疾控档案管理信息化建设探讨

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1疾控档案信息化建设的必要性

1.1传统档案管理工作强度高疾控机构日常工作。中留下了大量的档案资料，使用传统手段的对这些档案进行收集、整理、保管，然后进行检索利用的方式，已不能适应信息化时代信息利用的形势，也无法满足现代档案管理工作的需求。而且疾控信息化的实施也为档案工作带来了全新的理念，我们从实际出发，提出了适应新形势的档案管理工作思路，在一定程度上减轻了档案管理工作者的工作强度，提高了工作效率，在很大程度上节省了传统档案对大量存储空间的需求，同时也有效减少了对现存纸质档案资料的破坏。1.2传统纸质档案不易保存传统的纸质档案要求。保护条件高，在使用过程中容易出现损坏，不可复得，而电子档案存储量大，易保存，节约了大量的人力物力和保存空间，延长了档案寿命。1.3办公自动化逐渐普及近年来随着信息技术的产生，中心各项工作已全面向着办公自动化方向发展，我中心在慢病防控登记报告系统、传染病防治、儿童计划免疫接种卡管理、居民健康档案建立、门诊查体系统应用等方面运用了电子管理，期间产生了大量的电子档案，为今后更好地开发利用档案提供了必要的基础条件。

2档案信息化建设的基本思路

本中心实施档案信息化建设，首先遵循了“资源为先，标准规范，整体推进，确保安全”的原则，把信息化建设作为未来疾控档案工作的首要任务，制订了适合现代档案管理工作需要的《档案管理规范化手册》。2.1档案管理系统为重点。利用现代化的档案管理系统，来实现目前档案管理工作的信息化建设。(1)通过建立统一的标准和规范，我们重新梳理、整理了全中心的文件管理流程，主要是规范统一各业务科室的文件管理模式和形式；(2)开发相应软件，创建更加充实完善的档案信息共享服务平台，借以来支撑中心档案管理工作的全过程信息化处理，主要涵盖档案信息的收集和采集、整理与移交、接收与保管、存储与借阅、编纂与、上报等内容，逐步将以业务管理模式为主，转变为服务化管理模式为主，同时不断探索新的服务模型作为业务档案管理的基础。不断拓展和创新业务流和数据流，将其应用在新的服务模型的系统平台上，不断提升疾控档案管理系统的科学化、信息化水平。2.2以条码管理作为主要方式。主要思路就是用条码将档案进行分类、分区，分别进行整理，并将基础信息录入系统。条码管理是基于条码技术、RFID(无线射频自动识别)技术和现代化档案精益管理思想开发出来的。实现自动化管理，有效地对档案流程和空间进行管理，实现批次、单次管理，快速归档、借阅、移交和档案盘点。条码技术与信息处理技术相结合，帮助我们合理地利用库房空间。使用SQLSevery、Oracle、Sybase、DB2等关系型数据库存数信息，有效地进行档案的管理。2.3以条码枪作为辅助工具我们探索了将现行比较成熟的条形码技术用于档案管理信息系统中，来实现疾控档案的信息收集、采集与输入这一模式。经过对比之前的单纯的人工输入模式，发现已经大大提高了我们档案管理系统的实用性。其中，借阅、归档扫描主要用于扫描档案的条码标签，无需节制；而入档、出档的扫描则是扫描枪由信息系统节制，相符入档、出档的档案，扫描枪“绿灯”亮标识可以入档、出档。不相符入档、出档的档案，扫描枪“红灯”亮标识；同时可以设置成自感到扫描形式：即扫描枪主动感到条码并读取，感到不到条码时主动切换到灭光状况，很好地掩护了扫描头，这就防止了扫描枪设置常亮时形成的扫描枪寿命减短的优势。另外，鉴于目前的实际使用情况，推荐配备抗摔、防尘到达IP54水平的扫描枪。2.4以信息安全为根本。当前档案管理的信息化已成为必然发展趋势，《中华人民共和国网络完全法》已经于2017年6月1日开始施行，在此种情况下，人们对档案信息的安全越发关注。尤其是近年来，各疾控机构对于信息技术的利用不断深入，档案管理的思想和观念也在这股浪潮中不断提升，档案信息管理的难度也日益增加，而且档案信息安全问题很多，这就对档案信息管理工作提出了更加严格的要求，需要我们对影响档案信息安全的各种因素进行剖析，找出重点影响因素，发现重点危害因子，在日常管理中采取科学、可操作性强、易于实现的措施加以强化管理，才能提高档案信息的安全性。同时借助公安等部门的技术手段，加强中心网络和相关数据库的安全，对易被攻击利用的档案进行加密，对档案使用进行权限设置，全面确保实现档案资料的安全管理。

3疾控中心信息化建设中取得的成就和存在的一些问题

2012年通过不断加强中心档案室档案信息化建设和管理，中心档案室达到档案规范化管理省一级标准，在全市第一家获此荣誉。通过近几年的档案信息化建设，实践中出现的最主要问题是大部分档案资料未实现全部数字化存档，档案管理信息化初期工作量巨大，不能全部档案实行电子调阅，只能查到目录级；其次专职档案人员少，大部分兼职档案员都是非档案专业出身，对档案的管理工作还出于边干边摸索的阶段。这就要求我们的疾控档案工作人员尤其是非档案专业的兼职档案管理人员，必须要加强自身的学习，努力提高档案专业知识，严格遵守档案管理的各项规章制度和保密安全等制度，确保档案信息的安全性，同时建立健全严格的责任追究制度，责任落实到人。

综上所述建议全国疾控系统档案管理可以建立使用统一的档案信息管理系统，使用统一的管理模式，进一步规范电子档案，为资源共享打下基础[2-5]。

参考文献

[1]冯惠玲，张辑哲.档案学概论[M].第2版，北京：中国人大出版社，2012：1-261.

[2]胡国忠，汪建文，李琼燕，等.疾病预防控制电子档案建立与管理的探讨[J].中国公共卫生管理，2014，30(6)：824-826.

[3]郝飞.唐山市医疗卫生系统档案信息化建设论述[J].唐山学院学报，2015，28(2)：9-11.

[4]孙洪坡.关于医疗卫生系统档案的电子化管理分析[J].科技风，2015(8)：193-194.

[5]倪乃丽，王福贤，高英敏.新时期下医疗卫生系统档案管理现状与对策[J].档案管理，2016(7)：309-310.

作者:李舰 王园园 李文宇 单位:潍坊市疾病预防控制中心办公室