档案管理信息化建设意义和方法

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摘要：随着社会发展和技术进步，档案行业在管理手段、开发利用等方面有了极大的发展与进步，特别是国家各级专业档案馆和档案管理中心，初步实现了信息化，实现了档案管理、开发利用的科学化、现代化和标准化。企事业单位的档案管理也有了长足的发展，但相对于国家专业档案馆在信息化建设方面存在一定差距，形成了与全国档案管理发展的脱节，在很大程度上影响了相互间的交流与合作，影响了企事业单位档案工作的发展。因此，加快我国企事业单位档案管理信息化建设，跟上国家档案管理发展的步伐，实现与全国档案信息的同步沟通，对于推进企事业单位的建设与发展具有重要的现实意义。本文就事业单位档案管理信息化建设意义和方法进行了阐述。

关键词：事业单位；档案管理；信息化；意义；方法

档案管理是一个古老的行业，在人类历史发展和社会管理中有着重要且不可替代的作用，它的现实意义体现在当今社会各个领域，国家建立了各级档案馆和档案管理中心，国家各级机关和各企事业单位设立了档案室，它真实全面地记录了国家政治经济、科学文化、工农业建设、军队国防建设、文学艺术等多个领域的发展历史进程和成果，对于指导当前国民经济建设和文化发展、社会管理、精神文明建设等发挥着重要的作用。随着社会发展和技术进步，档案行业在管理手段、开发利用等方面有了极大的发展与进步，特别是国家各级专业档案馆和档案管理中心，初步实现了信息化，实现了档案管理、开发利用的科学化、现代化和标准化，促进了我国档案事业的发展。企事业单位的档案管理也有了长足的发展，但相对于国家专业档案馆在信息化建设方面存在一定差距，形成了与全国档案管理发展的脱节，在很大程度上影响了相互间的交流与合作，制约了企事业单位档案工作的发展。因此，加快我国企事业单位档案管理信息化建设，跟上国家档案管理发展的步伐，实现与全国档案信息的同步沟通，对于推进企事业单位的建设与发展，具有重要的现实意义，已成企事业单位档案工作的当务之急。

一、档案管理信息化的概念与要素

档案管理信息化就是通过建立档案信息化管理系统和档案信息网络，将数字技术应用于档案的收集、编制、存储、查找、检索、传输、开发利用各个环节，改变传统纸质、影像、实物档案管理手段，实现档案信息资源数字化，存储集成化，传递网络化，开发利用智能化。其要素是档案信息资源、档案信息网络、信息技术和设备、档案信息化法规标准。

二、事业单位档案信息化建设的意义

1.档案管理信息化与无纸化办公实现无缝连接，能够减少管理工作成本，提高档案管理工作效率。档案信息化可以实现档案管理部门与单位各管理部门的网络连接，事业单位各项文字材料从制作到领导阅示签发，到职能处室承办，归档、建档都实现了网上流转和计算机处理，提高了单位管理工作效率和档案管理效率。2.档案资料的收集、整理、查询等工作变得非常方便，使得档案资料实现高密度永久保存。档案信息实现数字化处理，运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制目录，可以任意整序、分类、排列、检索，实现档案全文自动检索。档案储存实现集成化，极大地提升了档案信息存储量和高密度。3.能够实现档案资料更加安全的加密保护。档案信息管理系统可以借助墙技术、攻击检测技术和数据恢复技术等，实现对信息的加密和权限管控，从技术上保证档案信息的电子档案安全和保密，防控计算机黑客的入侵、网络病毒的泛滥等网络信息泄密事故的发生。4.可以实现基础数据的快速统计和分析。互联网时代的到来，使大数据统计与分析成为现代化管理的有效工具，也成为科学正确决策的依据。档案信息化为实现大数据统计分析创造了条件。如利用干部培训中心历年干部培训档案信息，开展干部培训人数、学习成绩、培训效果等大数据统计分析，更好地指导干部培训工作等。5.建立档案信息网络可以实现单位档案信息与全国同类单位和国家档案馆档案信息的互通交流和传递，为档案信息的开发利用共享创造了条件，提供了便利。

三、事业单位档案信息化建设的方法

1.制定单位的档案管理信息化的总体规划。事业单位档案信息化建设是一个系统工程，涉及单位管理的方方面面，应该在服从服务于事业单位整体发展战略的基础上，制定单位档案管理信息化建设规划，根据事业单位自身的特点与发展目标，在深入调查和科学论证的基础上，制定切实可行的档案管理信息化长远规划及近期计划，与单位其他管理部门的改革发展协调进行，与本单位公文管理、信息中心建设同步进行，与单位办公自动化系统的发展相适应，形成完整可行的相互支持的单位档案信息建设规划，实现档案管理信息化建设。2.逐渐实现档案管理的信息资源数字化。档案信息资源的数字化是进行档案信息化建设的一个重要前提和基础，档案数字化就是应用先进的信息数字技术，把单位各种物质载体形式的档案加工转化成数字化的信息，建立起档案全文数据库和档案目录数据库。具体做法为：一是单位在日常工作中形成的文字版公文以及电子版、影像资料通过数字化处理转化成数字档案存档；二是对于单位原藏各种介质载体的档案，选取重点且符合条件的档案进行数字化处理，使之转化成为数字档案；三是对于上级或兄弟单位传递的各种介质的公文及文字材料，在使用解密后转化成为数字档案，以此建成分类的数字档案数据库，实现档案资源的数字化。在此基础上，引进档案信息管理办公软件，运用计算机技术实现档案目录编排和检索，形成高密度的档案信息存储和快捷的查询调阅，为实现档案管理信息化奠定基础。3.建立档案网站，逐步实现档案信息传递网络化。事业单位要建立本单位档案信息站点和网站，以网页形式给人们提供相关的档案信息和服务，进行档案信息的网上咨询、查找，以及电子文件的实时归档及直接提供使用；档案网站要与本单位内部OA网联通，实现单位内部办公自动化系统与档案管理的互通，信息共享；把档案管理系统纳入本单位的管理信息系统，构建一体化系统，把本单位各个部门的信息统筹考虑进去，实现资源共享，最大限度地提升档案管理的综合效益和系统效益；通过互联网加入全国或地区区域档案网络，实现全国或地区档案信息网上交流互通，真正做到档案管理信息化和网络化；建设信息档案的网站，要重视所用设备的选择，使用标准化设备，使用先进主流产品，选择先进软件，并注重设备更新与软件升级，确保设备的先进性和软件的领先性，以此保证网站信息传递快捷和运行效率。4.档案信息化应做到规范化、标准化。规范化、标准化是进行档案信息化建设的一项重要内容，也是保证档案信息网络数据正常运行的基本条件。事业单位在进行档案管理信息化建设时，必须严格执行国家推荐信息化管理的标准，遵循地区信息网络管理规范，结合单位自身发展的需求和特点来制定内部的管理标准体系。在技术规范上，对数据库结构和格式等作出统一的规定，对档案数据库管理的软件、硬件的文档格式、数据指标等进行统一规范，以此实现档案信息在全国及地区网络传输解码中做到统一格式，数据共享，避免因软、硬件和文档格式的不同，造成数据无法转换解码或者不能读取的网络障碍。5.建立档案网站服务平台，为社会提供信息服务。事业单位大多承担着社会服务管理职能，掌握关系国计民生的有关信息，在政策允许的前提下，要积极利用档案信息网站和网络，建立档案信息网站服务平台，利用所藏档案信息为社会服务，与民生网、咨政网并网，采取信息互补、互通的方式向公民提供社会资信、民生信息、个人信息等方面的信息服务。与相关业务单位联网，实行业务信息互通互补。如给军转干部履职部门提供干部培训情况和专业能力信息，为军转干部提供学习咨询、网上辅导服务等，以此加强档案信息的开发利用。

四、事业单位档案管理信息化建设需具备的条件

1.要有档案管理信息化建设共识和意识。档案管理信息化建设是对传统档案管理的一次改革，不仅涉及传统管理理念的转变，还要进行不小的资金投入，再加上档案管理在事业单位整体工作中处于辅助地位，因此，开展档案管理信息化建设必须要有领导的重视和职工的共识。只有领导重视，才会有应有的投入；只有员工的共识，才有档案信息化建设的积极性和自觉性。这是开展档案信息化建设的前提条件。2.要有一支专兼职结合、掌握现代化档案管理知识的管理队伍。现代化档案管理知识包括：文书档案专业基础理论知识和实际操作业务技能；电子数据信息的采集技术，计算机软件的正确运用，互联网技术运用等方面的知识。单位要采取内部培养、外部引进的方法，尽快提高档案管理人员的综合素质，建设一支专兼职结合的高素质档案管理队伍。3.要具备符合档案信息化建设的设备、设施。硬件设备主要包括：计算机、数码照相机、扫描仪、语音输入器、多媒体传输设备等，以此完成数字模拟整合、数字编码、存储、传播等工作。软件则需要引进和购买系统软件，并及时进行更新换代。设施建设重点是配置符合数字档案储存保护的档案室和相关防磁防射线和防光照家具等。4.要具备网络安全保障体系，包括完善的网络管理办法，健全的管理组织和管理责任制，有效的技术防护措施等，建立完备的综合防范机制，确保网络传输和社会服务中涉及国家机密、专利技术、商业机密等档案信息资料的安全。

总之，事业单位档案信息化建设是我国档案管理的发展趋势，是实现国家档案事业发展不可或缺的部分，也是事业单位推进各项工作发展的必要手段。作为档案管理人员，我们要以新时代中国特色社会主义思想为指针，以国家档案局颁布《全国档案信息化建设实施纲要》为指导，与时俱进，加强学习，努力工作，为全面实现我国档案管理信息化做出应有贡献。

参考文献：

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[4]史向云.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].内蒙古师范大学学报（哲学社会科学版），2015（5）：166-168.

作者:宋林静 单位:河北省军队转业干部培训中心