研究信息技术的新知识、新技能；根据具体的工作内容、时间，展开不同形式的培训课程，如线上培训、线下培训、岗前培训活动等，帮助管理人员掌握更多的专业能力；还可以利用专业的考核机制审核工作人员的信息意识和信息化技能。另外，高职院校需要培养档案管理工作人员的思想素质，提高其工作积极性，对管理工作保持热情。2.3完善管理制度。实际工作中，不少管理人员并不明确自身职责，因此，高职院校需要完善管理制度，落实岗位责任制，不断增强管理人员的工作责任感。高职院校可以依据管理人员的工作情况、学校教学活动情况，制定监督制度和工作要求，形成有序的档案管理体系，帮助人员认知自身职责，树立服务意识。在制定管理制度时，学校需要考虑工作者的实际要求，以刚柔并济的管理方式制定管理标准，避免管理制度出现高标准化、文本化现象，帮助工作人员逐步熟悉岗位职责，创造和谐的管理氛围。学校可以根据信息化水平，制定严格的监督机制，定期对档案进行处理、更新，保证档案信息的时效性。2.4更新管理观念。高职院校需要更新自身管理的观念，将档案管理工作作为学校发展的组成部分，从学校的办学特色出发，制定符合自身发展的管理方案，结合现阶段管理情况，创新管理措施。高职院校可以借鉴其他院校的管理方式，或寻求信息中心、网络中心的帮助，明确自身档案管理的目标，了解信息化建设的功能和作用，结合自身档案管理漏洞，与教务处、行政处、教学管理等部门相互配合，实现统一规划，集中管理，避免档案管理工作孤立存在。高职院校领导需要重视档案管理工作的信息化建设，结合网络技术更新管理理念，坚持以服务师生为中心，以信息技术为支持，打造自动化、信息化的档案管理方式。

3结束语

总而言之，现代化教学改革需要档案管理工作进行数字化转变，结合先进的信息技术有效提升档案管理的工作效率[2]。管理人员需要改变对信息化管理工作的认知，结合科学的管理观念，利用有序的管理手段，更好地推进档案管理信息化建设。高职院校需要注重档案信息化管理的基础设施，整合多方信息资源，实现资源共享，提升档案管理信息化建设水平。

参考文献

[1]林玮.数字化时代档案管理信息化的建设策略[J].环球市场,2019(20):236.

[2]宋金波.关于档案信息化建设与档案管理的探索[J].农民致富之友,2019(12):225.

作者:刘世杰 单位:吉林省四平市双辽市国有林总场