事业单位档案管理信息化探讨

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【摘要】在市场经济和信息技术快速发展的背景下，我国各项事业逐步朝着信息化方向发展，作为事业单位的重要内容，档案管理信息化建设直接关系到单位工作效率。这就需要做好事业单位的档案管理信息化建设工作，以此实现档案信息的共享，促进档案部门管理效率与服务质量的提升，推动档案的专业化、科学化管理。本文就对事业单位档案管理信息化建设中的问题进行分析，并试探性提出几点解决路径，以便相关人士借鉴和参考。

【关键词】事业单位；档案管理；信息化建设；问题；解决路径

对于事业单位档案管理而言，其作为一项隐性工作，为特殊的事业单位工作提供了基础。然而在档案管理工作过程中，存在诸多问题，如人员素质不高、缺乏明确的管理目标等，导致档案管理缺位，无法实现预期的效果[1]。所以在工作中需要立足实际，适当增强人员的综合素质，明确管理目标，科学融入信息化建设，进而实现档案管理的信息化建设，达到档案管理创新发展的目标。

一、事业单位档案管理信息化建设概述

（一）重要性。首先，促进档案查询借阅效率的提升。对于传统的档案管理方式而言，档案查询问题是纸质档案管理的最大困扰，这是因为纸质档案多存储于特质档案盒中，根据顺序保存在档案架或档案柜中，借助档案目录查阅或确定档案存放位置，继而找到档案。同时在借阅档案环节，由于纸质档案具有易损性的特征，必须要做到随借随还，借阅的时间不能过长，防止档案损坏现象的出现。而随着档案管理的信息化建设，档案都属于电子文档，利用计算机进行快速准确地查阅，通过拷贝复制等方式提高档案管理效率，避免损坏原始档案。其次，实现档案管理期限的有效延长。以往事业单位在档案管理工作中，基本选用纸质存储的方式，即利用纸质来存储档案资料信息，而纸质易受外界环境的影响，增加了档案资料管理、储存、采集等环节的难度[2]。档案管理的信息化则是利用网络平台和电子平台进行管理，用磁盘存储档案，对档案管理模式进行创新和优化，从而节省保存成本，提高档案资料的完整性和安全性，确保档案管理的信息化建设。（二）问题。事业单位档案管理信息化建设中的问题主要可从如下几点进行分析：①信息化程度不高。当前信息技术被广泛应用在各个领域，尤其是事业单位的档案管理工作，然而在实际工作中缺乏较高的信息化程度，依旧沿袭传统的纸质档案管理和手工管理方式，致使纸质档案出现损毁现象，增加查阅难度，降低档案管理工作效率，不利于档案的开发利用。②不重视档案管理信息化建设。事业单位领导不能理性感知信息化社会，对档案信息化建设的重要性加以忽视，无法发挥出信息化建设的优势，只片面认为信息化建设属于趋势的需求，所以将其作为形式主义事物进行完成，导致该项任务流于表面。同时在档案管理信息化建设过程中，没有投入充足的财力、人力和物力，使得档案信息化建设缺乏有力的支撑，难以达到信息化管理的目标[3]。③人员综合素质低。强化档案管理人员的工作能力，在档案信息化建设中发挥着重要的作用，但目前事业单位档案管理人员缺乏较高的综合素质，不能满足档案管理信息化建设的实际需要。如部分事业单位没有培训或更新档案管理人员，管理人员缺乏丰富的信息化管理经验，在档案管理工作中无法满足科学、准确、熟悉的要求，不能满足信息化建设的多样化需求，影响档案管理工作的顺利开展。

二、加强事业单位档案管理信息化建设的路径

第一，加强档案管理与信息化技术的结合。档案管理信息化建设过程中，需要完善档案管理设施，科学利用信息网络技术，恰当运用信息化的平台及管理模式，严禁盲目采用现有的管理系统，而要立足实际需求，有针对性建设信息化平台，进一步提高档案管理的水平。可以说，加强档案管理和信息化技术的结合，能够避免档案管理停留于传统的思维模式上，防止与信息化建设出现断层，加快档案管理信息化建设的步伐。第二，注重档案管理信息化建设。事业单位在档案管理工作中，要想实现信息化建设的目标，必须要在管理层面意识到信息化档案管理的重要意义，加强相应物力、财力、人力的支持，实现档案信息化建设的目标[4]。此外，事业单位领导层必须要对自身关于信息化社会的知识架构进行适当补充，充分意识到信息化建设在档案管理工作中的优势，强化档案管理信息化的建设，组织相关的宣传工作，让单位人员认识到档案信息化建设的意义，为档案管理信息化建设提供强有力的保障。第三，提高人员综合素质。事业单位档案管理人员在信息化操作技能方面有所欠缺，无法熟练利用计算机技术进行档案管理工作，致使档案的修改与录入存在一定难度，降低工作效率。因此事业单位要加强人员的技能培训，使其熟练掌握相关技术和操作方式；或者是引进优秀的人才，减少人员因操作不熟练而产生错误的档案信息，从而提高档案管理工作效率，实现档案管理的信息化目标。除此之外，单位要鼓励档案管理人员要从思想上重视档案工作，对其所需注意事项进行充分认识，或者是加强人员专业能力的考核，构建科学有效的考核制度，培养出符合岗位所需的高素质的人才。第四，加大资金投入。档案管理信息化建设需要投入大量的资金，而建设的前提就是馆藏档案的数字化，所以档案部门在硬件设备方面应该积极引进必需的应用设备，如刻录机、扫描仪、打印机、计算机等，在档案管理工作中适当渗透现代化的计算机技术及管理手段。通常工作人员应该借助先进科学的硬件设备，转化、扫描、补充、整理馆藏档案资源，注重各环节的具体要求，利用各类文档处理软件来整理建立的数据库，保障检索服务的高效性；或者是建立各类网络安全防护系统，注重数据信息的备份与加密等工作[5]。随着信息技术的发展及完善，必须要做好电子档案的维护及更新工作，加大资金投入力度，确保经费的基础上，实现档案信息化建设工作的持续稳定发展。

综上所述，事业单位的档案管理属于一项基础型和职能型的管理工作，在信息化建设过程中还存在一系列问题，如信息化程度不高、不重视档案管理信息化建设、人员综合素质低等，导致档案管理工作无法有序实施，影响档案管理信息化建设。针对这种情况，事业单位必须要立足实际，加强档案管理与信息化技术的结合，注重档案管理信息化建设，提高人员综合素质，加大资金投入，通过信息化的方式实现档案的科学规范管理，最大限度发挥出档案工作在管理及服务方面的潜在优势，加快档案管理信息化建设的步伐。

参考文献：

[1]李卫东.事业单位档案信息化建设的问题研究[J].黑龙江科技信息,2017,(03):195.

[2]王小红.浅析事业单位档案管理信息化的有效建设策略[J].经营管理者,2017,(08):267.

[3]吴晓芸.关于事业单位档案信息化建设的探讨[J].经营管理者,2017,(22):261.

[4]郭鹏.浅析事业单位档案管理信息化建设的可行性路径[J].才智,2016,(25):248.

[5]侯然然.强化事业单位档案管理信息化建设的几点思考[J].黑龙江科学,2014,5(07):196.

作者:高娟 单位:山东省威海市道路运输管理处