高校档案管理信息化建设对策

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摘要：当前社会信息化技术的不断进步，为高校档案工作信息化管理提供了必要的背景和技术手段。然而因管理理念、人才缺乏、设施落后、制度缺乏、标准不一，高校档案管理工作仍是各自为政。本文拟研究和分析高校档案管理的现状，提出对策，以推动档案管理工作信息化的发展。

关键词：高校档案;信息化;建设;现状；对策

1.信息化背景下高校档案管理的意义和作用

信息化是一场革命，是互联网新技术+几乎所有领域。高校作为引领社会前进的阵地，实现档案管理的信息化有着十分重要的意义和作用。1.1信息化管理体现了高校管理工作的与时俱进高校是信息技术的积极应用者和受益者，信息化极大提升了学校的工作效率。档案工作是高校日常管理工作中非常重要的一部分。档案管理的信息化建设体现了管理工作的发展与时代同步。1.2信息化管理能涵盖更丰富、更多种类的信息当前，高校档案的种类越来越多，由单一的纸质档案，逐渐发展成图片、磁盘、音像、移动硬盘、云空间等多种载体，载体的容量也不断增加，所以高校档案的信息化管理对于储存更多种类、更大的信息内容是十分有利和必要的。1.3信息化使档案的管理和使用更为高效在信息化普遍应用之前，高校档案采取传统的管理方式，检索局限性大，效率低。相比之下，信息化管理能快速对数据进行储存、传输、检索及共享，省时省力，方便高效。

2.当前高校档案管理信息化的现状

在档案信息化潮流的推动下，各高校档案管理信息化建设取得了一定成效。但其发展还不成熟、不完善，面临着一系列的问题。2.1档案管理信息化系统统一管理不够。一些高校在学校信息化建设上力度很大，但是在档案管理上没有信息化工作机制、制度，没有统一标准和系统部署，存在各个业务部门各自为政的现象，导致相关资料数据不一致。2.2档案管理人员业务素质不高。当前高校档案管理缺乏既懂档案管理知识、又具备信息化技术的人才。其中具有研究生以上学历的专业人员凤毛麟角，档案管理大部分仍然以手工操作为主，对现代化信息管理知之甚少，培训也不足。2.3基础设施缺乏，建设费用不足不少高校在学校信息化方面投入较大，但在档案信息化管理中投入资金不足，导致档案管理仍然以传统纸质管理为主，信息化设备设施陈旧、落后，降低了档案管理和利用的效果。2.4档案信息化资源分散，保障体系不健全。由于档案信息化管理缺乏完善、健全的保障体系，导致一部分信息在使用的过程中出现泄漏的现象。如一些高校出现教师和学生信息泄密等现象，对高校造成安全风险和不良社会影响。

3.提高档案信息化管理的对策

针对上述问题，提高档案信息化管理水平，主要从革新观念、建设队伍、加大投入、建立制度上努力。3.1革新观念，提高认识只有领导层面真正改变观念，充分认识到信息化时展的趋势，信息传播的意义，档案使用的价值，高度重视档案信息化管理，把档案信息化建设纳入学校的日常工作中，提供人才、资金和制度保障，才能有效推动档案信息化建设工作。3.2建设专业的高素质档案管理人才队伍。要把改进档案管理工作作为建设高水平大学的不可缺失的工作任务，加大人才队伍的建设培养。一是真正引进高素质的专业人才，作为新时期档案管理工作的领头人；二是加强对相关人员的业务培训，提高业务能力和素质。3.3加大资金投入，健全基础设施。档案信息化管理要走向规范化，必须加强基础设施的建设。因此，高校要不断加大对高校档案信息化建设资金的投入力度，更新管理设备，完善档案管理基础设施。要建设独立的档案馆所，设置局域网自动管理模式，方便工作人员对档案进行编目、整理。查询者可以通过局域网检索，快捷查找使用信息资源。3.4建立档案管理信息化的相关制度、机制和标准。一是要建立档案管理信息化工作领导机制，实现统一领导部署；二是建立档案信息化有关制度标准，明确档案信息收集的种类内容，整合资源，统一标准，实现资源的有效集合、管理和使用。三是建立安全保障制度和技术手段，保证档案信息的安全性。在信息时代大潮下，信息化建设是衡量高校现代化的重要指标。信息化建设中档案信息化建设不可缺失。而档案信息化建设是不能够一蹴而就的，需要高校不断加大信息化建设人力、物力的投入，并提供制度机制保障，才能真正取得成效。鉴于当前高校档案管理信息化建设中存在的种种问题，本文因此提出一些建议，是为高校档案信息化建设提供思考。

参考文献：

[1]赵丹.浅谈高校档案管理信息化建设[J]中国管理信息化，2018(22)

[2]王海珍.高校档案管理信息化建设的问题与对策[J]办公室业务，2018（19）

[3]陈健民.基于信息化时代背景下的高校档案管理工作研究[J]济南职业学院学报，2017（05）

作者:徐香郧 单位:东莞职业技术学院,