高职档案管理信息化建设探讨

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摘要:高职院校档案记录着学校的各项活动内容，包括学校的发展历史，招生情况以及学校教学活动等，档案管理工作也是高职院校管理内容的重要组成部分。随着科学技术的快速发展，尤其是信息网络技术的普及，档案管理信息化也成为高职院校发展的必然趋势，就建设现代化的信息档案管理体系对高职院校发展的意义，以及通过什么样的方式进行建设两个方面进行探讨。

关键词:高职院校;档案管理;信息化

1档案信息化建设的含义

档案信息化建设主要是指利用现代科学技术实现档案数据采集的自动化、信息处理的规范化、资料使用的便捷化、档案管理的一体化。档案信息化建设不同于传统档案管理模式，它与计算机网络紧密结合，通过规范、统一的档案处理系统，将传统纸张档案转化为数据档案，档案信息化建设离不开专业的技术人才，既需要了解档案的基本工作流程，也需要掌握计算机技术的操作运用。

2档案信息化建设的重要意义

2．1有利于推动高校现代化管理水平，提高档案管理效率。档案信息化建设是高校现代化建设的重要组成部分，更是高校管理工作的重要内容，档案管理包含多方面的内容，既有科研、教育内容，也有规章制度、校园建设等方面内容，提高档案管理的信息化水平有利于加大高职院校的信息化建设力度，提高管理效率。高职院校在进行档案信息化的建设过程中会对相关信息化设备进行升级改造，培养一批现代化信息技术人才，提高信息化管理系统。档案信息化建设是高校进行现代化建设的前提和基础，通过信息化建设能够确保高校工作的顺利开展，为高校科研、教育工作提供便利。2．2有利于提高档案管理水平，增强档案利用率。档案信息化建设能够将传统纸质档案转化为数字档案，实现档案的数字化管理。这样用户就能够通过网络获取所需要的档案信息，实现档案信息的重复利用。信息化档案不会受到外界因素的影响，不会因为使用不当而造成破损或者毁坏的现象发生，而且通过网络能够提高信息档案的使用效率，只要是合法用户都可以进行档案资料的查阅和使用。另外，信息化档案在管理上也比较方便，只要通过档案管理系统对信息进行录入、保存、存档就能够使用，而且对于新增档案信息和内容都能够第一时间进行补充，提高档案的及时性和完善性，档案管理人员也能够通过管理系统快速的查出档案信息，提高工作效率。2．3符合现代化的发展需求，实现档案管理的优化升级。随着我国教育水平的不断提高，高职院校的数量和规模在不断扩大，在学生人数不断增长的过程中，高职院校的各种管理工作也变得较为困难，学生档案信息处理也较为麻烦，而通过档案信息化管理体系的建设，能够有效的提高高职院校档案管理效率，适应现代化教育的发展需求。

3档案信息化建设的方式

3．1转变传统管理理念，提高信息化建设意识。想要实现高职院校档案信息化的顺利开展，就需要提高高职院校档案管理人员的现代化意识，转变传统管理理念，只有如此才能确保档案信息化建设的顺利开展。首先，高职院校要做好信息化建设的宣传工作，定期对档案管理人员进行培训，提高他们的认知水平;其次，要提高档案管理人员对现代技术的了解，高职院校可以聘请一些档案信息化建设优秀的管理人员到学校开展交流学习活动，让档案管理人员认识到档案信息化建设的重要意义，从根本上提高对档案信息化建设的重视度。3．2加大档案信息化建设的投入力度。想要实现档案信息化建设，就需要加大档案信息化建设的投入力度，从多个方面确保档案信息化的顺利实现。首先，要完善校园网络建设，为档案信息化建设提供基本保障。档案信息化建设是在网络环境下完成的，通过网络能够实现档案信息的数据化处理，并将档案信息传递到档案管理系统;其次，要完善硬件设施，购买计算机、交换器等基础设备，为档案信息化建设提供必备工具;再次，要有完善的软件系统，高校可以自己购买档案管理系统或者通过技术人员制作自己学校的档案系统，只有具备高效的档案处理系统才能有效将传统档案转化为数据档案，实现档案数据化管理;最后，还要提高信息化档案管理的防御措施，确保网络环境下档案信息管理的安全性，要建立安全防护系统，定期对网络环境进行检测，为档案信息化管理提供一个稳定、安全的环境。3．3培养信息化档案管理人才。人才是档案管理的基础，在建设档案管理信息化的过程中，必须要重视专业人才的培训，提高档案管理的效率。首先，要提高传统档案管理人员的计算机水平，通过培训提高他们对网络档案管理系统的使用，实现人才的优化升级;其次，要引进现代化档案管理人才，提高管理队伍的整体水平。

4结语

高职院校档案管理信息化建设是现代化发展的需求，有利于提高高职院校的管理水平和档案使用效率，在信息化建设中，高职院校要结合自身情况，从高职院校档案管理的具体情况出发制定合适的信息化建设策略，只有如此才能有效发挥高职院校档案管理信息化的水平。

参考文献:

［1］宋晓玲．新阶段高职院校档案管理信息化建设浅析［J］．陕西档案，2016(1)．

［2］季顺霞．高职院校档案管理的信息化建设探析［J］．中国管理信息化，2015(9)．

作者:李晶国 单位:赤峰工业职业技术学院