高校档案管理信息化建设论文

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高校的档案管理对于高校的发展有着十分重要的意义，因此如何在今后的发展过程中对于信息技术进行融入就成为了档案事业面临的主要问题，由此可见，对于档案管理的信息化进行大力建设十分必要。

一、高校档案管理工作存在的问题

(一)手段落后，意识淡薄。当前许多高校中的领导阶层没有对档案管理工作进行足够的重视，而是过于重视教学工作和科研工作的开展，因此在日常中忽视了对于档案工作的管理，而在对于档案进行应用的过程中才发现档案应有的优势没有得到充分的发挥。高校领导大多认为档案管理即简单对档案进行保管，而没有真正意识到管理的内涵，因此缺乏对于技术的使用以及资金的投入，从而使得现代化的档案管理技术难以得到应用，不仅不利于档案的安全，也使得档案的使用十分不方便。很多高校仍采用传统的档案管理方法，通过人工进行整理，效率十分低下，难以对于档案中的内容及时进行找出。(二)管理人员专业素质不高，管理机构设置不合理。许多高校通常在档案管理部门中任职家属，因此这就造成了档案管理工作质量的低下，档案工作人员不仅不能熟练掌握档案管理的技巧，一些年纪较大的人员还不会对计算机进行操作，极度缺乏掌握专业知识并且可以熟练操作计算机的专业性人才。随着当前时代的不断发展，传统的档案管理手段已被淘汰，并且相关人员经过学习和培训后的专业素质也较高，而高校中不仅管理手段落后，人员专业素质也较低，因此高校当前的管理状态难以满足档案管理的发展。(三)档案利用低效化，档案功能单一化。高校中档案机构所保管的档案数量很多，并且种类繁杂，因此若不能及时树立高校档案管理意识，就会使得效率十分低下。当前高校对于档案的管理只停留在整理、分类和保存阶段，远不能满足教师和学生对于档案使用的要求，因此想要真正发挥高校档案资源的作用，就需要结合自身当前的管理方式不断融入新技术，从而建立起适合自身的档案管理方式。

二、高校档案管理的重大作用

随着当前时代的不断发展，信息技术在我国的应用也越来越广泛，因此将信息技术在档案管理工作中进行融合就能够顺利解决许多档案管理中存在的问题，提升档案资源的利用水平，从而进一步为师生的使用提供便利。高校的信息化档案管理是高校实现现代化的重要标志，并且为了使高校的档案管理实现长足的发展，信息技术在其中应用的必要性也进一步得以提升。信息技术融入到了档案管理之中，传统的档案管理观念仍然应用十分广泛，不仅难以使信息满足师生及时使用的要求，也对信息化发展起到束缚作用，因此高校档案信息化建设就变得十分必要。传统的档案管理由工作人员手动进行分类整理以及保管，在这一过程中需要工作人员反复进行查验，过程十分繁琐，并且工作量很大;在查找相应资料的时候也十分麻烦，而进行了信息化建设之后，管理人员只要将内容输入就可以永久进行保存，十分便捷，不仅实现了省时省力，也提升了查找的效率，不仅仅通过管理人员就可以对于内容进行查询，一些有权限的人也可以使用档案。工作人员在这一过程中降低了工作量，提升了工作效率，可以潜心研究一些更加先进的管理技术，从而在今后的档案管理过程中投入应用。并且还可以将档案管理领域进行扩展，可以在其中加入对于教学信息的，从而实现内部检测机制的建立。

三、推进高校档案管理信息化建设的对策建议

推进档案管理工作的信息化是当前各大高校所面临的主要问题，因此就需要在发展的过程中对于信息化建设的手段进行探讨。(一)档案管理规范化，工作流程标准化。对于档案管理工作进行建设应关注档案管理的方式，只有建立起一套规范性的工作标准，并且严格按照以上内容进行执行，才能够使得档案管理进一步规范化。一是高校应该对于档案目录标准进行制定，由于信息的内容很多，种类涉及的也十分广泛，因此这就要求档案管理按照目录进行规范化的分类，并且保证利用网络进行查找的便捷性。否则，不仅不能够使得档案中信息的内容按类划分，还会使得其中的内容查找起来十分麻烦，效率较低。二是高校应该对于相关的规章进行严格的制定，在制定过程中可以对于其他高校的内容进行参考，也应结合本校档案管理的实际情况进行结合，从而制定出符合本校实际情况的相应规章。例如档案在用无纸化管理后，应对于管理人员的使用权限设置，从而按照统一的标准对于档案管理系统进行规范化使用。(二)数字化档案信息库的建设。随着科学以及信息技术的不断发展以及完善，高校的档案管理信息化内容也不仅仅应该局限于校内，而是应该将各大高校的档案联系到一起，并在其中融合该高校自身的特色，以实现兄弟院校之间资源的共享，从而借鉴其他高校档案建设的优点，不断将自身的档案管理体系进行完善。档案中的部分内容应该可以提供给教师以及学生进行使用，建立起一个可供大家共同使用的数字化平台，加强教师以及学生对于资料进行查找的方便程度，进一步提升档案管理的服务水平。(三)加强队伍建设，提高管理人员信息素质。在对于高校档案进行管理的过程中，管理人员的素质起着十分重要的作用。档案人员的素质直接影响到档案管理的综合效果，因此高校应该对于高素质的人才进行聘请，要求相关人员不仅熟练掌握专业知识，具备创新能力，思想与时俱进，还要求其能够对于信息技术进行熟练的掌握以及使用。在工作过程中可以对于相关的专业性培训进行组织，提升相关人员的专业技能，还可以通过同业人员之间的探讨从而互相吸取经验，提升对于档案的管理效率。在这一过程中高校还应不断对于管理人员的道德规范进行强化，从而使得人才全方位发展。在这一过程中不断将档案管理队伍进行强化，吸引更高素质的人才，从而进一步推进档案管理信息化的进程。

四、结语

高校档案管理对于高校的发展有着十分重要的作用，虽然当前高校档案管理较以前有所改善，但仍存在许多的问题与挑战，因此高校的档案建设仍具有紧迫性，这就要求各大高校在今后的发展过程中，这一问题更加重视，不但从技术的应用以及观念的更新方面进行着手，还要加强相关人员的素质，从而使得高校档案信息化建设进一步得以完善，方便工作人员的操作以及师生的使用，从而促进高校今后的长足发展。

作者:国忠 单位:山东师范大学图书馆

【参考文献】

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［2］李涛．高校档案管理信息化工作初探［J］．合肥工业大学学报(社会科学版)，2010

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