中等教育学校档案管理信息化建设研究

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一、档案管理信息化的具体内容

档案信息化主要是指实体档案向信息化档案逐渐转变的一个过程，在这个过程中国家档案行政管理部门作为信息档案管理的主体，由国家档案行政管理部门对所有档案进行收集、管理、整理等工序，要想完成这个转变过程就必须要加强对现代化信息技术的引进，要逐渐完善档案信息管理体系。新形势下，档案管理信息化建设的内容主要包括五个方面：第一，对档案信息化的基础设施建设，要建立功能不同的档案信息管理部门，提高信息技术的应用程度。第二，对数学档案信息资源库的建设，要建立数学化档案信息资源库，引进数学化技术，完成对档案目录的检索和设置。第三，对档案信息安全保障体系的建设，档案信息对于学校管理至关重要，要加强档案信息安全保障系统的建立，能够确保信息的安全。第四，对档案信息管理人才的培养，要加强对信息人才的引进和培养，要为学校建立综合型信息人才培训基地。第五，对档案信息监管部门的建设，要有一支负责任、技术强的档案信息监督管理队伍，严格按照档案信息管理制度对档案进行定期核查，确保档案信息的安全、真实。

二、中等教育学校档案管理信息化建设的现状分析

随着网络信息时代的来临，中等教育学校在档案管理信息化建设方面取得了一定的成就，但是与发达国家相比，中等教育学校档案管理信息化体系还存在着诸多漏洞。

1）学校领导对档案信息化建设重视程度不足。由于受到传统儒家思想的影响，许多学校领导对于新型科学技术比较排斥，在学校档案信息化建设上缺乏思想认识，总是认为档案信息只需要档案管理员去管理就行，根本不需要学校领导加以重视。同时档案管理人员对档案信息管理工作缺乏正确的认识，只认为只要档案资料不丢失就可以，缺乏创新意识，没有认识到学校档案管理工作的真正价值。而且很多学校都没有独立的档案信息管理部门，只是由一两个人组建的档案小组，缺少档案管理工作上的政策扶持，这就导致学校档案管理信息化建设工作难以开展。

2）基础设施较为简陋。由于学校领导对于档案管理信息化建设的不重视，对学校档案信息化管理投入的资金较少，所以很多学校档案管理基础设施简陋，有些学校甚至都没有档案管理设施，这就导致档案管理信息化工作无法开展，即使有些学校有一些打印机、计算机、扫描仪，但是这些仪器只能勉强使用，根本不能满足档案管理信息化的要求，同时很多学校都没有专业的计算机人员，教师对于计算机软件一窍不通，这样学校档案管理就只能采用传统方式，此外经常会出现一些纸质重要文件的丢失，给学校造成严重的损失。

3）档案管理体制较为混乱。中等教育学校档案管理体制尚未真正落实，没有积极响应政府提倡的“统一领导、分级管理”政策，有些地方政府根本没有将学校档案管理工作纳入议事日程，学校缺乏专业的档案信息管理人员，而且在学校内部档案管理体制尚不健全，没有建立单独的档案管理部门，大多数都是由其他部门代管档案，档案管理人员缺乏责任意识，学校领导对于档案管理工作胡乱领导，致使中等教育学校档案管理体制混乱。

4）档案管理数字化建设水平较低。许多学校没有计算机档案室，档案信息数字化管理经验一片空白，即使有些学校建立了计算机档案室，但是档案室只有局域网，无法及时搜集外界信息数据，这也不符合数字化管理的具体要求。

5）档案信息的开发利用不足。由于档案信息是逐年增加的，具有一定的累加性，长期使用会形成大量的档案信息数据，但是许多中等教育学校并没有注重对档案信息的开发利用，只是使用简单的查询检索功能，这使得档案信息化功能没有得到利用，还需要深入挖掘。

三、中等教育学校应如何加强档案管理信息化建设

（一）加强对档案管理信息化建设的重视程度

随着时代快速发展，学校档案信息管理体制必须要进行改革，首先学校领导要转变传统档案管理观念，要从自身做起，加强对档案信息管理的重视，要彻底摒弃传统档案信息管理方式，要积极引进现代化信息技术，要将档案信息化建设纳入学校整体规划章程之中，要建立独立的学校档案管理部门，要培养专业的档案管理人员，对档案管理人员的技能水平进行要求，要定期对档案管理部门的管理工作进行检查。此外还要根据学校的实际情况，制定档案管理小组，小组成员由校长直接管理，明确分工和职责，要建立严格的档案管理制度，同时加大对档案管理信息化建设的宣传，要增强全体师生的信息管理意识，各个部门都要积极配合档案管理部门的工作。

（二）增加资金投入力度，夯实中等教育学校档案管理信息化建设的基石

中等教育学校要增加对档案管理信息化建设的资金投入，建立档案管理信息基础设施，尤其是要建立档案管理室和计算机档案室，要引进现代化管理技术和设施，完善学校档案管理设施，加强技术研发投资，引进专业信息化人才，实行“以网养网”政策。

（三）完善档案信息安全保障体系，提高中等教育学校档案管理信息化建设的保障

随着档案管理信息网络化的快速发展，档案管理信息安全问题也日益突出，学校档案信息具有一定的保密性，容易受到网络黑客的攻击、病毒的侵袭，这就使得学校档案信息受到严重损坏。所以完善档案信息安全管理体制是当前中等教育学校的首要任务。第一，政府部门要建立完善的档案信息安全管理法律法规，能够为中等教育学校提供法律保障。第二，在对档案信息资源进行开发和网络系统建设时，要注重对安全管理体制的建立，要加强安全防护措施，防止信息泄露或被盗。第三，在学校档案管理信息化建设中，要对防护软件进行加密，比如防火墙软件、杀毒软件、电子身份认证系统软件，都要有防护监控系统的保护。

四、结束语

综上所述，中等教育学校档案管理信息化建设尚不完善，存在着诸多问题，学校领导要转变传统思维观念，要加强对档案管理的投入力度，要引进现代化信息管理技术，要加强培养档案管理信息化专业人才，确保学校档案管理信息化建设的快速完成。

作者:苏娜 单位:来宾市第一中学