财务档案管理信息化建设探析

导语：财务档案管理信息化建设探析一文来源于网友上传，不代表本站观点，若需要原创文章可咨询客服老师，欢迎参考。

一、财务档案信息化管理特点

一方面，财务档案在存储到电脑、磁盘、光盘及其他具有磁性特性的硬件设备后，各种财务数据资料在财务管理、资料利用、查询以及数据传输及资料携带鞥方面都更加方便、灵活，数据准确率高，而且不易丢失，能够较好地适应现代高速发展的社会条件下，对于高数据量和高质量化的财务档案的全新需求。主要体现在：信息化的财务档案可以很方便地进行修改、拷贝、传递和交流；存储形式也灵活多样，既可以存储于磁性介质中，包括软盘、硬盘、光盘、磁带等，也可以方便地输出到纸质材料保存。另方面，随着现代科学技术的高速发展和日新月异，信息化的财务档案数据可以很方便地进行统计、计算、分析等信息的多次加工，不断满足变化了的单位管理新需求；同时，信息化的财务档案可以很好地满足信息时代实现社会资源共享、无纸化文件管理等现代人类社会管理的新需求，从根本上颠覆了人类传统的信息存储和管理方式，极大地提高了工作效率和工作质量。

二、财务档案信息化管理的主要内容

1.及时建立适合于财务档案管理需求的动态数据库，便于进行档案信息的适时整理和分析。财务管理档案资料的信息化，又称“数字化”，是整个财务档案管理信息化的前提和基础，是对传统的以纸质为主要载体的财务档案管理的升级和优化，是传统档案管理的必然发展方向。因此，信息化的财务档案，将来就是财务档案信息的的“数据采集和加工中心”。财务管理档案的信息数据库，应该依据财务档案的内容不同，分别建立不同管理需求的数据库，如管理制度类、原始凭证类（如报销凭证、发票收据管理系统等）、会计核算资料类（如账簿、报表、工资发放、税收缴纳等）、其他与财务相关的资料等等。这些信息化的数据来源，一方面是实时核算和管理产生的信息数据资料，另方面是按照不同数据库的要求，对以前年度产生的历史数据重新录入、整理而产生的数据信息。在此，笔者认为：实时化的信息数据资料的取得相对比较容易，因为管理者只需要实时配备现代化的软硬件管理设备和管理手段，如及时配备账务处理、报表编制、工资发放、税收缴纳、发票（收据）管理、项目管理、政府采购、资产管理等会计核算及财务管理所需的电脑、服务器及相应的管理软件，就可以轻松获得所需的财务档案信息数据，但是，在不具备这些现代化核算和管理条件之前历史财务数据，其获取难度和代价巨大，特别是那些报销发票、单据的信息化处理，需要耗费大量的人力、物力、财力和时间进行人工录入及可视化信息处理，这些客观问题的存在，成为现在阻碍财务管理档案的信息化进程的主要障碍。目前，笔者所在单位在实现网络版的账务处理系统、报表管理系统之外，又逐步自行开发了财务管理查询系统、工资薪金（包括奖金、津补贴、加班费、值班费、劳务费等）发放系统、发票管理系统、历史财务数据分析系统等，为进一步推进财务管理档案的电子化、信息化奠定了坚实的基础。如果在此基础上，能够将纸质的财务管理档案进一步进行信息化处理，那么就能真正实现完整的财务管理档案的信息化。数字化的财务管理档案信息，不至于因为纸质财务档案的到期销毁而失去第一手原始材料依据，更便于日后因为研究经济活动、解决经济纠纷、处理遗留的经济问题，甚至是总结历史经验、揭露责任事故、打击经济犯罪等，提供了详实的完整的第一手历史数据资料的查询、分析等，大大提高了会计档案资料历史价值的利用效率,也便于会计档案信息的资源共享、利用。

2.加强信息财务档案的网络安全建设，提高财务档案的使用效率。档案的价值在于如何让政府、社会及单位、自然人等使用者获得高效、合理的利用，信息化的档案无疑为其充分利用提供了极大的便利和广阔的利用空间，使档案的历史价值获得了前所未有的最大效率的利用。但是，随着网络信息技术的不断创新和快速发展，不断推陈出新的软硬件技术给人们的日常生活带来了很大的方便，同时，各种花样百出、品种繁多的计算机病毒也给人们带来了困扰和损失，特别是对于信息化的财务档案，由于其财务信息的保密性和安全性要求很高，因此相对于信息化财务档案的重要性而言，加强信息网络的安全建设具有同等的重要性，也只有这样，才能更好地提高财务信息档案的使用效率。

3.财务档案管理信息化系统的决策辅助系统建设。信息化的财务档案管理系统由于数据复杂、信息量大，有关管理人员凭经验进行人工分析、处理难以满足使用者越来越高、越来越快速的使用需求，必须依赖于先进的、智能化程度较高的决策信息系统（决策分析、管理软件集成系统）。

三、财务档案管理信息化建设的几点思考

1.相关人员观念要更新，管理理念要跟上。财务档案管理信息化建设是财务档案管理的未来发展方向，也是新经济发展和社会进步的必然发展趋势，因此，这就要求各级管理者要充分认识到财务档案信息化管理的必要性和重要性，高度重视财务档案管理信息化建设工作，确保财务档案管理信息化建设工作得到快速、稳步推进；另外，各级财务及档案管理人员在更新观念、提高认识的基础上，要加强专业的学习和培训，提升自身素质，提高对信息系统的操作水平和分析、处理能力，充分发挥财务档案信息化管理的应用实效。

2.要注重财务档案管理信息化的实效性建设。实效性是财务档案管理信息化的基本目标，也是衡量单位或部门财务档案信息化程度的重要标尺，这就要求单位在进行财务档案管理信息化的过程中（也即电子化、数据化的文档逐步取代纸质化的过程），首先要科学分类、数据全面，确保科学、规范管理；其次，财务档案管理信息化建设的软硬件设备、设施以及分析系统等，必须满足财务档案信息化管理的基本需求，这样才能真正提高财务档案信息化建设的实效性，使其价值利用获得最大化。

3.要采取多种措施，严格保障财务档案管理的信息网络安全。数据量大、保密要求高是财务档案信息化管理的显著特征，也是财务档案信息化管理最基本要求，因此，采取多种措施严格保障财务档案管理的信息网络安全显得尤为重要。

（1）要定期对存储于计算机系统中的财务档案数据进行最低的双重备份；

（2）要建立完善的内部管理制度，特别是财务档案管理信息化系统的操作规程，要严格防止信息化的财务档案被随意篡改、毁损、丢失和泄密的风险，最大限度地降低对财务信息档案安全性管理的不利因素；

（3）要规范信息化财务档案的归档管理，它既包括了信息化财务档案的基本数据和延伸信息等内容，也要包含庞杂、账簿、报表以及磁性载体和软硬件的升级与维护记录等实物档案，信息化财务档案管理的内容要保证全面、完整；

（4）要严格保证计算机网络安全环境，确保财务档案信息资料安全性、准确性和高泄密性要求；

（5）要同步纸质会计档案与信息化会计档案管理，比如很多单位对存储会计信息的磁盘、光盘、硬盘等磁性介质疏于保存或保存不专业，有的单位根本就没有保存磁性介质，另外有的单位没有把升级换代前后的会计信息系统及相关的操作手册等资料一并进行归档、保存，造成了很多财务档案信息数据资料无法恢复、调阅，造成了信息化的会计档案资料的缺失。

作者:杨欣欣 李小军 单位:湖北省气象局财务核算中心