探讨事业单位档案管理信息化建设

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1档案管理信息化存在的问题

1.1没有认识到档案管理信息化的重要性。档案管理的信息化建设关键在于抓住以信息化形式向社会提供服务的重点。目前事业单位的档案保管还集中在实体档案保管上，还没有主动实现档案重审信息化建设。首先，没有对档案资料进行必要的分类提取加工，电子档案的使用效益较低，无法满足现代社会对事业单位档案资料提出的需要。其次，没有认识到信息化建设对降低档案管理成本，提高档案查询速度的作用，档案管理还停留在守护“死档案”的方式上。第三，档案管理还依然依靠手工操作，受制于技术条件，无纸化档案阅读还只停留在概念阶段，传统管理模式制约了档案管理工作发展。1.2缺乏档案管理信息化建设的总体规划。首先，事业单位档案管理信息化建设总体规划与事业单位的发展战略不符，没能根据事业单位的总体发展规划进行科学设计，导致档案管理信息化建设规划不切实际。其次，没能进行深入的调研和科学的论证，有的事业单位档案管理信息化建设规划过于超前，缺乏实施信息化建设的必要和前提条件。第三，没能注重档案管理信息化建设的实际效果，不具备相关计划的扩展性和灵活性，没有给档案管理信息化建设留出足够的发展空间。1.3没能建立档案管理信息化建设的网站。信息化是依靠互联网发展起来的。实现档案管理的信息化建设目标必然依靠网站作为信息输送的结点。但是，目前事业单位档案管理网站还处在设计阶段。首先，事业单位档案管理信息化建设没能借助网站形式开展网上档案查询、电子文件传输，电子文档归档等具体工作。其次，无法借助网站形式为全社会提供电子档案服务，严重降低了事业单位档案的使用效率。第三，没能把事业单位档案管理系统纳入事业单位统一的信息系统，无法全面统一进行网络维护，无法实现相关数据资源共享，没能发挥出档案的综合效率，更不具备当前以及今后一段时间的主流硬件设备。

2档案管理信息化的基本价值

2.1全面提升档案管理效率。事业单位完善档案管理信息化建设可以全面提高档案管理工作的效率，进一步压缩档案管理成本，实现事业单位档案资料的充分有效利用。首先，传统档案管理媒介主要是纸张，需要专业的工作人员收集数据信息资料，档案管理成本较高，档案安全性较低，档案错误情况较多。采用信息化的管理方式，全面借助网站平台进行档案信息的管理，不仅极大的降低了档案管理难度，而且提高了档案管理的效率。首先，档案管理主要借助硬盘和云存储方式，提升了数据信息存储的容量，可以全面提高档案信息量。其次，采用计算机进行文字等资料编辑和录入，不仅降低了档案管理难度，而且提高了档案整理效率，拓展了档案数据存储方式。第三，进一步突破了时空对档案的限制，管理人员可以随时进行管理，可以更好为用户服务，全面提高了档案管理实用价值。2.2进一步加强信息化水平。促进档案管理工作信息化建设可以进一步加强事业单位的信息化建设水平。事业单位在信息技术飞速发展的今天，必须把信息技术引入到科教文卫事业当中，实现档案管理的信息化，可以间接的提高事业单位工作效率。首先，信息的传播主要依靠网络进行的，以电子文档为主进行存储，要求事业单位日常办公也必须使用电子文档，这样不仅提高了事业单位的日常办事效率，而且也极大的提高了事业单位的信息化水平。其次，信息化的关键点在于共享，实现了档案数据资料的共享，也就意味着信息的实时传递，这样更有利于信息和数据的交换，可以全面提高事业单位的工作水平，进一步提高事业单位工作人员的素质，促进事业单位取长补短。第三，依靠信息系统进行档案存储，更方便事业单位内部使用档案数据资料，使相关人员在查阅档案时更加方便，从而极大的提高了事业单位档案管理人员和工作人员办事效率。

3档案管理信息化的主要措施

3.1提高档案管理人员的信息素质。提高档案管理人员的信息化素质和知识水平，对于档案管理工作而言，有着不可估量的重要价值。提高档案管理人员的信息化素质应当从以下几方面做起：首先，为档案管理人员树立信息化发展的主流意识，更新档案管理工作观念，促进档案管理人员主动的提高信息技术的应用能力。其次，加强对档案管理人员的信息技术培训，提高档案管理人员的信息技术水平，有计划的为档案管理人员进行信息技术知识和实际能力的培训。第三，注重对档案管理人员的信息技术水平进行考核，制订档案管理的信息技术标准，要求档案管理人员努力达到与岗位适应的操作水平。第四，建立必要的奖惩机制，鼓励档案管理人员形成信息技术创新的动力，引导档案管理人员围绕工作实践钻研信息技术。3.2加强档案管理信息化硬件建设。必要的是硬件设施是事业档案开展信息化管理的基础，随着现代云计算和大数据的应用，必要的硬件设备是实现档案管理信息化的基础。首先，为了保证档案数据资料在网络环境的高效使用，必须加强硬件设备的建设，为事业单位档案管理配备性能较为良好的服务器系统，实现中央控制和各终端的有效连接。其次，加强大对事业单位档案管理工作的资金投入，按照相关的发展规划，在保证资金到位的前提下，加快实现档案管理的信息化进程，推进档案管理信息化的建设速度。第三，逐步的将高水平的电子计算机设备渗透到事业单位档案管理日常工作中，实现档案管理录入存储的信息化操作，依靠信息设备实现档案管理信息化的新常态。第四，围绕当前的移动互联网的快速发展趋势，在取得事业单位的行业大系统开发前提下，尽可能的实现事业单位档案数据的移动客户端传播，逐渐丰富事业单位档案的信息化发展传播渠道。3.3加强档案管理信息化软件建设。开展符合事业单位档案管理实际需要，以及符合行业发展总体进程的事业单位档案管理软件系统，对于事业单位档案管理信息化建设有着更为重要的意义和价值。首先，应当根据事业单位的业务工作实现需要，建立可以互联互通，共享信息服务，无障碍进行数据传播的信息系统。其次，建立事业单位档案管理信息化建设的综合性服务网站，进一步提升事业单位档案管理信息化建设的服务水平，围绕有效综合性平台，拓展事业单位档案管理信息化的网站建设。第三，加强事业单位数据信息保护系统的开发和升级工作，不断提升数据档案抵抗病毒和恶意攻击的能力，保证档案数据资料在网络的安全传递，做好档案数据资料的备份工作，在保证档案数据安全前提下，做好档案信息的服务工作。

4结论

实现事业单位档案管理的信息化建设，不仅符合档案管理工作要求，而且也符合我国经济社会发展趋势。为了做好档案管理的信息化建设，就必须提前做好规划，抓住有利时机，沉着应对信息技术带来的挑战，结合事业单位传统档案管理方式，做好事业单位档案管理的转型升级工作。

作者:周丽君 单位:通河县清河镇中心小学

参考文献

[1]栗盛民.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].东方企业文化,2013(16):128-129.

[2]苏红.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].理论观察,2014(5):127-128.