学籍管理信息化建设重要性分析

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【摘要】在对院级学籍管理特点及现状进行分析的基础上，对加强院级学籍管理信息化建设的重要性展开探究，并提出了院级学籍管理信息化建设路径，为关注相关话题的人们提供参考。

【关键词】高等院校;院级学籍管理;信息化建设

一、院级学籍管理特点及现状分析

1．院级学籍管理特点。高校学籍管理工作主要集中在学院，由学院负责进行学生学习和实践活动的组织，并且负责由此产生的学籍档案材料的收集、整理、归档、保管和开发利用。从学生入学注册开始，学院就要完成学生学籍档案的建立，并直至学生毕业都要负责学籍档案的管理。在学生在校的3～5年内，学院将组织学生开展丰富教学活动，产生内容丰富且琐碎的学籍档案资料，包含学生基本信息、学籍异动材料、体检表、各项活动材料、成绩表、入党（团）材料、毕业鉴定表等，从而实现对学生在校情况的全面反映。2．院级学籍管理现状。学校在学生管理方面，普遍完成了教务管理系统、办公自动化系统等各种系统地建设。但在学籍管理方面，学院依然主要采用手动操作方式进行学籍档案资料的管理，学院办理的休学、转专业等手续大多为纸质资料，办理过程中不仅需要在相应汇总表中进行信息地填写，还要对年级表格中进行信息变更。在档案保存方面，纸质材料容易出现破损，导致材料信息不全。而各学院的学籍档案相互封闭，各成体系，难以实现信息沟通和交流。在档案管理方面，从现有情况来看，一些学院在学籍档案管理方面按照学期归档，一些则按照年度归档，导致学籍档案资料管理不统一，容易出现重复劳动的情况。而在档案利用上，采用手工查找档案方式进行信息查找和进行个人学籍异动等事项的办理，往往需要花费较长的时间，造成学籍档案利用率和准确率均较低。

二、院级学籍管理信息化建设的重要性分析

1．实现院级学籍统筹管理。在信息化发展背景下，各种各样的现代化教学管理手段得到了利用。加强院级学籍档案管理应用系统的建设，则能使学籍档案管理人员利用系统进行学生学籍信息的管理和维护，从而规范的进行学籍收集、整理等工作。在实际工作中，管理人员利用系统可以将各种分散的学籍档案资料信息进行分类整理和优化整合，即按照档案材料性质、作用，分别利用学生基本信息模块、学生学籍异动模块、学生能力信息模块、学生成绩信息模块等模块进行材料的整理和归档。针对多媒体文件、电子文件等各种信息资料，采用系统也能实现学籍信息统一管理，从而与学校各种信息应用系统进行顺利对接，成为学校信息管理中心重要组成部分，继而使各学院学籍档案得到统筹管理。2．提高院级学籍管理水平。加强院级学籍管理信息化建设，可以促使原本学籍管理方式得到改变，利用计算机实现各种学生学籍信息的录入，使相关材料得以用电子形式保存下来，为后续材料查找和使用提供便利。采用该种管理方式，可以通过网络完成各种学籍异动事项的办理，利用电子手续进行纸质手续的替代，从而有效预防信息丢失，使学籍档案准确性和管理效率得到提高。借助信息管理系统，学生、管理人员可以实现学籍工作的在线申请和办理，有效提升工作效率。伴随着高校办学模式的细化和学校不断扩招，学院学籍管理也将面临更加严峻的挑战，通过信息化建设实现学生学籍高效管理，则能使学生学籍管理成本得到减少，继而促使高校学籍管理水平得到提高。3．加强院级学籍档案利用。采取信息化建设的方法途径，也能使院级学籍档案得到更好的利用。因为借助信息系统，院级之间能够在学生学籍管理方面实现交互。借助网络，则能实现学籍档案资料数据的共享，为相关管理人员查阅资料提供便利。在学生日常管理方面，教师可以通过查询学籍信息确定学生奖惩情况、学习成绩和社会实践活动开展情况等各方面的信息，有针对性的对学生进行指导和教育，促使学生得到更好地发展。因此加强院级学籍管理信息化建设，可以通过规范收集学籍档案数据信息和科学整理学籍档案资料，使学籍档案得到更好的利用，继而为学生、教师和学校提供优质的服务。

三、加强院级学籍管理信息化建设的路径

1．建设院级学籍管理系统。明确院级学籍管理信息化建设的重要性，还要加强相应学籍管理系统的建设，才能满足新时期院级学籍管理工作开展需求。为此，学院还应加大学籍管理系统建设投资，聘请互联网领域专家学者进行适合学院开展学籍管理工作的信息系统地开发，以便采用先进系统高效开展学籍管理工作。而在软件投入方面，现阶段市面上有较多智能化档案管理软件，质量参差不齐，学院还应按照国家提出的学籍档案管理要求和自身情况做好软件地选择，保证系统采用的接口软件能够顺利与学校各种应用系统进行对接，为学习档案管理信息化建设提供保障。2．完善院级学籍管理制度。为保证院级学籍管理信息化建设工作能够落实，还应对院级学籍管理制度进行完善，加强对院级学籍管理现状与问题的分析，通过建设规范的学籍信息化管理体制实现资源共享，为学籍协同管理目标的实现奠定基础。在人员培训和考核方面，都要建立相应的制度，督促院级学籍管理人员加强信息技术的学习和得到信息素养的培养，更好的利用信息化手段开展学籍管理工作。在学籍信息录入方面，则要对学籍电子档案格式进行规范，要求各学院能够按照统一标准进行学籍档案编制，从而为学校实现学籍档案统筹管理提供保障。为此，还要加强审核制度的建立，在学籍档案信息被录入到系统中后，由专人进行严格审核，保证各项信息正确无误，保证学籍档案数据信息准确性，继而为各项学籍管理工作的开展提供依据。3．建设大容量学籍数据库。在学籍档案信息共享方面，学院还应完成大容量学籍数据库的建设，实现学籍信息资源共同建设。在学院学生数量不断增多的情况下，学籍信息量也将随之增加，所以需要完成大容量数据库建设，满足未来学籍管理工作需求。学生根据学号，可以通过校园网登录数据库，对学籍信息进行查询和补充完善。在学籍信息得到确认后，学院可以将信息上传至数据库进行保存。采用云技术，学籍管理人员可以完成服务器的设置，促使学籍数据库自动进行相关数据信息的上传，使云存储器信息始终与数据库档案保持同步。一旦数据库信息出现变动，云端学籍档案信息也将得到更新。各学院在进行学籍信息收集和整理时，则能直接通过云端进行信息下载，不仅能够避免数据信息丢失，也能实现学籍资料共享，因此能够更好的实现学籍资料信息的利用。在数据信息呈爆发式增长的背景下，高校学籍信息量也得到了不断增加。面对这种形势，学院应当认识到学籍管理信息化建设的重要性，需要通过建设学籍管理信息系统、完善学籍信息管理制度和建设大容量数据库推动学籍管理信息化建设，从而实现院级学籍材料统筹管理，提高院级学籍管理水平，使院级学籍档案得到更好的利用，继而更好的满足学院学籍管理需求。

参考文献：

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［2］张鸿媛．探究学籍档案管理的信息化建设［J］．办公自动化，2018，（15）：57．

［3］闫朝晖．浅析新时期高校学籍管理信息化建设的重要性与对策［J］．传播力研究，2018，（13）：211．

［4］郑良梅，蒲建萍．高校学籍管理信息化建设的必要性及对策研究［J］．现代职业教育，2017，（31）：12．

作者:赵雅妮 单位:天津商业大学信息工程学院