企业档案信息化建设问题探讨8篇

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第一篇：施工企业档案的信息化建设

一、标准规范建设是档案信息化建设实现的前提

《全国档案信息化建设实施纲要》将档案信息化标准规范体系建设列入了档案信息化建设的六大内容之一,档案信息化基础设施建设、信息资源建设、应用系统建设和信息安全保障体系建设都需要相应标准进行规范。俗话说“没有规矩不成方圆”,标准规范是档案信息化建设的重要基础之一。

二、全面系统采集有效信息是档案信息化建设实现的基础

为实现企业档案信息化建设的目标，应建设一个档案信息资源丰富、现代化水平较高的档案管理体系，形成涵盖企业生产、研发和市场等领域的信息应用系统。在信息采集方面，该系统应能够实现信息的全面、自动、实时采集。要求档案人员对信息进行进一步的加工和有序化整理，为企业经济技术决策提供可靠的依据。

三、档案信息化建设要与施工企业信息化工作有机结合，同步推进

施工企业实施信息化建设是由行业地位、自身特点以及发展趋势所决定的。建筑行业具有分散的性质，点多面广，流动性强。施工行业大部分公司都是集团化运作，诸多的分公司、子公司多元化的业务对企业信息化建设也会有大量的需求。施工企业开展信息化建设，就必须充分考虑其自身的机构设置及各自具体需求，从整体上进行把握、协调和设计。施工企业档案部门，不管是作为一个独立机构的档案馆，还是挂靠在其他部门的档案室，要开展档案信息化建设，就要与施工企业信息化工作有机结合，同步推进。1.与施工企业信息化建设有机结合，充分利用现有资源。信息化建设首先是指信息网络平台的建立，并实行办公自动化。现实工作中可以借助于网络平台，实现企业内信息共享，使信息交流更加方便快捷；其次，建立以企业本部为核心的网络通信系统，可以为企业内部各项目部提供全方位的信息服务，方便企业各部门之间以及员工之间的及时沟通；第三，建立企业的网上对外窗口。通过其可以及时完成企业和其它关系部门之间的信息传递，既可以节约成本，也可以提高企业的运转效率。施工企业信息化建设为档案信息化建设带来了难得的机遇与便利。从基础设施建设，如购买服务器、网络设备和安全设备等，到网站的建设，都可以利用办公自动化系统建设平台。2.与施工企业信息化工作有机结合，方便数据共享。档案部门无论是收集工作还是利用工作，部门间的数据共享将会给档案的各项相关工作带来便利。首先,企业党政管理形成的相关文件大部分都是通过OA系统进行流转，因此与OA系统的连接也成为档案管理软件的重要任务。其次，档案室的档案信息资源建设也离不开施工企业信息数据库系统的支持。档案信息化建设与企业信息化工作有机结合，充分利用“共享数据平台”，可以更容易打通信息资源共享的技术壁垒,从而实现真正意义上的数据共享。3．与企业信息化工作有机结合，体现了档案工作“三纳入”基本原则。从宏观上讲，档案信息化建设属于企业信息化工作的一部分，它要求档案部门做好与信息化主管部门及相关部门的协调与沟通工作。从微观上讲，档案信息化建设的具体工作最终要落实到具体的相关人员上，由他们负责各项相关的具体任务。而在开展档案信息化建设过程中，各项工作都要按照相关的规定、规范和标准进行。也就是说，企业档案信息化工作与企业信息化工作有机结合，就必须实现“三纳入”。

四、确保档案数据的安全是档案信息化的重点

档案数据的安全是档案信息化工作必然要首先考虑的重大问题，只有档案数据的安全得到保障了，档案的其他各项工作才能得以顺利开展。档案管理人员必须要有高度保密意识，认真地对档案信息做出鉴定，确定档案的密级程度和开放范围，严格审查，严格管理。同时，在现代信息社会中应树立高度的安全意识，通过硬件设备、应用软件、系统软件、网络等有效手段来防止人为的干扰破坏，确保档案信息的安全性和完整性。

五、加强高素质创新人才的培养，为档案信息化建设提供人才保障

首先要改变观念，树立正确的档案人才观。人才是档案信息化建设的关键，因此，企业要把培养档案人才，建设档案队伍，提高档案管理人员的素质放在首位。其次是通过各种渠道，加快加强信息化人才的培养工作。根据施工企业工作特点，对档案管理人员进行档案业务及现代化管理方面的培训，培养和造就一批既掌握施工专业知识，又了解信息技术等现代科技知识的复合型人才，档案室工作人员逐步向“专家型”转化，它更多地需要一批素质较好的“档案信息专家”和“网络专家”。只有具备了高素质创新人才，才可以更好地应对信息化时代施工企业档案管理工作的发展需要。档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，它的实现不是档案部门的单一工作，它需要所有档案人员及所在单位的积极参与与配合，坚持不懈，集中精力解决档案信息化建设中遇到的主要问题，遇到干扰不能轻易放弃。循序渐进，稳扎稳打是档案信息化建设的唯一“捷径”。

作者:李娟 单位:贵州路桥集团有限公司

第二篇:油田企业档案信息化建设

1档案信息化建设

1.1提高对档案信息化认识

在档案信息网络系统的建设过程中，要把信息化建设作为档案管理科学化的一项重要任务，按照集约化、专业化管理的思路，从思想上加以重视，充分认识其必要性和重要性。以项目档案管理为例，项目启动时，该项目档案管理工作便纳入项目建设计划，纳入项目建设管理程序，纳入项目闭环管理岗位职责，与项目建设管理同步实施；加强与上级主管部门的沟通，加强与监理、总包的沟通，增强建设工程技术人员档案意识，不断提高业务能力和自身素质；坚持“三同时”原则，即与合同、工程进度、工程验收同步；坚持将项目档案管理纳入到项目经理责任制中、纳入工作考核体系，提高绩效合同中档案工作权重等方法，保障档案职能的有效发挥；通过组织培训、帮扶指导、工作交流等多种形式，推动档案工作健康发展。

1.2创新档案信息化管理模式

积极开展档案数字化工作，创新档案管理模式，才能有力提升信息化水平。比如整合油田公司档案资源，实现实体集中、资源共享，逐步完成其他单位档案资源整合，最终实现专业化管理模式；或者采取委托保管的形式，充分利用社会资源解决档案保管问题；条件成熟的系统要与档案管理系统集成，避免归档部门重复录入数据或数字化扫描，充分发挥系统集成优势。或可以结合各自实际，积极探索符合自身发展需要的档案管理模式。积极推进档案工作机制创新，制定实施细则，加强宣传指导，夯实各项基础工作；另一方面要借鉴其他公司经验，结合业务特点和工作实际，开展管理创新，全面提高管理水平。积极推进评价方法创新，实践证明档案工作评价是推动档案工作发展的有效抓手。

1.3加强档案队伍建设

建设一支业务精湛的专业化队伍，是适应档案发展新形势、新常态的关键。要重视档案队伍建设，为档案部门配备坚强有力的领导班子，赋予档案部门和人员相应的待遇和地位。档案是一门管理性质的专业，管理日趋信息化、智能化，要严格把好人员的入口关，尽可能选择有专业基础，有发展潜力和学习能力的员工，摒弃用传统观念把档案作为安置性岗位的思想和做法。切实加强在岗人员的培训工作，充分利用专业培训、远程教育等方式，做好各类档案人员的岗位培训，提高全员业务素质，确保新进人员通过培训考核全部持证上岗。适时开展竞赛活动，激励广大档案工作者学习知识、学习技能，提高业务素质。

1.4推进档案信息化建设

继续深化应用档案管理系统，以建设数字档案馆为目标，充分利用系统开展业务管理，提高档案工作效率和服务水平，推动档案工作的现代化。加强电子文件归档工作，以实现全文数据库建设为目标，落实“增量电子化”要求，保证电子文件同步归档，确保归档电子文件的完整准确。按照档案数字化规范要求，加快“存量数字化”步伐。加强数据质量管理，严把数据质量关，加强审核力度，确保进入系统的数据符合要求。科学整合档案资源，将所属单位档案资源全面纳入管理范围，实现跨全宗统一管理，减少重复归档和重复保存，推动档案资源科学配置和高效利用。按照方便利用的原则，在确保信息安全的前提下，进一步调整查阅权限，简化利用手续，推进网上查阅，提高利用效率。

2结语

档案信息网络的建立可以提高档案信息收集的齐全性和时效性，使档案信息的利用不受地理位置和时间的制约，档案信息多方利用成为可能，实现资源共享；可以加快学术交流，提高档案人员的学识水平；可在更大的范围宣传档案及档案工作，提高人们的档案意识；使档案工作能更好地适应新形势的发展，为企业工作能更好地适应新形势的发展，为企业的各项工作提供凭证和依据，使企业在激烈的竞争中立于不败之地。以创新的理念和科学的方法，推动档案工作的科学发展、长远发展。

作者:陆赟芸 单位:天津市大港油田滩海开发公司

第三篇

一、企业档案信息化的概念

企业信息化就是利用先进的技术手段、先进的企业管理思想，通过对企业内部生产经营信息和人、财、物资源的合理流动和优化配置，对企业供应链、客户关系等外部资源的整合，实现企业基础管理的规范化和管理流程的信息化，提高企业技术水平、管理水平和生产效益，从而提升企业核心竞争力。企业档案信息化建设的两个支柱是档案信息数字化和网络化。企业档案信息化建设的主要内容是：档案信息资源的有序整理；档案信息数据库的建设；档案信息网络的建设；档案信息资源的开发利用；档案信息化人才队伍的建设以及促进信息化建设的政策法规、标准的制定等。

二、企业档案信息化的内容

（一）实现档案信息的数字化。档案信息的数字化是整个档案信息化建设的基础，其他一切环节都建立在此基础之上，传统介质档案的管理由以往纸质档案管理为主向数字化档案管理为主转变。因此，企业要以加快馆室藏档案的数字化进程为基础，以电子文件的归档和管理为重点，加强档案信息资源建设。一方面，要把以前形成的传统档案通过扫描等途径转化为数字形式，以便通过计算机直接利用；另一方面，全面推行电子公文，确保今后形成的档案以电子文件为主，在档案接收时就实现数字化。

（二）实现档案信息利用的网络化。档案服务利用由以往面对面服务为主转变为以网络服务为主，借阅者通过网络提交借阅申请，档案管理人员通过网络审核并借出。整个借阅过程，借阅者无须到档案室联系，对于部门之间相距较远的企业来说是极为方便的。由于使用的方便这必然会有更多人借阅，从而提高档案的利用率。

（三）实现检索的自动化。传统档案管理虽然编制了不少检索工具，但是当档案的数量较大时，使用时效率仍然是不高的。计算机检索速度快、效率高，可实现多角度检索，是传统检索工具所无法比拟的。

（四）实现档案信息接收、存储和提供利用的一体化。这实际是将前3个方面整合起来，使档案管理的各项活动一环紧扣一环，成为一个连续的整体，以便获得更高的效率。实现这个一体化的基础是建立一个统一的计算机系统，包括硬件和软件。

三、加强企业档案信息化建设的对策

（一）提高认识，加强领导。档案信息化建设是一个长期、系统复杂的工程，这需要企业领导高度重视并积极参与协调，建立一个强有力的领导组织机构，对前期的筹备工作，软硬件的安装调试、技术人才的引进与培训，以及后期系统的维护、升级等进行全面考虑，对人员、资金、技术到软硬件的引进开发都需要进行可行性研究，进而落实资金到位，人员合理引进、配备，从而保证档案信息化建设的顺利实施。

（二）健全制度，规范管理。档案部门要加强档案信息化管理的规章制度体系建设，制定文档一体化制度、归档制度、保密制度、鉴定制度、备份制度、查阅利用制度、网络安全管理制度、机房管理制度、软件管理制度、操作管理制度、监督管理制度及具体工作人员的岗位目标责任制等，使其具有可操作性，并形成约束机制，确保具体工作的规范有序。要加强对企业档案信息化建设的标准化、规范化管理。各企业在进行档案信息化建设中，必须严格执行国家档案局和相关省（市）档案局有关档案数字化、电子文件归档管理等技术规范标准，确保数字档案资源格式统一、数据规范、长期可读、便于共享。在进行档案数字化加工前，应征得相关档案行政管理部门的认可，并在其业务指导与监督下进行。各企业在档案信息化建设中要严格遵守《档案法》和相关省（市）《档案信息化建设保密管理办法》等相关法律法规规定，加强对档案信息化管理系统的管理，采取必要的安全防范措施，确保档案信息系统的安全。

（三）提升技术，注重培训。档案信息化建设的基础是高科技含量的现代计算机技术的应用，档案部门应具备相应的技术力量的支持，不仅能够进行正常的保养维护、安全保护和故障处理等日常工作，还要能适应时展的要求及时进行技术更新和升级。为克服档案部门信息技术力量不足的实际情况，可采取与高校、科研单位合作的方式，取人之长，补己之短。另外，档案部门可与相关部门合作，共同开展相同的科技攻关项目，提高档案信息化成果的高科技含量和标准化水平。档案信息管理人员不仅应具备过硬的档案业务知识和技能，还应了解掌握计算机操作、数据录入、网络管理、数据库建设、图像处理、网页制作等方面的知识，这就需要档案部门要为档案信息管理人员的培训和进修创造条件，不仅要鼓励档案管理人员开展自学，而且要制定规划，把这方面的内容纳入继续教育中，列入到上岗资格的考试中，作为一项常规的档案教育培训内容来抓，以不断强化档案信息管理人员的素质，适应工作开展的需要。

作者:刘大勇 单位:哈尔滨市呼兰区档案局

第四篇：加快企业档案信息化建设步伐

一、开展档案信息化建设的必要性

深化档案信息化建设是实现自身更好发展的必然要求。应用现代化管理手段、最大限度地实现档案信息资源共享已成为大势所趋。进一步完善档案信息化和网络化建设，可以使档案管理不再费时费力，检索查询更方便。

二、开展档案信息化建设内涵

档案信息化建设突破同一份档案同一时间内无法提供多人利用的瓶颈，实现档案信息资源的网上传递和共享。实现网上浏览、查阅档案，能够很好地保护档案原件，最大程度减少档案原件因调卷、翻阅等直接接触过程中产生的损耗。档案数字化过程中会对档案原件整理，对于破损的档案原件修复，对扫描完的图像进行去污、校正等处理，使档案信息清晰、可辨，方便查阅利用。避免传统档案利用方法对档案资料实体的多次辗转所造成的大量时间浪费和重复劳动现象，可解决档案反复借阅利用和档案保管的矛盾。

三、实施档案信息化建设的做法

（一）实施档案数字化战略，提升档案服务能力将档案信息化建设纳入企业信息化建设总体规划和目标，将数字化技术、网络技术广泛应用于档案管理。建立室藏档案案卷级或文件级目录数据库。对重要的和利用频繁的档案建立图像数据库。纸质档案全部实现数字图像与相关联的目录数据的挂接，能进行全文检索、浏览。实现办公自动化系统与档案管理系统相衔接，档案部门在网络环境下能够实现对各类电子文件的收集、整合、控制和传递。文件形成部门负责鉴定归档电子文件的真实性、完整性和有效性及确定密级和划定保管期限。重要电子档案进行纸质等载体的异质备份。电子档案一式三套存储在脱机载体上。收集和传递网络化，拓宽管理思路，实现文档一体化和重要档案的全部数字化，实现档案资料的网上远程查询和借阅功能。

（二）保障档案信息化过程中档案实体的安全在档案数字化加工项目中，对每一项（如每一卷/件）任务进行数字化加工的过程可以分为提卷出库、档案查卷、编写页号、拆除装订物、数据录入、目录核校、纸面处理、档案扫描、扫描抽检、图像处理、图像质检、格式转换、转换核查、数据挂接、档案装订、总质检、还卷入库等环节，每一项任务以“提卷单”为开始，以“流程单”为过程跟踪，以“还卷单”为结束。

1.提卷出库。在档案数字化加工项目中，每次提卷，档案管理人员负责对出库的档案实体进行出库登记，并由档案管理人员和提卷出库人员共同签字确认；提卷出库人员负责填写《提卷单》相关信息，包括调卷时间、全宗号、年度、起止卷号、所调卷数等信息，对于调卷时所缺的卷，在《提卷单》上要明确进行说明，对短缺以及其他特殊情况的处理要进行详细记载，最后需要由提卷出库人员和档案管理人员一起进行签字确认；档案管理人员陪同、跟踪、监督提卷出库人员将档案实体从用户库房运送到加工现场的全过程；项目负责人对进入加工现场的档案实体进行入场登记，并由项目负责人和提卷出库人员共同签字确认；项目负责人在调卷记录中签字确认。

2.档案查卷。在档案数字化加工项目中，档案查卷人员对所提案卷进行逐卷检查核对，核对案卷中是否有卷内目录、备考表，并将检查结果记载到《流程单》，对拟扫描档案逐份进行鉴定，区分扫描件与非扫描件。档案严重破损、污染和字迹褪变等情况在《流程单》相应栏中标注清楚“此件不扫”“此页不扫”“原件破损”“原件模糊”“原件残缺”等情况说明。最后，查卷人员将形成《流程单》加入到案卷首页，保证案卷与《流程单》的一一对应，查卷人员在处理完每一卷档案后，需要在《流程单》上填写查卷相关信息，同时利用“文档数字化管理系统”中的“档案查卷”功能，将查卷相关信息记载到系统中。

3.编写页号。在档案数字化项目加工中，编写页号人员负责对每卷进行页号的编写，在编写页号过程中，编写页号人员要将文件中遇到原件有破损、水迹、墨迹、字迹扩散、复印件、传真件、破损、虫、霉的情况详细记载在《流程单》中，编写页号人员在处理完每一卷档案后，需要在《流程单》上填写编写页号相关信息（如编写人、编写时间等信息），同时利用“文档数字化管理系统”中的“编写页号”功能，将编写页号相关信息记载到系统中。

4.拆除装订物。在档案数字化加工项目中，装订物拆除人员负责对每卷进行检查，如果发现装订物，如原金属装订物（如：金属夹条、回形针、订书订、大头针等）及一般线装物，需要采用夹子、剪刀等相应拆除工具，将装订物进行拆除，但必须小心细致，不得损坏档案，当完成一卷的装订物拆除工作后，装订物拆除人员需要在《流程单》上填写装订物拆除相关信息，同时利用“文档数字化管理系统”中的“装订物拆除”功能，将装订物拆除相关信息记载到系统中。

5.数据录入。在档案数字化加工项目中，数据录入人员依据《档案数字化项目用户需求调研报告》中著录项要求，利用“文档数字化管理系统”中的“数据录入”功能，参照档案实体以卷为单位逐卷、逐件进行档案目录信息的录入。数据录入人员在处理完每一卷档案后，需要在《流程单》上填写数据录入相关信息（如数据录入人、数据录入时间等信息），同时利用“文档数字化管理系统”中的“数据录入”功能，将数据录入相关信息记载到系统中。

6.数据质检。在档案数字化加工项目中，数据质检人员依据《档案数字化项目用户需求调研报告》中著录项要求，利用“文档数字化管理系统”中的“数据质检”功能，参照档案实体以卷为单位逐卷、逐件对已经录入的档案目录信息进行校对，如果发现错误就地进行修改，系统自动记载数据错误信息和改错过程信息。数据质检人员在处理完每一卷档案后，需要在《流程单》上填写数据录入相关信息（如数据质检人、数据质检时间等信息），同时利用“文档数字化管理系统”中的“数据质检”功能，将数据质检相关信息记载到系统中。

7.纸面处理。在档案数字化加工项目中，纸面处理是整个数字化加工工序中最难、最重要的一个环节，纸面处理的好坏直接关系到整个数字化加工项目的质量。纸面处理工作包括：①折角、皱折问题：可以采用厚书或其他较重的物体压平、烫平办法、蒸汽熏蒸等方法进行处理；②霉变问题：可以采用清洗技术，对于清洗不掉的霉变纸张，可以采用先进行蒸汽熏蒸，然后采用擦洗技术，将纸张上的霉变物质进行清除；③传真件或电报件所使用的热敏纸问题：进行加深复印（扫描时只需扫描复印件即可）；④原件破损缺字问题：先进行纸张修裱（扫描时需要对修裱后的纸张进行扫描），同时在对应目录信息“备考”字段中进行注释。在进行纸面处理的过程中，要以不损坏档案实体为原则。在完成每卷的纸面处理后，纸面处理人员需要在《流程单》上填写纸面处理相关信息（如处理人、处理时间、处理内容等信息），同时利用“文档数字化管理系统”中的“纸面处理”功能，将纸面处理的相关信息记载到系统中。

8.档案扫描。在档案数字化加工项目中，档案扫描人员依据《档案数字化项目用户需求调研报告》技术要求，利用“文档数字化管理系统”中的“档案扫描”功能，以卷为单位逐件进行扫描，在扫描的过程中，根据档案原件的质量，需要选择不同的扫描方式（平板扫描方式、滚筒扫描方式）以及不同的扫描仪进行扫描，扫描获取的图像必须保持历史原貌，确保图像文件的色彩、亮度、对比度为最佳效果，接近原始文件色彩。档案扫描人员在处理完每一卷档案后，需要在《流程单》上填写档案扫描相关信息，同时利用“文档数字化管理系统”中的“档案扫描”功能，将档案扫描相关信息记载到系统中。

9.扫描抽检。在档案数字化加工项目中，为了降低后期返工的风险，将图像处理、图像质检等工序的工作量降低到最少，需要对扫描文件进行抽检。扫描抽检人员可以利用“文档数字化管理”系统中的“扫描抽检”功能，以每卷档案实体为参考，对系统中的扫描数据进行检查等操作。扫描抽检人员在检查完每一卷档案后，需要在《流程单》上填写扫描抽检相关信息（如抽检人、抽检时间、发现问题等信息），同时利用“文档数字化管理系统”中的“扫描抽检”功能，将扫描抽检相关信息记载到系统中。

10.图像处理。在档案数字化加工项目中，图像处理人员需要对扫描后生成的图像文件进行进一步处理，可以利用“文档数字化管理系统”中的“图像处理”功能，根据《流程记录单》，图像处理人员将记录的文件个数与实际图像个数进行核对，采用专业的图像处理软件将图像中不符合需求标准的地方进行处理，在处理过程中将不合格的页记录在《流程单》中并返回给扫描环节，并监督扫描人员将其修改，从而确保数字化加工的图像质量，图像处理软件功能主要包括：去黑边、去污点、去污渍。扫描后形成的文件可能会存在黑边、零散的小黑点、大块的污渍等情况，用户可以根据不同情况自动去除黑边、污点、污渍，并且可以对处理的阀值（自动处理的强度）进行设置；拼接、拆分文档。系统支持对一批图像文件进行扫描、纠编、去污等操作的批量处理，从而提高处理效率。图像处理人员在处理完每一卷档案后，需要在《流程单》上填写图像处理相关信息（如图像处理人、图像处理时间等信息），同时利用“文档数字化管理系统”中的“图像处理”功能，将图像处理相关信息记载到系统中。

11.图像质检。在档案数字化加工项目中，图像质检人员依据《流程单》，利用“文档数字化管理系统”中“图像质检”功能，对图像文件逐页进行检查，确保质检后的图像数据与档案实体资料一致，确保无缺页现象，确保图像文件中的页码清晰。图像质检人员在处理完每一卷档案后，需要在《流程单》上填写图像质检相关信息（如图像质检人、图像质检时间等信息），同时利用“文档数字化管理系统”中的“图像质检”功能，将图像处理相关信息记载到系统中。

12.格式转换。在档案数字化加工项目中，格式转换人员可以利用“文档数字化管理系统”中的“格式转换”功能，将扫描形成的TIF格式的文件转换成“PDF”和“JPG”两种格式的电子文件，转换后的电子文件存放路径与TIF格式存放路径一致，文件名称与原文件名称一致，只是扩展名不同而已，在转换的过程中，系统自动为转换后的电子文件生成MD5校验码，并保存到数据库。格式转换人员在处理完每一卷档案后，需要在《流程单》上填写格式转换相关信息（如格式转换人、转换时间等信息），同时利用“文档数字化管理系统”中的“格式转换”功能，将格式转换相关信息记载到系统中。

13.数据挂接。在档案数字化加工项目中，在对档案原件进行扫描、图像处理、图像质检合格后，需要建立档案目录信息与扫描图像文件的关联关系，数据挂接人员可以利用“文档数字化管理系统”中的“数据挂接”功能，以档案目录信息为依据，以档案号为关联关系，建立档案目录信息与扫描图像文件的对应关系，在每次完成挂接工作后，系统自动生成《数据挂接报告》，包括本次挂接人、挂接日期、应挂接数、实挂接数等内容，数据挂接人员可以利用《数据挂接报告》对本次数据挂接进行分析，查找失败原因，以便采取必要的措施，保证数据挂接的成功。

14.总质检。在档案数字化加工项目中，总质检人员根据项目合同内所规定的验收方式，利用“文档数字化管理系统”中的“总质检”功能，对案卷实体、图像文件以及目录著录信息进行抽检（包括案卷实体的装订情况、目录信息著录情况、图像文件、数据挂接情况、报表输出情况等），在无特殊的要求时，案卷实体及图像文件以及目录著录信息分别按照总工作量的30%的比例进行抽检，并将抽检报告在当天内反馈给纠错人员。

15.还卷入库。在档案数字化加工项目中，在每次还卷的过程中还卷入库人员负责填写《还卷单》相关信息，包括还卷时间、全宗号、年度、起止卷号、所还卷数等信息，对出场的档案实体进行逐卷的清点，最后还卷入库人员签字确认；档案管理人员陪同、跟踪、监督还卷入库人员将档案实体从加工现场运送到用户库房的全过程。档案管理人员对进入库房的档案实体进行入库登记，档案管理人员在《还卷单》中签字确认。

（三）档案管理系统具备在线信息收集、信息管理、借阅管理、数据维护、系统权限定制和综合利用等功能档案管理系统采取身份认证、权限控制、加装防火墙等安全保密措施。档案管理系统软件与公司公文处理系统连接，实现文档一体化。电子档案实行了磁介质和纸介质异质备份管理。档案管理人员在系统内建立查询用户，并根据用户的不同身份进行权限设置，档案管理系统软件加装防火墙等安全保密措施。

四、开展档案信息化建设实施效果

电子文件归档功能植入办公自动化系统，实现电子文件归档与电子档案的全程管理，档案管理信息系统建设会更科学、规范和有序，升级以后的档案系统功能更灵活方便。电子文件归档、新系统服务功能更完善更强大，助推档案信息化管理工作更趋规范化、标准化。

作者:高子静 单位:唐山供电公司

第五篇：企业档案信息化建设

一、企业档案信息化建设的目标

档案工作的最终目的是档案的提供利用。不论是传统的档案管理还是现在的档案信息化建设，最终目的都是更好的为人们服务。档案新信息化建设不单单止步于实现计算机检索档案目录，更重要的是完成纸质文件的全文扫描，通过档案管理平台实现档案在线利用和全文检索，采用现代化设备和科学的管理方法，为企业提供一个高效率、现代化的档案信息共享平台。

1.实现档案管理模式的转变。由过去档案实体管理为主向档案信息管理为重心的转变。随着OA办公自动化系统的普及应用，档案的来源不单单只是传统的纸质文件，电子文件的数量急速增加。电子文件在办公自动化系统中流转完毕，由档案管理人员统一收集、在线鉴定、分类、著录，实现档案的接收、存储、利用一体化管理。

2.实现档案信息的数字化和网络化。利用数字图像技术将纸质文件中的文字、图表、图片等通过扫描仪、照相机等输入设备以数字格式存储。再通过现代网络技术，将各种数字化档案信息融为一体，实现档案信息的在线管理、传输和利用。

3.实现档案信息的高度共享。档案信息的数字化和网络化，使档案信息不再是一盘散沙点，实现了分散信息的集中控制，大大的改变了传统管理模式下档案部门各自为政的状态，打破了时空的局限，可以异地归档、随时查阅，真正实现档案信息的高度共享。

二、企业档案信息化建设的现状

1.档案信息化建设程度不高。很多企业已经实现了计算机管理，但大多只是应用于目录检索，文件也仍然以纸质形式存在，文件的接收、保管、查阅仍然依靠传统方法，没有开展档案信息的数字化、网络化建设。

2.软硬件设施设备不足。近年来虽然档案管理部门逐步配备了一些计算机设备，但是普遍存在机器老化，打印机、扫描仪、照相机等硬件设备和计算机系统、数据库、档案管理等软件设施配备不齐，远远不能满足档案信息化建设的需求。

3.电子文件管理薄弱。OA办公自动化系统的使用，产生了大量的电子文件。文件的形成、传递、归档都在办公自动化系统中完成。很多企业的档案管理系统只能单机操作，没有实现联网。而实现联网的企业，往往由于系统兼容的问题，造成档案管理系统和办公自动化系统不能对接，文件流转结束后不能归口档案管理系统中，致使电子文件没能纳入档案管理系统。

4.相关的制度规范不够完善。档案信息化建设必须遵循统一的标准规范，制定一套严格的制度体系，保证工作有章可循。而目前相关的技术标准、规范并不完善，各部门职责、任务也不明确。

5.档案信息化建设人员素质参差不齐。目前大多数企业档案管理人员很少是档案专业毕业的，档案意识、计算机技能和基础知识等严重缺乏。有些档案人员对新形势的发展缺乏清醒的认识，思想观念仍然停留在“重管轻用”上，仍然把把管好档案作为档案工作的重点，缺乏开展信息化建设的主动意识。

三、推进企业档案信息化建设的途径

1.基础设施建设。企业要根据自身实际，配备计算机、扫描仪、照相机等基本设备，安装档案管理系统并实现与办公自动化系统的互联互通。建立一个以计算机系统为中心，以通讯系统为支柱，配备以计算机为基础的自动化管理设施，包括各种输入输出设备、海量存储设备、网络通讯设备以及数据库软件、信息处理软件的良好的档案信息处理环境。

2.档案数字化建设。即实现档案信息存储的数字化，这也是档案信息化的核心，主要包含以下三方面内容：（1）档案数字化输入。一是将现有室藏档案的目录进行输入并按需分期建立专题数据库。建立一个层析清晰、结构合理、范围广泛的档案目录检索体系。二是建立全文数据库。按照国家档案局提出的重点的、利用频繁的档案首先实现全文数字化的要求，坚持需求导向,急用先上，剔除无用，避免浪费的策略，实现原文件信息的全文数字化，并与目录数据库一一对应。（2）数字化档案接收。未来电子文件将成为室藏档案的主要来源，因此做好现行电子文件的接收与归档管理。利用计算机技术实现电子文件在线接收、鉴定、分类、保管、传输、利用。制定电子文件归档细则和管理规范，实现不同平台和数据库的对接，保证电子文件及时归档，档案室则按照统一的格式转换数据，与室藏档案数字加工融为一体。（3）档案数字化转换。传统的纸质档案利用图像技术，将文件信息通过扫描仪、数码相机、音视频等设备完成采集，转化为数字化信息。并对扫描的图像进行加工处理，进行图像纠偏、裁切、去污、色度和亮度调整、多幅图像拼接处理、蓝图消蓝处理，满足视觉要求和阅读习惯。档案的数字化不仅能保护档案原件，而且方便快捷的在线查阅，更好地满足员工需求。

3.标准规范建设。这是档案实体管理向信息管理转换必须依赖的业务规范和技术标准，是档案信息化的前提。企业应该建立档案信息化建设的管理体制，明确各单位和档案管理部门在信息化过程的职责；制定和完善相关的规章制度、技术标准和规范，为档案信息的标准化和规范化奠定良好基础。

4.信息安全建设。一方面是信息存储的安全性。企业要加强数据库管理，建立全方位、多层次的备份系统。系统管理员利用集中式管理工具对全网的备份策略进行统一管理，所有的数据可以被备份到与应用服务器和备份服务器相连的任一数据库内，保证数据存储的安全可靠。另一方面是档案利用的安全性。为了确保档案信息的安全，涉密文件一律不上网。档案管理员要对档案在线利用平台的用户进行授权，并设置访问日志，监测异常访问情况，设置限时限制以防止合法用户登陆了后因忘记关闭网页而泄密，制定完善的信息安全制度和信息安全的应急预案，全面保证档案信息的安全。

5.人才队伍建设。档案信息化建设需要一批既精通档案业务又熟练掌握计算机技术的高素质档案人员，为此企业要加快培养掌握现代化信息技术的高层次信息人员，加强对在职人员的继续教育和培训，使其更新知识结构，拓宽知识层面，提高业务技能，尽快掌握计算机网络技术、微缩技术等新知识、新方法，为企业档案信息化建设提供人才支撑和技术保障。综上所述，档案信息化实际是档案信息的数字化、档案传输的网络化、档案管理的标准化、档案系统的集成化。推进档案信息化是时展的大方向，企业应在这项工作中舍得投入人力、财力、物力，主动推进档案信息化建设。只有实现企业档案工作的信息化，才能和企业的发展相协调，才能适应外部环境的需要，为企业提高市场竞争力，实现可持续发展做出更大的贡献。

作者:何亚静 单位:新天绿色能源股份有限公司

第六篇：广电网络企业档案信息化建设

一、企业档案信息化建设的重要性

企业的档案信息化需要企业在坚持法制化发展的基础上，依靠科学的理念以及组织管理手段，结合信息技术和网络技术等的高新技术手段，实现信息使用过程中的数据化和网络化的发展，方便收集、传输等各个环节的档案管理工作的开展，还能够实现档案的共享，提高档案中包含信息的使用效率，为企业自身以及社会提供更加优良的服务。企业中的档案可以说是其重要的信息资源，档案的信息化建设属于企业整体信息化的组成部分，也是档案管理方面的创新手段，在这方面企业应该不断的加大投入力度，增强相关重视，采取有效的管理措施，确保企业的档案信息化建设在安全、高效的环境中开发完善，以此来推动企业档案管理的现代化的实现。另外，档案信息化的建设还是企业信息化工程项目的一部分，关系到实际中企业的发展状况，企业档案从整体上看是非常庞杂的，管理水平与使用质量的提升必须依靠信息化的建设发展，这样还能减轻工作人员的负担，提高其内部的管理效率，促进传统管理模式与现代管理模式的转换，充分发挥企业档案的存在价值。企业档案的信息化也是基础管理工作的组成，档案不仅能维护企业的利益以及历史成就，还是一种重要的信息资源，完整的档案能够真实的反映企业的发展历程，档案的使用已经成为企业发展的不可缺少的一部分。

二、广电网络企业的发展现状和趋势

随着三大网络业务的逐步融合，广电网络网上业务流量由视频传输演变为宽带、多媒体的信息通信，从而使广电网络企业灵活开展各种业务成为可能。与此同时，计算机网络技术向广电网络领域进行了深入而持续的渗透，使得传统的广电网络信息化实际发生了转变，由原来的有限集成相互独立的应用系统发展成为了先进的工作流管理和信息技术为基础的整体集成以及信息应用系统。这种网络市场环境的革新，使得广电网络的发展方向也发生了重要的转变，传统的有线电视网络企业是单一的模拟传输网络，经营的网络建设中心是垄断式的，对有线电视业务进行基本的模拟，对广播节目则实行单向的模拟，电话是唯一的投诉通道，而现代的广电网络企业使用的是宽带IP等形式的多业务集成媒体网络，主要以市场的发展为导向，用户为主导和中心，采取全面增值的业务服务模式，开展数字电视节目以及数据业务，克服体系也打破了单一的形式，采取多个接入式的形式，比如电话、网站等。现代化的广电网络企业在新形势下必然会以快速、灵活的经营方式适应市场环境，通过管理创新、组织创新、技术创新等手段来增强企业综合的竞争实力，并且在市场中能更快的赢得有利地位，为用户提供更加满意的服务内容。

三、广电网络企业档案信息化建设的主要目标

广电网络企业在发展中需要不断的优化内部管理程序，创新管理系统的发展目标，其具体的档案信息化建设主要包含五个方面的目标。第一个方面就是加快档案信息网络的建设，在企业信息网络综合性的平台基础上建成档案管理的独立平台，第二个方面的目标就是加快企业档案管理信息网站的建立，这样有利于广电网络企业有效的开展对外业务，增强企业内部的服务水平，实现档案资源的最大化的共享，从而达到提高工作效率的效果。还能够改善企业中客户的关系管理，与各种利益构成机构达成良好的协作关系。第三个方面的目标是健全档案管理系统以及规划系统的建设，实现档案管理的自动化，解放手工管理档案的工作人员，提高档案网络管理的科学化和系统化。第四个方面的目标是完善企业信息系统的建设，档案信息化建设是企业整体信息化的一部分，只有档案信息化管理的实现才能够达到企业业务流程信息化的完善，从而提高企业档案应用的灵活性。第五个方面的目标是逐渐成立企业内部的档案信息数据中心，使企业在发展中能够对自身的信息资源进行综合全面的分析总结，为信息的集成化管理创造条件，从而达到提高企业整体效益的目标。

四、广电网络企业档案信息化建设的

1.结合企业运营框架加强基础数据的科学管理。因为信息系统的实施是建立在完善的基础数据之上的，而信息系统的成功运行则是基于对基础数据的科学管理，可见基础数据的科学管理是企业信息化建设成功与否的关键之一。企业中的档案管理机构中保存着企业生产经营活动中完整的信息资源，是企业信息化建设的汇集地，企业档案管理机构应该充分的把握这一发展机遇，把档案信息化建设纳入其中，使档案信息化与企业信息化统一发展，首先，档案管理部门需要根据档案管理的具体要求，对企业信息化的发展规划以及建设方向提出实际的管理要求，其次，需要充分的运用企业信息化技术和网络这一现代化交流平台，开展纸质档案的数字化转变工作，提高档案管理能力以及利用效率。而在广电网络企业的运作框架中可以看出，企业的档案信息系统是以企业数据中心建设为核心存在的，其中的用户接口和业务系统的一部分组成企业客户关系的管理系统，这样能够使企业不断的发展新用户，而且还能巩固老用户，在进行市场分析的时候，档案的信息化建设完成能够提供更多的便利。

2.广电网络企业档案信息现有资源的开发与系统关系。企业档案部门是稳定而持久的档案信息源，以这个信息源为基础，档案部门可以方便灵活地将企业方方面面的信息组合起来，满足各类信息的需求。企业中的档案管理机构应该充分的发挥自身优势地位，采用现代化的信息加工技术，将网络中的信息数据等进行有机的结合，构建成系统化的信息管理中心，并且建设成为馆藏丰富、信息资源有效共享的信息网络平台，这样能够实现档案为企业全方位提供服务的文献信息的功能，运用现有的信息进行多次的编研，在企业发展实际需求基础上，进行信息的整合加工就能够使档案信息中心得到不断的丰富，使得档案信息平台增加新颖性特点，从而起到增加档案信息服务针对性的效果。

五、结语

企业档案信息化的建设是一个复杂的系统化的工程，需要与国家整体的档案信息网络保持一致更是增加了信息化建设的难度，因此在广电网络企业档案信息化的建设中需要立足全局，做好提前的设计准备工作，分步骤实施，作为企业档案的管理者必须提高对信息化的认识，以及信息化对档案管理的重要意义，明确信息化建设的指导思想，从而推动档案工作的全面进步。

作者:宋震梅 单位:广东省广播电视网络股份有限公司清远分公司

第七篇：供水企业档案信息化建设的思考

1供水企业档案信息化建设的原则

1.1抓住重点、阶段性推进。当前我国供水企业档案信息化建设水平普遍不高，在现阶段供水企业档案信息化建设的重点主要以信息整理、数据库建设、网络建设、信息资源开发利用及档案信息化人才培养为主，档案的信息化建设工作还需要分阶段的进行推进，抓住当前工作的重点。

1.2以基础工作带动数据库建设。在供水企业档案信息化建设过程中，数据库建设作为当前工作的重点，需要在做好基础性工作的前提下，进一步对数据库进行完善，加快推动数据库建设的步伐。

2供水档案信息化建设存在的问题

2.1缺乏对档案信息化建设的重视。供水企业在经营过程中更重视于工程建设和水资源的管理等方面的信息化建设，对档案管理信息化建设普遍重视度不够，由于资金投入较少，从而导致档案信息化建设进程较慢，严重影响了供水企业档案信息化建设的顺利实施。

2.2规划缺乏统一性。在供水企业档案信息化建设过程中，一些专业应用软件的开发缺乏统一性，而且没有与档案管理系统同步，在信息化建设工作中自自为政，缺乏统筹安排和协调，没有明确的长远规划和近期目标，数据的格式和标准缺乏统一性。

2.3数据库建设不完善。当前供水企业档案信息化建设还处于初步阶段，文件开始向信息化进行过渡。数据库系统作为档案信息化建设的核心所在，当前在建设过程中还存在许多不完善的地方，需要加大开发和建设的力度。

2.4档案管理人员现代化技能缺失。当前供水企业信息化建设过程中，并没有开展系统的计算机应用培训，这就使部分档案管理人员对于利用计算机进行档案管理还没有完全掌握，对于电子档案归档、室藏数字化及网络咨询服务等操作技能还不十分熟练，制约了档案信息化的发展。

3加强供水企业档案信息化建设的具体措施

3.1加强领导，增加投入。成立由分管领导挂帅、各部门负责人参加的领导小组，研究总体发展方案，确定阶段性工作目标，协调解决在建设过程中遇到的问题；明确工作机构和工作人员，落实具体工作任务并跟踪监督检查；把档案信息化管理纳入系统内的年度工作计划和所属各部门管理目标责任制。供水档案信息化建设是一项综合性、前沿性的系统工程，需要配备一定规5模的硬件设施，资金需求较大，因此，每年的资金投入都要与信息化建设任务相匹配，以保证档案工作的有序开展和正常运行。

3.2注重管理，打牢基础。一要制定与供水信息化建设相协调的档案信息化建设发展战略和工作计划，为保证供水档案信息交换、实现档案信息资源共享创造条件。二要增强综合档案室的业务监督和指导职责，建立和完善档案信息管理制度，明晰档案信息管理流程，实现档案收集、管理的标准化、规范化。三要加强档案管理软件的应用，在供水系统内推广应用相对统一、符合规范的档案管理软件，推进供水档案综合目录数据库的建设，实现案卷级、文件级的电子检索。四要加大电子文件的归档管理。综合档案室作为归档文件的信息接收和管理的职能机构，要建立严格的信息管理制度，以保证本系统电子文件的真实、完整、可靠和安全；要严格执行电子文档和纸质文档同时归档的双套制管理办法，最终实现数字化档案室。五要积极推进档案信息化建设与办公自动化同步发展，充分利用和发挥网站的作用，有计划地上载开放的供水档案目录或公开开放的供水档案全文信息，向社会提供网上查询的利用服务，进一步发挥档案信息资源服务社会的作用。

3.3为水污染防控、生态环境建设提供支撑。供水档案涉及水量、水质等所有涉水数据，在近年的水污染防控等解决水环境问题中，供水档案发挥了不可替代的作用。例如在2005年11月的松花江水污染事件中，相关单位综合供水档案资料，并根据实际情况，应用不同思路和方法反复校核，及时提出污染带推移情况分析和预测预报，为松花江水污染防控工作指挥决策争取了主动。根据预测实施了停水措施。在保障河流健康，维护人水和谐方面，供水档案发挥着重要的作用。由此可见，利用这些供水档案资料的分析结果，更有效地维护了江河健康，保障了防洪安全、饮水安全和生态安全，促进了人水和谐。

3.4建设一支高素质的档案管理队伍。在当前供水企业档案信息化建设过程中，需要培育一支高素质的档案管理队伍，这就需要制定科学合理的培养计划，在具体培训中需要将档案信息化建设相关的基础知识、数字化技术、网络知识及现代化管理技能等列入培训内容中，同时鼓励档案管理人员利用多种形式来提高自身的综合素质。供水企业还要加强对专业人才的引进，努力提高档案业务人员对现代化技术的应用能力，确保能够更好的满足当前档案信息化建设的需求。同时企业还需要加强对档案管理人员信息意识的培养，使其能够充分的运用信息资源理论和技术手段，加快推动档案信息资源的开发利用。加强供水企业档案信息化建设工作，其最终目的是为了实现档案的开发和利用，更好的发挥档案的服务功能。所以在当前工作中，我们需要根据现有有供水档案资料，加快对档案管理工作的探索力度，充分的利用供水企业档案资源的优势，使其为水资源开发、工程规划设计等工作提供优质的服务。在当前供水企业档案信息化建设过程中，可以积极寻求各领域对供水信息需求的服务新方式，利用互联网技术来对供水档案服务进一步拓展，强化供水档案信息的深加工，确保供水数据库功能更加强大，从而更好的提高档案资源的开发利用价值，使其为供水企业及其他行业提供优质的服务。

作者:黄韵佳 单位:哈尔滨供水集团有限责任公司

第八篇：企业档案管理信息化建设的几点思考

一、档案信息化建设的内涵

档案信息化是指档案管理模式从以面向档案实体保管为重点向以档案数字化信息为主要形式向社会提供服务为重心的转变过程。这种转变过程中要实现档案信息的数字化和网络化；要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；要实现档案信息高度共享，必将引发档案管理模式的变革。档案信息化建设是指是指利用数据库技术、数据压缩技术和高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。

二、档案信息化应遵循以下四个原则

（一）规范性原则

实现档案信息化，一方面可以将馆藏档案通过扫描等技术手段转化成计算机可识别和处理的数字化信息，另一方面可以通过接收电子文件进馆，但不管是通过馆藏档案数字化还是接收电子文件，都应该坚持规范性原则，制定相应的标准、规范和法规。只有这样才能实现企业档案实现有序化、标准化和规范化，避免互不兼容、重复建设等现象发生。

（二）安全性原则

随着数字化、网络化和信息化建设地不断深入，网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现出来。因此，我们必须加强网络安全技术的研究与开发，采取有力的安全策略，充分保证档案信息的安全性。

（三）文档一体原则

文档一体化是档案信息化建设的前提。这就要求把档案信息化纳入到办公自动化的总格局之中，与办公自动化融为一体，同步进行。

三、当前企业档案信息化建设中存在的问题

（一）缺乏统一标准和规范

具体表现在：档案信息规范化统一的分类编码标准不完善、不统一；并且由于缺乏技术组织上的支持和系统管理、网络技术的支撑，缺乏统一明确的管理性、业务性和技术性标准；这些都制约着信息交流的范围和程度，直接影响着档案信息化建设的步伐。

（二）档案管理人员知识结构“老化”

有些管理人员传统思想严重，对档案信息化缺乏必要的认识，没有把档案信息化建设摆到应有的高度。少数档案管理人员对纸质档案的管理理论、原则、方法和技术已熟门熟路，但对电子文件形成、信息的存储、传输、检索和利用等技术知之甚少这，这些问题的存在，相当程度地制约了企业档案管理的信息化发展。

（三）软件系统及其应用相对薄弱，工作基础较差

许多档案馆虽然购置了硬件设备，但其软件应用水平和利用效率不高，大多以单机和简单的网上操作为主，局限于实现简单的查询和利用，没有真正发挥作用；另外，也没有考虑买到的新信息化软件与原有软件之间能否兼容以及是否影响到以后的升级。

四、企业档案信息化建设的重点

（一）档案管理人员的素质建设

档案信息化建设关键的是高素质创新人才的培养。随着大量高新技术在档案部门的广泛应用，必须建立一支分工合理、结构科学、素质过硬、保障有力的档案管理队伍。

1.提高档案管理人员的业务素质

业务素质问题关系到档案工作数字化建设成败关键。档案信息化建设涉及数字化档案信息资源建设、计算机网络建设、办公自动化和文档一体化管理，简言之，就是把计算机技术、通信技术、网络技术等现代技术运用于文书工作和档案管理，可谓一项档案技术工程。这就要求档案管理人员既要掌握档案学基础理论和档案管理知识，还要掌握一些自然科学基础理论知识、计算机技术、网络技术和操作技能。（1）能熟练运用信息工具作为档案管理人员，要注重自我完善，掌握计算机理论知识和运用技能，使自己能熟练使用各种现代信息工具，特别是网络传输工具，为更快、更好地开发档案信息打下牢固的技术基础。（2）能捕捉档案信息当今信息时代，社会将更多地从信息服务的功能上去要求和评价档案部门。因此，档案工作者必须具备较强的信息捕捉能力，不仅要熟练、快速地获取本馆所藏的档案信息提供给利用者，而且要充分利用网络的便利和优势，熟悉网上的档案信息资源，引导利用者获得更多的档案信息。

2.提高档案管理人员的思想素质

（1）坚定的政治信念档案工作是一项政治性、机密性很强的工作。因此，档案管理人员应严格遵守党和国家的各项法律、方针、政策，严守机密，树立政治意识和政治信念。（2）热情的工作态度档案工作具有服务性强的特点，要求档案管理人员要树立爱业、敬业、奉献的精神和不为名、不为利的价值观。在服务态度上，力争做到主动热情、耐心周到.力争把档案的潜在价值转化成有用性、可用性的社会效益和经济效益。（3）严谨细致的工作作风档案工作不仅是一项政治性、服务性很强的工作，也是一项复杂、细致、烦琐的工作，这就需要档案管理人员具有严谨细致的工作作风。这种工作作风，要求我们整理档案的区分全宗、分类立卷、编目、鉴定、确定保管期限、汇编、利用档案等各个环节都要准确无误。

（二）档案信息标准规范化建设

档案信息化标准规范主要包括管理性标准规范、业务性标准规范和技术性标准规范。标准规范是档案信息化建设的“交通法规”，档案信息化法律法规和各种标准的支持，需要国家档案行政部门制定一整套统、规范化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的只能建立在标准规范的基础上，必须要有相关大化和案卷完整化、检索利用便捷化。

1.案信息著录的规范化

档案著录包括著录原则、方法、项目、格式、文字、来源、详简级次、主要规则和标识符号等。档案著录是建立档案信息数据库的第一步，通过著录将文件的内容和形式特征记录下来，形成数据条目，再将数据条目录入计算机，组成档案信息数据库。著录必须统一规范，否则就会在出现同一事物或同一人物具有不同的名称，而不同的事物或不同的人物却具有同一名称等一系列问题时，造成同一检索点的条目前后不一致的现象，影响档案机读目录数据的检索和利用效率。

2.档案信息存储的规范化

目录档案信息多以硬盘为存储方式，随着数量的增加，为了安全起见，就要考虑卸载方式保存档案的信息，要研究统一的存储载体，如果以光盘为主，那么就要对光盘作为档案信息的保存载体进行研究，并制定相应的标准和操作规范。

3.档案信息管理软件开发技术的规范化

档案信息管理是对传统档案实体信息及档案的管理信息利用计算机进行的辅助管理。作为一个规范化的档案计算机管理系统软件，必须具备档案的收集、整理、编目、保管、鉴定、检索、开发利用及档案统计等基本业务管理能力。它不是简单的模拟手工作业，而是根据档案管理中各个环节的业务工作流程，结合计算机硬件特性来实现一个具有高效率、高质量、简捷的合理化工作模式。因而我们应该更新原有的档案信息管理系统，将原系统的档案信息数据库平滑转入新的信息平台并投入使用，使其为档案资源数据库高度共享奠定一个良好的基础。

作者:向琳 单位:中石化长岭分公司档案馆