事业单位档案管理信息化建设探讨

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【摘要】档案管理信息化建设是现今事业单位档案工作最重要的部分，伴随着新型档案管理体系的持续增长，加强信息化管理对事业单位档案工作的完善力度的进一步提升。相比于传统普通的事业单位档案管理的方法，信息化管理形成了一个更加方便、有效率的工作方法，将对档案的使用过程进行简单化、系统化的改善。本文作者主要通过描述事业单位档案管理信息化建设的实际操作，从本质上对这项工作的思想认识进行推广，为我国的信息管理提供更加便捷的服务。

【关键词】档案管理;信息化;重要性

1前言

现今，我们国家的社会体制正在持续的向着完美化的节段前进，是国家发展最为重要的组成要素之一，事业单位也是国家的焦点所在。然而，在事业单位的常规工作当中，档案管理就是其中最为重要的要素之一，它直接影响着事业单位的今后的发展朝向以及单位领导人员的重要决定。在现今这个信息技术快速进步的社会，原来普通的档案管理方式已经不能够满足现今这个时代人们的需求了，怎么样找到原来传统档案管理中的缺点，做出有效的解决办法，将档案管理信息化的建设进一步完美化，这显然已经成为事业单位的工作的重中之重了。

2我国事业单位档案管理目前存在的问题

2．1没有合理开发档案信息资源

依照现在的状况来看，我们国家的事业单位正在发展使用档案资源信息这一方面依旧处在相对落后的状态。很长一段时间，我们国家的档案管理的方式都是以收集以及储存信息为中心，并没有相比较更加完整的系统能够让档案资源有一个更加合适的发展使用。当然，这和档案信息包含的内容很多，反复加工困难重重有极大的关联，但是，事业单位的档案资源有极大一部分记载着重要的信息，包含事业单位的发展过程以及一部分重点的文献资源，这对事业单位更甚是整个城市的将来的发展都具有重要的影响，所以，有关的事业单位应当尽快将开发使用档案资源的工作加快发展起来，保证档案资源的有效快速发展，真正的实现档案信息拥有的作用。

2．2缺乏必要的档案信息内容安全的措施

在事业单位管理着档案资料，其中记载的很多内容都是非常重要的，更甚的有一些内容关系到我们国家的机密，如果这些重要机密外泄除去，那么会产生巨大的不好的影响，关系到国家以及百姓们的利益和安危。但是大多的事业单位却忽略这方面的工作的重要性，具体表现在公开的档案信息审查不够仔细、工作人员的保密方面的理念不够深入等等。事业单位现在正处于档案信息管理信息的建设快速发展的状态，但是将计算机融合到档案信息的管理问题中，这在便于管理的同时又为档案信息外泄带来了更大的风险，在这个网络化的时代，黑客破解档案管理网站、窃取机密文件的状况也是显而易见的。

2．3档案管理工作人员素质低下

由于社会因素原因，每年从事档案管理工作人员的数量非常少，人员更新和流动不是特别频繁。在事业单位从事负责档案管理的工作人员，大多数都是从很早之前就开始聘用的，相对来说这些人的文化水平普遍较低，再加上存在有事业单位聘用档案管理工作人员的资质审核不够严谨的状况发生，事业单位大多会存有工作人员品质较低的状况。这样的人经常是对自己的工作没有一个仔细认真的态度，工作效率极低，对于公共的服务态度恶劣，这就在极大的程度上阻碍了档案资源的正确有效的发展以及利用。

3事业单位档案管理工作信息化建设的途径

3．1提高管理人员专业素质

提高管理人员在信息记录每一个过程方面的技术和能力，对于促进档案管理工作信息化建设有着非常巨大的作用。我们应当提高工作管理人员的专业素质和人才质量，加强对人员计算机技能的培养，多对他们进行职业技能方面的培训和管理方面综合素质的训练，使其与现在社会的实际发展需求相一致，保证条件上的满足。提高人事档案、重点档案的管理，要培养管理人员从思想上认识到工作中需要注意问题的重要性。要注重对档案管理人员的专业能力进行评估，建立良好的评价体系，有利于培养高素质、优秀的人才，从而才能满足于人们对于档案管理机构的期许，实现管理人员对信息文件地良好管理。

3．2加快档案管理的软、硬件建设

为了有效地节省档案管理所占用的时间，使用性能稳定、受到外界破坏较少的硬件、软件设备进行管理不失为一种比较好的方法。有关单位应当加大投资力度，对成套设备进行采购，加强管理人员对相关技术设备使用的方法进行技术上的培训。这不仅可以大力的促进档案管理的工作，而且还可以保证档案能够得到长期的、有效的保护。计算机管理技术对全世界数据的存储和管理有着非常广泛地使用，是保证电子存储数据安全和完整的重要方法，它也渗透在档案管理的各个阶段。计算机软、硬件由于具有良好的存储容量，足以为设备提供大量的空间用来存储数据，对于减少信息存储工作的时间，减轻管理人员大量的工作方面是非常有效的。提高信息档案管理机构的人员水平，我们不但需要有效地引进先进的技术管理设备，更要重视对档案信息自身的建设。档案管理的综合发展不但需要对档案管理内容制定相应的规章制度，更要对软件应用进行充分的使用，为档案管理提供基础上的帮助。

3．3建立实用的档案信息网站

档案信息网站是文件档案管理机构在互联网上的，用于及时展示信息的互联网网站。建立一个较好的档案信息网站的方法，为档案管理机构实现全面化的管理，对档案管理实施信息化发展具有不可替代的作用。以网页的形式来提供人事档案、网上咨询信息档案等其他内容的信息服务，对社会中实际存在的内容和电子文档进行归档管理，对文件下载和存档提供导航服务，是使用互联网进行文件管理的一个重要的标志，可以显著地提升信息管理的实用性。建立信息档案网站的做法可以对情报档案、情报信息等其他资源进行充分的共享，有了更加广泛地可选择能力的提升，这是值得发展的。使用计算机操作系统和互联网进行档案信息的管理，不断适应日益更新的社会对档案管理和发展的需求，是满足我国相关档案管理标准的重要举措。档案管理最好选用面向主流市场的，有良好行为记录的标准化设备，这样才能提供有保障的信息化建设的服务。保持与软件公司和国内外材料生产厂家的沟通，定制适合档案管理工作的操作系统，保证软件的时效性，不断对档案信息进行更新，也方便对数据的管理和开发展开工作。

4结语

综上所述，就目前而言，我国在信息文件管理方面的制度和建设做得还不到位，仍然存在有记录和管理人员缺乏专业知识技能的培训，对档案的信息和内容安全性、保密性工作的重视，对必要管理环节的了解比较薄弱，没有对档案信息资源进行充分的、合理地利用等问题。有关部门应重视起来，积极探索信息化管理档案的实际性、可行性，逐步完善档案信息管理机构的管理，为我国信息管理提供更加便捷的服务。

作者:赵春辉 单位:哈尔滨市军队离休退休干部第二休养所

参考文献:

［1］韩淑卿．事业单位人事档案管理工作的思考［J］．机械管理开发，2010(5):130～131．

［2］罗丽英．聘用制下事业单位人事档案管理模式创新研究［J］．邢台职业技术学院学报，2012(6):60～61．