人事档案管理信息化建设论文

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摘要：科技在进步、网络在提速，人们的生活逐渐信息化：通信有手机，出行有百度，购物有京东、淘宝，学习有各种各样的网络课程……信息化改善了人们的生活、提高了人们生活的质量。不仅是生活，工作也一样，信息化已经深入到生活的每一个角落。随着我国人事制度改革的不断推进，对人事档案管理的要求及对人事档案的利用率也在不断提升，传统的纸质档案无论是在管理形式上，还是在管理方式上都已无法满足时展的需要。一些发达地区已经在逐渐开始使用信息化的人事档案管理，人事档案管理的信息化已经成为未来人事档案管理的必然发展趋势。

关键词：人事档案；档案管理；档案信息化；建设策略

一、引言

人事档案记录了一个人的发展和成长经历，是一个人最重要的信息，是最重要的记录，也是国家和单位选拔人才的重要依据。人事档案管理是单位管理的一个重要组成部分，人事档案管理水平的高低无疑会对单位的管理及发展产生比较大的影响。由于人事档案管理非常重要，因此必须着力加强人事档案管理建设，提高人事档案的管理水平。随着网络信息技术的飞速发展，信息技术已经成为改善人民生活质量、提高单位经济效益，提高整个社会劳动生产率的重要战略资源，顺应时展，用新型的数字化人事档案代替原有的纸质化人事档案既可以有效提高人事档案管理的效率，又能有效提高人事档案的管理水平。北上广等发达地区已经有部分单位开始档案管理的信息化建设。

二、人事档案管理信息化的作用

人事档案的信息化建设对于提高人事档案管理水平，促进单位人力资源的合理配置、促进人力资源的高效利用、节约单位管理成本、减少单位管理漏洞等具有重要作用，具体来说主要有以下几点。（一）节约管理成本。人事档案作为重要的人事文件资料，往往需要有专门的房间存放。房间要防火、防潮，更要防盗、防人为损坏。日常工作中，要定期整理、清点，如果遇到变动档案还需要改变存放地点，要搬运到其他地方，不仅工作量大增加，还会增加人事档案丢失、损坏的风险。而电子化的人事档案则不同，只要将其存在两个不同位置的电脑中，又可以保护档案信息的安全。近些年随着互联网技术的近一步升级，将人事档案信息存在网络上，同样可以保证信息的安全。（二）减少管理漏洞。经过信息化处理的人事档案，是由电脑软件和人来共同控制的，通过合理的软件设计可以让人事档案的管理更加严密、审批程序更加科学。人事档案记录着人过去的学习生涯及职业发展，对一个人的未来职业发展至关重要，因此总有人试图通过各种方式来清除自己过去经历中的一些污点、夸大过去的成绩，因而会滋生人事档案管理上的腐败及其它不良作风。而电脑软件是设计好的，很多设定并不是操作人员可以随便就能改的。有些地方操作人员是能修改的，但也往往会有相互的制约，从而形成管理上的制约。此外，电脑日志还会记录下操作人员的每一步修改，因此，如果真有不法事件发生，相关责任人也能被顺利找到。这样就能在人事管理的程序上减少管理漏洞、降低人为因素的干扰，从而提高人事档案管理的质量。（三）方便档案查找。电脑及软件具有查找的功能，不仅查找的速度快，而且查找得非常彻底，不会有任何遗漏。人事档案信息化之后，可以方便地利用“搜索”功能来进行查找，既可以通过查找姓名，也可以通过查找“身份证号”“职位”“工作单位”等来查找。智能查找的速度快、质量高，因此能大大地提高人事档案管理的工作效率。（四）有助于单位间档案资源的快速传递随着我国经济的快速发展，单位间的交流、单位人员的流动日益频繁，人事档案的转移、单位间的人员合作越来越多。数字化的人事档案即查即用、传输方便，因而人事档案信息化建设有助于不同单位间人事档案资源的快速传递，有助于提高档案资源的利用率，有助于工作效率的提高。

三、人事档案管理信息化建设的策略

现在是信息时代，人事档案管理当然应顺应时展的潮流。运用信息及网络技术将人事档案信息化，能更新档案管理模式，提高人事档案管理的效能。但人事档案管理的信息化是一个系统工程，不能寄希望于一蹴而就，而应渐进式地稳步推进。在人事档案信息化的过程中，应注意运用以下几点策略。（一）要充分认识到档案管理信息化的巨大优势。理念是先导，要推动人事档案管理的信息化建设，人事档案相关工作人员特别是政府及单位的领导干部必须充分认识到人事档案管理信息化的巨大优势，接受先进的信息化理念，为人事档案的信息化提供支撑。思想上想通了、理念上认同了，在后面的具体实践中才能坚定方向、上下同心，从而更好地推动人事档案的信息化建设。在具体实践中，单位领导一定要对人事档案管理的信息化高度重视，政府人员一定要做好监督工作，对于认识不到位或心里有小算盘的单位或个人要做好说服教育及监督管理工作，以确保人事档案管理信息化的顺利推进。（二）完善档案管理信息化的软硬件基础。人事档案管理信息化，首先要构建电脑、网络等信息化环境，要完成电脑及信息化设备的采购、网络的组建、软件的调适等一系列工作。在这一阶段一方面需要一定的资金投入，另一方面要做好规划，请人事档案管理信息化方面的专家实地指导，以保证人事档案管理信息化软硬件基础设施建设的顺利完成。在此过程中，单位一定要保证资金到位，要积极购进先进的信息化设备，积极更新原有的落后信息化设施。（三）加强人事档案管理信息化的人才建设。无论是电脑采购、网络搭建，还是软件的调适都是一次性的，而在日常的人事档案的信息化管理中，需要精通人事档案管理的人才，需要能熟练运用人事档案信息化管理相关软件的人才，需要能保证网络安全运行，能保障网络信息不被窃取的人才。这就需要加强人事档案管理信息化的人才建设，培养一批懂业务、通技术、善管理的人才。这是既保障人事档案管理信息化运行的基础，也是人事档案管理信息化发展的保障。在对人事档案管理信息化队伍的建设中，一方面要加强对人事档案管理人员的招聘，将经验丰富、能力出众、思想品德好的人才请进来。另一方面还要对原有人事档案管理人员及对人事档案信息化还不够熟悉的员工进行培训以便快速提高他们的人事档案信息化管理水平。此外，还要加强考核及监督，以提高相关人员的积极性、主动性。（四）人事档案的信息要加强制度建设。信息化环境、人才建设是人事档案信息化建设的基础，但要保障人事档案信息化的顺利实施和长远发展，必须要建立人事档案信息化管理制度，使人事档案的信息化管理工作有据可依、有章可循，让制度为人事档案管理的信息化保驾护航。科学的制度有助于理顺工作思路，有助于规范人的行为，因此一定要加强制度建设，使其成为人事档案信息化、科学化、高效化的保障。（五）要对纸质人事档案与数字化人事档案合理整合。人事档案的时间跨度大、信息及资料多，难免会出现这样那样的问题。这就要求我们在人事档案信息化的过程中，将纸质档案与数字档案仔细比对、认真推敲，以科学严谨的态度构建起人事档案信息资料库，并逐渐建立起一个完整、准确的人事档案管理系统。（六）人事档案信息化要结合单位的具体实际。各单位的经营方式不同、业务不同、地域不同，各单位的具体情况也不一样。在人事档案的信息化建设的过程中，一定要因地制宜，要结合单位的实际情况，这样才能保证人事单位信息化的质量，才能保障人事档案管理信息化的顺利实施。

四、结束语

随着经济及社会的发展，信息技术的运用面越来越广。人事档案管理作为单位重要的管理组成部分，原有的以纸质档案已经越来越无法满足时展的需要，运用现代科技改变原有的人事档案管理方式已经势在必行。在人事档案管理信息化的过程中，既要注意信息化设备及人才的建设，又要加强制度方面的建设，同时还要充分考虑到与之相关的方方面面的问题。只有这样，才能让科技成为推动单位发展的动力，成为提高人事档案管理效能的工具。

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作者:冯小芳 单位:西安体育学院