电子档案管理在信息化建设的应用

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摘要：信息技术的发展是所有部门和领域的必然趋势，在档案的发展过程中，档案的发展也要跟上时代的脚步。电子档案的使用和管理在进一步发展中起着不可替代的作用。在档案的当前信息结构中，仍然存在许多问题，即档案的发展应旨在通过有针对性的措施促进数据的形成。随着档案管理的快速发展，档案的管理方式也发生了转变。现代档案管理对电子档案管理和管理的要求也有所提高。对与电子数据管理相关的问题进行了全面分析，并提出了具体的对策，以改善现在的档案管理问题。

关键词：电子档案管理；信息技术；档案工作；信息化

1前言

信息技术革命性地改变了世界，导致了电子档案的出现。电子档案是将传统印刷档案变成电子信息模式的档案，将传统印刷文件档案与电子文档档案进行了比较。很显然，将电子档案储存在计算机硬盘或者可移动式储存设备中，不仅设备存储空间很大，而且储存文件的硬盘很小，可以随时进行查看；另一方面，电子档案的处理速度比传统的纸档案要快得多，电子档案可以快速保存和切换文档，并且可以对单个信息进行有效分类。但是，纸质文件只能手动处理，这使得通过文件管理使用电子文件很有用[1]。

2电子档案在档案工作信息化管理中的前景

电子档案的特点：传统档案存在于薄纸上，也存在于石头、龟壳和雕刻品等。随着科学技术的发展，电子档案信息技术应运而生，电子档案在现代社会中的应用对于档案工作信息化管理而言非常重要。现代电子档案非常有助于档案工作信息化管理。电子档案的管理拥有着三个优势，分别如下：①高效性。现代化的电子档案管理对工作有帮助，使工作变得容易和更加方便管理。②随着公司对信息资源的需求越来越大，实用化已成为档案信息管理构建计划的核心部分。③真实性。即信息只有在可信的情况下才能在公司的工作过程中发挥出有效作用，而现代的信息管理方法可确保信息的真实性，因此在改善档案工作方面非常有帮助。信息时代下的电子信息分配更加全面、更快，可以基本实现自由流动。档案管理工作通过电子档案的方式，可以更快地传递电子档案，提高电子信息的有效性和真实性，从而提高工作效率。

3电子档案管理在推进档案信息化建设中遇到的问题

电子档案与信息技术的发展息息相关，为更好地管理档案作出了重大贡献。到目前为止，国有和私营公司、组织和个人创建电子档案的情况很普遍，并在各个行业中发挥了重要作用。在这种情况下，作为一个新事物的电子档案必然存在很多的问题和不足，需要发现并解决这些问题。3.1没有统一的标准。现在一切都是从头开始，为了推动电子档案的管理，需要针对有关档案信息的开发要求引入相对统一的标准。与电子技术相关的和与专用技术有关的电子档案，为了确保信息、原始数据在储存环境中的安全，相对于文件格式，更具针对性的电子文档涉及的文件相对较为复杂。已经证明，管理电子档案比传统的电子档案烦人得多，没有统一要求的工作要求会导致管理混乱。3.2对管理人员的培训。需要对相关技术人员进行培训，提升工作人员的业务能力，以提高管理的效率。电子档案的管理不同于以前的传统管理方式，面对的人不再是特定的某类人，因此应规范执行标准和要求，以便有关人员能切实地使用其功能。相比之下，电子档案的管理需要越来越多的新信息技术，这些新技术需要工作人员了解这些，才能更好地服务大众。电子档案管理人员由于缺乏管理实践，可能导致整体管理质量不佳。此外，电子档案管理人员的高迁移率也影响电子档案的管理[2]。3.3电子档案工作量大。电子文档是始终在数字技术的帮助下用于应用程序中，同时应结合最新信息建立功能良好的电子档案管理系统。电子档案通常支持在互联网数据平台上传输和接收档案，这要求处理大量的信息数据，所以电子档案管理工作量大。3.4信息安全。管理电子档案存在安全风险。当电子档案在计算机或移动驱动器存储时，它的安全性是一个严重的问题。首先，许多电子档案管理系统的设计不完善，并且当处理电子档案的信息时，很容易因断电或系统崩溃而导致数据丢失。此外，由于互联网上存在大量木马，如果安装了木马，或者如果犯罪分子入侵，窃取或操纵数据，则传递电子档案的风险就会增加，整个文件管理将陷入瘫痪。例如，最近的勒索病毒对许多医院、学校和企业的电子信息档案库造成了巨大的破坏和威胁。从这里来看，电子档案的安全性有了威胁存在，很可能将来会发生大规模的病毒爆发事件[3]。3.5电子档案的管理难度大。电子档案的管理人员没有专业能力。由于大多数电子档案管理都是兼职的，缺乏技术和专业知识。电子档案的管理不能依靠过去的经验来分析和规范档案。归档电子档案不仅仅是只需要了解纸质档案管理原理就行，或者就是具有计算机和网络技术人员就能掌握的技能。众所周知，我们不能盲目地认为能胜任纸质文件档案管理的人员也可以胜任电子文件管理，也不会自动假定任何了解计算和互联网技术的人都会归档电子文档。此外，对于电子档案的管理，易于编辑的电子档案必须首先以规范的形式存在，尤其是在最重要的信息方面，并在适当的规则下，否则以后统合起来会很耗费人力物力。另外，电子档案的分类非常重要，其结构合理，便于快速搜索和征用，并且不同行业需要档案的不同，需要制定客观、科学的分类规则；易于访问的电子档案，反过来需要考虑安全风险，包括需要采取对策的机密性和机密性的丧失；电子档案的转移和提取是在前三个步骤的基础上进行的，而文件管理者不具备操作和使用电子档案的专业知识，也就无法永久保存和进一步发展电子档案[4]。

4解决问题的建议

4.1加强电子档案安全管理系统。首先，要建立严格遵守适用法规标准的电子档案信息管理安全机制。其次，必须通过使用访问者权限来确保用于电子档案的管理和处理，来改进用于管理电子档案的软件和硬件系统。通过及时更新防火墙，提高网络抵御病毒的攻击，增加电子档案信息系统的安全性管理。4.2改进电子档案的管理机制。只有改进的电子信息管理安全系统才能有效提高管理效率。首先要做的是建立一个合适的电子档案管理系统，加强对电子数据管理的规范性监督，实现制度保障；其次，通过协调和紧密协同，将电子档案管理系统整合在一起。加强各个部门之间的联系，以管理有可能出现问题的电子档案，从而在出现问题之前进行全面的管理。同时，有必要简化管理流程，使电子档案的管理更加有效，更好地进行电子档案管理。重要的是要强调电子档案管理的重要性，通过促进技术和设备更新以及提高电子档案管理的质量来增加用于电子档案管理的资金。电子文件管理的主要目的是在日常管理过程中及早发现问题，而不是仅在发现问题后才消除它们。4.3统一标准。因为电子档案的管理涉及的方面太多，为了保证它的正常使用，并且使它们可以在许多不同的领域中发挥作用，在管理框架内建立一个系统的信息安全网络，并建立一个全面的系统。该系统可以保证档案资源的安全性，并在管理的各个方面提供相应的信息。4.4提高信息的安全。实际上，电子档案是一个新鲜事物，出现缺点和不足都是不可避免的。在网络环境中，很可能会丢失电子档案中的信息，这在很长一段时间内都会对管理电子档案造成影响。因此，在管理框架内建立一个系统的信息安全网络，有利于电子档案的信息安全，该系统可以保证档案资源的安全性，并在管理的各个方面提供相应的信息。4.5加强对电子档案管理人员的管理。信息专业知识的发展已融入日常生活和工作中，其中许多工作离不开互联网的连接。电子档案的管理，离不开管理人员。他们的任务不仅是确保电子档案信息的正确性。只有管理人员熟悉软件技术和硬件设备，才可以确保管理工作的效率，这是管理人员所必须拥有的技能。首先，在招聘电子档案管理人员时，不仅要注意人员是否具有档案管理技术，还需要了解招聘人员的信息技术，而且可以实现两方的有机结合；其次，对于正式员工而言，接受培训是必须的，每次培训的内容都要是为了解决当下电子档案管理过程中出现的实际问题，并且具有不同技能的员工在培训内容上应该有不同的侧重点。培训最重要的是要提高电子档案管理人员的专业技术水平，进而提高效率。

5结束语

社会环境发生了根本变化，为电子档案的管理带来了机遇和挑战。在社会的发展中，电子档案的潜能正在不断被发掘出来。本文通过分析电子文件管理领域的问题，希望可以有效地提高档案管理的安全性和总体水平。此外，本文还简要介绍了如何创建安全、高效的电子档案管理系统。

参考文献：

［1］李冬梅.机关事业单位档案管理中的电子档案管理研究［J］.现代经济信息，2017（24）：78.

［2］王海波.推动档案信息化建设，实现档案工作飞跃发展［J］.中国新技术新产品，2014（16）：44.

［3］吴晓云.试论电子档案管理在推进档案信息化建设中的应用［J］.赤子，2018（8）：170.

［4］蔡玲玲.电子档案管理在推进档案信息化建设中的应用［J］.卷宗，2018（21）：9.

作者:杨实尧 单位:山东淄博实验中学