档案信息化建设主要问题及对策

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1我国档案信息化基本情况

在我们国家，经过长久的发展，目前档案工作已经能够基本实现信息化了。最近几年，我们国家的档案工作开展得非常不错，各个相关机构不断提升工作的信息化程度，管理工作开始出现质的革新，此时档案机构之间开始共同分析资源，共同交流信息，此时的档案工作开始朝着开放性方向发展。而且它的服务客体也发生了变化，之前的时候仅仅的为国家机构服务，目前已经转变为为广大群众工作了。具体来说，作为普通群众，我们可以借助远程信息，分析档案信息，像是养老金等等，这在过去显然是不能的，目前我们真真切切的感受到了它带来的方便。不过，信息化工程是一个非常繁琐的工程，而且需要的时间非常久，所以，作为公民我们有义务共同推进它的发展。

2信息化进程中存在的弊端

2.1没有优秀的团队

档案的信息化建设工作并不是一件非常简单的工作，要想将其开展好，就需要有一个优秀的团队来操作，具体来讲就是需要打造一个高素养高能力的工作组织。作为工作者，不但要懂得基本的管理知识，还要了解信息技术。假如专家和工作人员在认知水平上不一致的话，那么就会导致很多问题出现，进而影响工作效率。要想开展好信息化建设工作，当务之急要做的就是转变思想，提升自身的创新能力。当前的实际情况是，很多的工作人员过于守旧，还是喜欢依靠过去的模式开展工作，无法从内心之中接受信息化，更别提创新了，还有更甚的竟然存在抵触的心理。很显然就算存在了网络，配置了相关设备的话，也无法发挥它们的存在意义和价值，大多数都被闲置了，最终导致了资源的不合理利用，导致信息化工作无法正常开展。

2.2欠缺资金

要想做好信息化创建工作，必然少不了资金的支持。比对于别的工作来讲，该项工作不太受人们的关注，因此投入的资金相对要少很多，其实这主要是和该项工作本身的特性有关。除此之外，如果工作者不具有创新意识的话，不去积极争取资金，有的甚至错误的认为资金有无都是一样，那么我们很显然就不会获取足够的资金，无法正常开展创建工作了。

2.3没有合理的开发

当前的档案管理工作规定我们必须保证所有的流程都合乎规定。不过实际情形是许多的工作者在运用信息体系的时候，没有合理的开发它的功效，仅仅的将其用在储存信息了，没有意识到它的强大之处。

2.4没有从大层面上做好规划工作

目前该工作还没有形成体系化，各个机构只做自己的工作，缺少交流。

3加快实施档案信息化的措施

3.1打造优秀的团队

任何工作的开展都离不开人类，尤其是档案信息化工作，更是需要有一批综合素养极强的工作者来开展。所以，当务之急是要培养一批优秀的人才，确保他们能够既懂得基本的管理知识，又能够很好的操控信息系统，只有这样才能够保证工作开展顺畅。

3.2做好产业化创新工作

经济的发展，人们生活水平的提升，加速了市场对信息的需求。积极开展信息产业化创新工作，能够帮助我们获取足够的资金，而且还能够增加档案本身的价值。具体来讲创新方法有六个。第一，建立收费系统，也就是要想使用信息的话就要缴纳费用，像是最常见的学历验证。第二，结合所在区域的具体情况，吸引资源，积极开发，共享产权和利益。第三，举办展览，不但能够取得社会效益，更能够获取资金，像是实物档案等。第四，为个别群体开展新型服务。第五，在国际之间开展档案文化交流。最后，借助高科技制作方针档案。

3.3利用“需求驱动”总体规划

实施档案信息化，不能单纯从IT领域技术上努力以求达到目的，关键是要制定相应的信息化规划。需求驱动是档案信息化应该遵循的重要原则，它是从利用者需求的角度，从电子档案的形成和管理开始，依据使用人的需求，明确信息化的具体要素，也就是说按需而定，只有在这种发展模式下，信息化才可以获取相应的发展条件。例如，在自动化网络办公环境下，文档一体化会变得急需；有了先进的应用网络，人们对信息的网络服务会变得比较急需；在实现档案目录使用计算机和网络检索的条件下，人们会提出全文检索的需求；为了保护珍贵的历史档案（实物原件）及其信息，又会想到将其数字化；随着政府职能转变，管理工作日益走向科学化、规范化和高效化，档案信息辅助决策功能的发挥也将日益重要，不同档案管理部门只能根据现实用户需求来确定阶段性的建设目标，逐步开展信息化工作，并逐步完善系统。

3.4做好资源利用工作

档案存在的最大价值就是服务社会，因此只有合理的利用才能够体现出它的存在。有其是当前社会，对于档案信息的需求更加明显，所以只有积极开发使用档案信息，才能够更好的为社会服务。一是不断完善信息结构，建立完善的信息保障系统。积极更新当前的档案利用方法，做好检索体系的创建工作。要敢于面对现实，不断创新，使得资源利用的范围不断加宽。同时还要做好如下四点内容：在做好为原有团体服务的前提之下，认真分析广大群众的需求，更好的为他们服务；增加档案机构和社会的联系，有目的地开发资源；不断开发机构的社会功能。四是灵活多样，广泛求实，积极开展宣传活动，争取为信息化建设打造较好的社会氛围。作为档案机构在做好相关法规普及的前提之下，还要在社会之中广泛宣传档案信息。同时还要不断完善法规，增加使用范围，创造良好环境。

3.5结合国情开展特色信息化工作

任何事情都不是短期之内就可以完成的，档案的信息化工作也是如此，它是一个不断进步的过程，不可能在短时间达到我们想要的某种效果，因此我们就要制定滚动发展战略。一是信息不断发展，此时我们要积极发展管理系统，不应该过分的看重设备更新，而应该从思想上创新。二是数字档案信息的积累应该是一个无止境的过程，其掌握的资源越多，服务面就越广，其潜力才能够被更好的发挥，进而才能够展示出档案工作的意义。所以，不管是何种形式的档案工作，它的发展都是一个滚动发展的过程。三是对数字档案资源的共享和开发利用，从目录检索、全文检索到社会化开发、知识化管理、辅助决策支持；从单份的档案信息到基于对象管理的信息链接加工；从本单位共享、行业共享、区域共享到全国乃至全球共享，以及开发档案信息资源等都是一个滚动递增与渐进发展的过程。四是在自动化办公、信息化管理的基础上，还将逐步实现数字档案馆和智能化控制的目标。上述内容均是以滚动发展的模式存在的，借助这种模式我们可以获知信息化的发展特征，进而走出一条具有中国特色的档案信息化之路。

作者:牛新羽 单位:哈尔滨市疾病预防控制中心

参考文献

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