基层海事档案信息化建设探讨

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一、档案信息化建设的含义和内容

档案信息化是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息进行处置、管理，并提供利用；是以档案信息资源建设为核心，以现代信息技术为基础，以社会充分利用档案信息资源为目标，使档案信息资源实现数字化、标准化、系统化、网络化的过程。档案信息化建设主要包括：基础设施建设、档案信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设和人才队伍建设等五个方面的内容。

二、基层海事部门档案信息化现状和建设意义

以江苏海事局系统为例，江苏海事局于2015年达到江苏省5A数字档案室标准。该局一直以来都积极推动档案信息化建设，构建其与各分支机构统一的档案管理平台，改变以往各单位分割各自管理的状态，实现档案资源的有效整合。通过统一平台建设，实现档案管理实时督促检查、实时指导纠错等功能。该局建有文书、会计、科技、声像档案数据库，建立船舶登记、船舶检验、船员、业务培训等专题档案数据库，对长期、永久保存的文书档案、海事科技档案进行了全文数字化。依托局内部办公自动化平台，建设档案查询利用专门通道，设定分类别档案开放标准，全局工作人员可以通过该通道发起借阅流程，在线借阅数字档案，大大提升了档案利用的便利程度。作为江苏海事局的分支机构——常熟海事局，档案管理信息化建设也一直受到高度重视。多年来，投入大量的人力物力，配备了高速扫描设备，对库藏的档案进行存量数字化、增量电子化，利用江苏海事系统统一的文档一体化软件对库藏档案进行管理，也实现了电子文件的逻辑归档及在线管理和利用。但目前，由于受到办公自动化平台功能开发方面的一些限制，在平台中产生的电子文档，只有收发文可以通过在线归档功能进行归档，其他的海事业务流程，比如：行政处罚、水工审批、船舶登记等审批流程，虽然已实现全程网上审批，但网上审批的电子文档尚不能在线归档到档案管理系统内，只能通过扫描和手工录入档案系统进行立卷归档，不利于档案管理工作效率的提高，也不利于海事管理工作的连续性以及电子文件真实性、完整性和有效性的延续。海事档案是提供海事部门领导决策、职能部门工作查考、海事业务研究等的重要依据，保存并开发利用好海事档案至关重要。在信息技术飞速发展的今天，海事档案管理必须顺应时代的发展，步入信息化时代，积极推进档案信息化建设进程，海事档案信息化建设对海事事业的发展具有重要的现实意义。

（一）有利于提高档案检索效率

利用文档一体化软件，建立室藏档案的数据库，实现在局域网内即可快速检索所需的档案材料，且在权限范围内即可浏览档案材料的全文，大大提高了查档、阅档的效率，为职能部门提供工作查考、开展海事业务研究、为领导提供决策参考创造了便利条件。

（二）有利于海事系统的规范化管理

海事档案信息化建设，使得海事档案管理工作更趋规范，保障了档案信息资料的整体性和真实性，有效促进了海事工作的规范化、正规化发展。

（三）有利于海事档案的开发利用

运用先进的管理手段和科学技术对室藏档案进行管理，大大提高了档案管理部门的工作效率，实现档案管理的现代化，从根本上提高档案管理和利用的水平，使档案管理工作从传统的以档案保管为重点的模式转变为以档案信息化形式来为中心工作服务，为社会服务。档案管理人员也从繁复的档案基础工作中解放出来，将更多的精力投入到档案材料的编研和开发利用上来，从而更好地为海事中心工作提供服务。

三、对基层海事档案信息化建设的几点思考

（一）尽快完善海事档案信息化标准体系

海事档案部门要根据国家有关档案信息化管理的法律法规及行业标准，结合海事系统特点，完善海事档案信息化标准体系建设，建立健全海事档案信息标准、软硬件设施标准、数字化加工标准、数据储存传输标准等。

（二）加强档案信息化基础设施和应用系统的建设

现代化技术及手段在档案管理工作中的广泛运用，为档案工作注入新的活力，极大地提高档案利用工作的水平，创造出更为可观的社会效益和经济效益，为档案工作现代化的持续发展提供了有力保证。配备档案信息化所必需的现代化办公设备，充分发挥现代科技在档案管理中的应用，推行全海事系统通用或有统一数据交换接口的档案管理软件，实现全海事系统内开放档案的资源共享；提高档案管理中计算机和网络技术的应用程度，提高档案信息化水平，加快档案信息数字化处理步伐；合理应用办公自动化系统产生的数据，实现相关海事业务档案在线归档。

（三）加强信息化环境下档案数据的安全管理

要建立健全安全防范体系，规范网络和应用系统的安全管理，实现档案信息化与档案信息安全协调发展；做好档案系统软件的安全防护，保障电子档案的安全；要及时将在电子环境下产生的需要永久、长期保存和需要维护归档的电子档案，输出为纸质档案作常规保存，继续用传统的文件形式来保持其原始性、证据性和权威性；在网络环境下提供档案利用时，要严格借阅审批流程，合理设置阅档权限；要切实落实异地备份制度，对有多套档案或档案复制件的，确保异地存放至少一套，以防重大灾害或事故对档案造成毁灭性损失。

（四）大力培养档案信息化人才

根据信息化档案管理使用的新技术、新软件的特点，对单位全员进行培训。随着档案信息化建设进程的推进，档案工作不再只是档案员的工作，每个员工都是档案的产生者和利用者。因此，一方面要通过培训普及档案信息化技术的运用，另一方面要通过培训提高全员的档案信息化的意识。同时，要定期对单位专兼职档案员进行业务培训，提高他们的综合能力，加强专兼职档案员档案现代化知识的培训，积极引进信息化建设人才，培养一批懂信息技术、熟悉档案业务的复合型人才，促进海事档案工作持续快速健康发展。

四、结语

海事档案信息化建设是适应社会信息化发展的必然趋势，是全面提升海事档案工作为海事中心工作服务能力不可缺少的手段。海事档案管理信息化建设是一项长期、全面而具体的工作，信息化的实现，不是档案部门某一部门的工作，也不是单靠几个档案员就能实现的，其需要所有部门、全员积极参与和配合。基层海事单位应以档案信息化建设为契机，进一步加强档案基础工作，改革档案工作管理体制与运行机制，积极推进海事档案信息化建设，切实把档案信息化建设落到实处，更好地适应社会和时展的需要，为地方经济的发展做出应有的贡献。

作者:孙颖 单位:常熟海事局