浅析地方病防治机构档案信息化建设

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1引言

地方病防治机构是地方病预防与控制和进行科学研究的卫生事业单位，其肩负着重大的社会责任，而其档案资料的管理工作是对地方病预防与控制、科研工作最为直接的反映，对地方病的预防、控制、科研工作有着深远的意义。随着信息时代的发展，在大数据背景下，档案信息化建设已成为档案事业发展不可缺少的要素。加快地方病防治机构档案信息化建设，这将对地方病防治事业可持续发展起着关键性的作用[1]。地方病防治工作是公共卫生事业可持续发展不可或缺的重要组成部分。地方病防治机构档案信息化建设不仅能实现各类地方病预防、控制、科研工作的信息安全、快速地传输和共享，还能为公共卫生管理和其他应用系统数据传输提供可靠的参考平台[2]。

2地方病防治机构档案的特殊性和重要性

地方病防治机构承担着地方病预防与控制、科研，并参与公共卫生的管理与服务。地方病防治机构的档案与一般的文献档案有所不同，它全面系统地记录着辖区内发生过的地方病事件的发生、发展、调查、干预、结果等资料，是对地方病的发展趋势进行准确预测以及提出科学、有效的预防措施的重要依据和参考资料[3]。所以说，地方病防治机构的档案资料在提高地方病防治工作、保障全社会的公共卫生安全等方面发挥着关键性的作用，能够做到早发现、早预防、早控制。

3档案信息化建设的含义

档案信息化建设是指档案信息的数字化，是指利用高速扫描技术、数据压缩技术、数据库技术等手段，将已归档保存的电子档案和声像文件、纸质文件等传统介质文件档案组织成系统化具有有序结构的档案信息库[4]。档案信息化建设是档案事业向前发展的战略目标，是国家信息化战略在档案事业中的具体体现。档案信息化建设应以现代化的信息技术、网络技术和计算机技术为手段，以服务于全社会为宗旨，以现代管理学为理念多学科交叉应用的新型档案工作模式，不断适应大数据背景和数字化环境下档案事业的发展趋势，提升档案服务效率和管理水平，挖掘档案的社会价值，不断提高整个民族的道德修养和文化素质，造福于子孙后代[5]。

4地方病防治机构档案信息化建设的意义及必要性

档案信息化建设改变了地方病防治机构传统的纸质档案管理工作繁杂劳动模式，地方病防治机构的档案管理工作在地方病的预防与控制、科学研究、保障全社会的公共卫生安全等方面发挥着重要作用，是地方病防治管理工作的重要组成部分[6]，随着时代的发展将会产生越来越多的数量庞大的地方病防治档案资料，虽然传统的纸质档案管理模式中也使用了一些分类标记等好的管理方法，但随着越来越多的地方病防治档案资料的产生，如果继续采用传统的纸质档案管理工作模式，这无疑消耗大量的人力、物力和时间去整理这些档案，影响了工作效率；纸质档案由于其固有特性，随着时间的推移即使保存条件非常严格也会逐渐变质被损坏、过于频繁使用和查看会加速损坏程度，造成信息丢失。而充分利用科学化、信息化的档案管理手段，不仅能够合理有效地对档案信息进行数字化有序排序和分类，还能够使用各种信息化功能进行复制、传输和检索，大大地提高了工作效率和方便使用，而且档案信息化的出现，通过电子档案实现档案管理，使得档案的保管和使用不受条件的限制，更好地保护纸质原档案[7]。在信息化和大数据时代，地方病防治机构档案信息化建设的意义和必要性得到了充分的肯定和证明。

5地方病防治机构档案信息化建设现状

5.1落后的基础设施建设地方病防治机构的档案信息化

管理与传统的纸质档案管理工作模式相比，对外界的条件要求降低了许多，但档案信息化管理与计算机的硬件、软件环境建设有着密切的联系，由于受到投入资金不足的影响而制约了计算机硬件、软件环境的更新和建设，从而造成了基础设施的落后，影响地方病防治机构的档案信息化建设的推进[8]。

5.2档案管理人员专业素质和业务能力普遍较低

地方病防治机构的档案信息化管理对档案管理人员的专业素质和业务能力要求更高，不光要求具备档案学专业知识，还要求具备信息化管理专业知识，然而地方病防治机构的档案管理人员大部分都不是档案学专业毕业生，专业素质和业务能力普遍达不到档案信息化管理的要求，有丰富的档案学经验的档案管理老职工对计算机系统的熟练应用和操作能力欠缺，能够熟练应用和操作计算机系统的年轻档案管理人员却缺乏档案学的丰富经验，从而影响地方病防治机构的档案信息化建设的推进[9]。

5.3档案信息化安全得不到保障

地方病防治机构的档案资料具有特殊性、复杂性和重要性，其内容涉及地方病预防与控制、地方病防治科学研究、地方病疫情信息资料、突发流行的地方病资料等，这些档案资料直接影响到老百姓的人身安全，要具备一定的保密性，必须严格按《保密法》做好保密工作。然而地方病防治机构的档案信息化管理缺乏相应的档案信息化安全管理规章制度及先进的防病毒、防篡改等计算机管理系统软硬件，从而地方病防治机构的档案信息化管理受到了管理人员的保密意识、系统软件安全、网络安全等多方面的威胁，使得地方病防治机构的档案信息化建设安全得不到保障[10]，从而影响地方病防治机构的档案信息化建设的推进。

6地方病防治机构档案信息化建设的具体措施

6.1完善基础设施建设基础设施的建设是实现地方病

防治机构档案信息化建设的必要条件，主要包括计算机、扫描仪、打复印设备、网络设备、各类存储设备、操作系统、信息安全系统、数据库管理系统等。良好的硬件和软件设施是实现地方病防治机构档案信息化建设的基础。首先，要加快地方病防治机构的档案信息化建设资金的投入，配备与档案信息化建设相适应的硬件和软件。其次，要不断完善地方病防治机构档案信息化管理系统，不但需要购买先进的档案信息化管理系统软件，还要根据地方病防治机构自身的工作需要，自主研发出适合地方病防治机构自身工作需要的档案信息化管理软件。最后，要不断完善网络管理的质量，确保地方病防治机构档案信息化建设的有效、可持续发展[11]。

6.2提高档案管理人员的专业素质和业务能力

地方病防治机构的档案信息化建设需要的是“复合型人才”，要求档案管理人员有高尚的道德品质、专业素质高、业务能力强，就目前地方病防治机构档案管理人员的专业素质和业务能力普遍较低的状况，应从以下几个方面解决。首先，要对现有的档案管理人员进行系统、规范化的专业培训，加强档案学知识和计算机系统操作知识培训，尽快使他们掌握档案信息化建设的专业知识，提升他们的档案信息化管理专业素质和业务能力。其次，要引进具有档案学专业化背景与信息技术丰富经验的档案管理人才，充实地方病防治机构的档案管理队伍。最后，要加大对地方病防治机构档案信息化建设的宣传力度，促使地方病防治机构的档案管理人员树立提高自我专业素质和业务能力的意识[12]，从而推动地方病防治机构档案信息化建设工作。

6.3建立完善的工作机制，做好档案信息化安全保障工作

地方病防治机构档案信息化建设中的信息安全问题必须有强有力的安全管理规章制度作保障，在具体的工作中应结合地方病防治机构的工作实际，制定切实可行的档案信息化管理规章制度，落实工作责任制、实行奖惩考核制度，严格划分档案资料的安全级别，规范电子档案的生成格式和传输程序等，明确电子档案的归档标准，建立规范的电子档案管理方法、原则及工作流程，注重网络安全问题，对于涉密档案的信息化采集、查阅和利用严格按照密级文件的审批制度和程序，加大监控力度，避免涉密档案信息外泄。在日常的档案信息化管理工作中，养成定时对档案管理系统软件进行维护和病毒防范的习惯，确保档案信息化管理的准确性、便捷性、科学性和安全性[13]。

7结语

地方病防治机构的档案信息化建设对地方病防治事业可持续发展起着关键性的作用，地方病防治机构的档案信息化建设需要档案管理人员高度重视和认真落实，不但要认识到地方病防治机构档案信息化建设的意义及必要性，还要加大资金投入，完善基础设施建设，开发管理软件，提高档案管理人员的专业素质和业务能力，建立完善的工作机制，做好档案信息化安全保障工作，提高工作效率，促使地方病防治机构档案信息化建设有序推进[14]，更好地为地方病防治机构管辖疾病的预防控制及科学研究服务。

作者:杨兴梅 白鹤鸣 单位:云南省地方病防治所科教信息科