科研审批用印管理信息化建设方案

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［摘要］传统用印管理因过程无法有效管控，导致存在管理风险，且易受到时间、地点的约束，用印效率有待提升。方案结合高校用印审批流程的个性化需求，制定科研审批用印管理信息化建设方案，以信息化、数字化手段，解决传统用印管理中存在的问题，切实提高了高校科研审批用印的规范化程度及用印效率，是高校信息化建设的重要支撑。

［关键词］科研；用印管理；信息化

一、概述

印章是一个单位身份和权力的证明。盖有印章的文件，是受法律保护的有效文件，同时意味着该单位对文件的内容承担法律责任，因此，对于印章的管理是单位行政管理中的重中之重，上海交通大学为规范印章管理，制定的《上海交通大学印章管理规定》，充分体现了学校对于印章管理的高度重视。传统用印申请一直采用纸质版用印申请单的模式，需填写用印单后携带所需盖章的文件及佐证材料到学院主管部门审批盖章，然后到校级职能部门审批盖章，最后到学校党政办用印[1]。这种方式在实际操作中存在许多问题。1.用印管理存在风险。首先，用印的申请和审批过程痕迹无处可查，主要体现在两方面，一是用印申请审批人无处追查，二是用印文件内容无处追查；其次，由于办公室每个业务人员对口的业务都有用印需求，为便捷办理各类业务，通常印章会存放在公共区域，无法做到印章专人专管，这使得用印管理存在安全风险[2]。2.用印受到时间及地点的严重制约。传统用印申请仅限于日常工作时间内，并且必须在规定的办公场所进行，节假日期间、尤其是寒暑假期间，由于部分审批人员轮休等原因，造成了审批业务的搁置。3.用印效率低。由于项目申报等原因，经常会导致用印申请出现拥堵，有的申请者需排队等候较长时间才能完成用印流程，也有申请者会因为材料不齐全而往返多次，导致了时间和精力的浪费，这些都严重影响了用印效率[3]。本方案针对传统用印管理存在的问题，将信息化技术融入到用印管理业务中，实现用印信息化管理，将有效提升用印安全，提高用印效率，同时，用印信息化管理，将作为我校“一门式服务”在我院的一个具体实践，能够为学校信息化建设提供有力的支持，也为“我的数字交大”系统在相关领域的拓展应用提供良好的经验。

二、工作思路与原则

1.创建思路。为了提升学院管理服务水平，将信息化技术融入到用印管理中，实现用印管理的信息化建设，解决传统用印管理中存在的管理安全风险、用印申请流程复杂、受时间与地点限制等问题，提高用印效率，达到无纸化、移动办公的目的，改变过去复杂和低效的办公方式，节省科研人员的宝贵时间。2.主要原则。①整体规划、分步实施。采用整体规划、分步实施的原则，设计完成科研审批用印信息化建设方案，覆盖用印申请审批确认的全过程，实现全流程闭环管理，同时，在方案实施过程中，拟采用阶段式推广方式，逐步使老师们掌握软件模块操作方法，达到传统用印方式与信息化用印方式的无缝过渡。②技术融合，创新应用。科研审批用印信息化建设方案是将信息化技术融入用印管理的信息化管理产物，通过应用工作流、软件工程等信息化技术，实现用印管理的电子化、信息化与移动化，为今后科研用印管理的数字化创新应用，奠定良好的基础。

三、工作方案

1.需求分析。结合学校的用印流程、业务人员的审批经验及老师（用户）的使用习惯等，细化对软件的要求，描述软件要处理的数据流，并给开发团队提供一种可转化为数据设计、结构设计和过程设计的数据和功能表示，确保用印申请信息化的有效实施，业务流程如图1所示。用印申请首先传送至普通的业务人员处，业务人员根据业务类型及相关文件规定进行初审，符合规定的申请会直接通过。如果在审批过程中，审批人员认为某用印申请需请示领导，则将审批传送至办公室领导处进行复审，如果办公室领导认为该用印申请必须请示院领导，则将审批传送至院领导处进行最终审核。审核同意之后就可以在审批单上用印，然后到上级职能部门审批。2.软件开发。开发团队依据前期需求分析的结果进行软件的设计与开发，并且，为了便于用户的使用，软件同步开发APP版本。3.调试迭代。在主界面完成基础上，经过软件的初步效果反馈，为了更好的提高管理服务效能，增加了短信和邮件提醒功能，使老师们可以在第一时间掌握用印申请的审批进度，及时办理后续业务。当老师接到办理成功的短信/邮件通知时，可直接登录邮箱，在邮箱中找到随邮件一同发送的用印申请单，直接打印办理后续业务即可；当老师接到办理失败的短信/邮件通知时，可根据修改意见对用印申请进行调整，以符合审批的相关规章制度。同时，针对有的老师不熟悉后续业务操作流程的问题，在业务人员审批步骤中，增加选择后续审批的具体职能部门的操作，即业务人员在审批时，标注出用印申请审批接下来需流转的职能部门，该标注会同时打印在用印单上，以提醒老师如何办理后续流程。4.试运行。采用分阶段试运行的方式推广，即首先在科研办公室内部进行测试使用，形成初步反馈（内部测试）；其次是针对办事老师群体的试运行，进一步总结完善（真实用户测试）；最后向全院老师推广使用，在使用过程中根据用户反馈不断优化设计。5.维护。软件产品后，将继续针对可能存在的问题进行修正，同时不断进行扩充功能和改善性能的完善性维护，确保软件能够持续、稳定、高效运行。

四、方案成效

1.完成“用印申请”模块开发部署。本方案开发的软件将嵌入至“我的数字交大”系统，方便老师和学生们使用，同时具有界面友好，易操作等特点。2.实现不等候用印，有效提升管理服务效能。用印申请审批不再受固定场所、固定方式的制约，改善用印申请审批的工作效率，提升师生满意度。3.用印记录强制备案。实现审批流程可查看、审批结果可追溯，使得用印申请审批更加标准化、规范化。4.实现印章专人专管。在实现用印申请信息化工作后，科研办印章将由专人负责，办理用印申请的老师，凭用印申请审批单，到“用印处”用印即可。5.形成软件设计开发修改日志。在软件模块开发过程中，积极思考老师们提出的有益建议，并配合开发团队进行优化调整，在此过程中，详细记录软件每一次修改的原因及内容，为以后学院的信息化建设积累经验。6.前期目标实现后，终极目标在于打通上级职能部门的审批环节，使用印申请可以在网上流转到上级职能部门进行审批，最终审批结果直接传送至学校党政办用印处，老师们直接前往用印即可，进一步提高用印效率，提升管理服务效能。

五、总结

本方案的实施，将实现“印章专人专管、网络流程化审批、不等候用印、用印强制备案”，杜绝因随意简化手续或违规用印，造成的印章管理混乱现象，为学院乃至学校用印管理提供良好的实践经验。

参考文献

［1］陈中林,蒋雪梅.安全可信的电子印章体系与关键技术研究［J］.中国人民公安大学学报(自然科学版),2019(3):52-59.

［2］何文上,魏继昌,雒淑珍.加强研究所印章管理的几点思考［J］.中国市场,2018(30):115-117.

［3］郭珊珊.浅谈如何完善企业印章管理制度［J］.四川建材,2018(6):242-243.

作者:孙慧宇 钱诗萌 叶琛 单位:上海交通大学