矿井建设的档案管理浅谈

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高河矿井工程项目档案管理存在的问题

(1)参建单位多，建设周期长，形成项目文件归档不齐全。一是高河矿井项目正式开工以后，建设单位，多个施工和监理单位进场，档案管理主体因建设主体，参建单位的不同，呈现多元态势，造成档案来源复杂，管理难度大。二是建设项目周期长，高河项目从2003年开始筹备建设，2006年正式开工，2011年进入联合试运转阶段，从勘查、申报、审批到竣工验收前后近10年时间，文件收集跨度时间长，中间多有变更，给档案收集造成很大困难。三是档案工作没有与项目建设同步管理，建设单位建设期间各项批复文件和各专业技术资料，大多集中在各个责任部门;各施工单位只重视工程进度，平时不注重整理工程资料，验收前突击收集整理，缺少建设单位、监理单位把关。(2)矿井工程项目档案整理规范不统一，部分规范陈旧，在实际运用中指导性有限。高河矿井项目竣工资料存在遵循国家标准《建设工程文件归档整理规范》GB/T50328－2001和档案行业标准《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》DA/T28－2002两个标准，管理规范的不统一这就给项目审计、质量评定、竣工验收带来隐患。在这两个标准的基础上，同时依据高河项目合同文件要求，采用以下煤炭行业及山西省标准:①矿建工程高河矿井项目矿建单位工程施工文件依照《煤炭建设工程质量技术资料管理规定与评级办法》(煤规字1999第34号文)、《煤矿井巷工程质量检验评定标准》MT5009－94编制。②土建工程高河矿井项目土建单位工程施工文件依照《山西省建筑工程施工资料管理规程》DBJ04－214－2004及《山西省建筑工程施工质量验收规程》DBJ04－214－2003编制。③安装工程高河矿井项目矿井设备安装文件按照《煤矿安装工程质量检验评定标准》MT5010－95编制单位工程竣工资料，其他设备安装文件依据其行业标准规范编制。有的规范都已经执行将近20年了，早已经不适应现在的煤矿项目建设实际情况了，矿建工程和安装工程的规范中就缺少监理单位整理项目档案的规范，必定给监理单位，施工单位在整理项目档案资料时造成文件材料不齐全和档案管理不完善的问题。(3)档案工作人员素质良莠不齐，人员流动性大。在高河矿井项目档案管理过程中涉及合作公司总工办档案管理人员，合作公司相关工程责任部门管理人员，监理单位人员和施工单位人员。高河矿井项目属新建项目，各相关人员没有经验可借鉴，在项目档案工作中走过不少弯路。很多档案管理人员是临时抽调人员，这些人没有参加过档案专业知识培训，对档案管理规范不熟悉，不能做到科学整理，归档和立卷，这就造成单位工程竣工资料质量低，影响了项目档案的整理验收。高河矿井项目由于建设周期长，监理单位和施工单位由于各自单位的原因，很多档案管理人员流动性很大，很多人员工作一段时间，对档案各项业务相对熟悉之后都被调离高河项目，新换的人员又得重新开始熟悉档案各方面的专业知识，这给档案工作带来很大的不稳定性。

针对高河矿井工程项目档案管理存在的问题采取的措施

(1)超前介入。为保证工程档案工作与工程建设同步，在工程建设过程中，档案人员自始至终参加工程建设全过程管理，努力做到提前介入，全程控制。在项目前期文件的管理上，档案室与各工程管理部门共同梳理工作线索，划定相关部门归档责任，归档范围，各类文件归档的时间，使档案管理的有关规定能够紧密结合各职能部门管理工作实际，准确反映管理工作流程，在前期文件的收集上，坚持“早介入”、“早检查”、“早动手”，紧紧跟踪前期工作的进展，指导相关部门及时归档，同时做到随时归档随时整理，具备成卷条件的马上归档组卷，并随时根据后续资料补充调整，保证工程竣工时前期文件的齐全、完整。(2)纳入合同管理。我公司在与设计、施工、监理等参建单位签订的合同或协议中列入了档案工作的内容，采取预留5%相应工程款对其进行约束，采取工程完工档案移交不及时或未移交按相应条款进行处罚。并对工程档案的移交时间、整理质量和项目竣工图的编制责任、编制质量和移交套数等，作了具体规定。(3)纳入建设单位、工程监理、设计单位及质量监督全程控制。公司要求项目竣工图需经监理单位监理人员审核，履行签字手续;项目验收前，监理单位需出具书面意见，要对档案收集、整理归档等情况进行评价，质监站要对每个单位工程进行质量认证。通过各方人员的严格把关和审查，确保了归档资料符合程序标准和要求。(4)纳入经济责任制管理。按照每一实体工程造价5%的比例，预留档案资料保证金，规定凡档案资料不齐全的，扣除保证金;档案工作与工程建设不同步的，不组织工程中间验收、不进行月度工程结算;竣工工程资料不按要求归档或归档不符合要求的，停止该单位在矿井所有工程款的支付。经济手段的制约，有力地推动和促进了项目档案的收集归档工作，从而有效地保障归档文件资料及时性。(5)实行动态跟踪监管。在矿井建设过程中，公司专职档案人员经常到各责任部门和施工现场检查工程档案，督促、指导各施工单位在施工过程中形成的档案资料，现场进行答疑解惑，保证资料的齐全、完整;公司档案人员参加月末验收和单位工程竣工验收和工程资料例会，积极监督项目档案工作，确保工程档案与工程实体同步进行。(6)严格验收程序。在单位工程竣工后，本公司严格执行竣工验收管理规定，确保项目档案的完整性、准确性、系统性、安全性。在组织每个单位工程竣工验收时，均由潞安集团验收组和我单位工程部门、计划、财务等成员，以及设计单位、监理单位、质量监督单位成员一同参加、一同把关，不论工程还是档案实行“一票否决”制，竣工验收报告中无档案人员签字，就不能通过验收、结算，直至工程和档案均符合标准要求才能通过验收。施工单位移交档案均要经过监理、分管部门、质检站、档案人员进行多方审查，确保归档档案符合程序和要求。(7)严把档案移交关。本项目工程在严格执行竣工验收程序和规定的同时，档案人员严把工程档案移交关。专业档案人员系统地对每个工程档案的完整性、准确性、系统性和安全性逐项进行认真检查。检查每个单位工程开工前的人员资质、管理制度等工程管理资料;检查施工组织设计、图纸会审、技术交底等工程技术资料;检查设备、购配件等材料质量出厂证明文件等质量控制资料;检查工程施工中测量、隐蔽、焊接等施工记录资料;检查分部分项检验批等工程验收资料;检查各类安全和主要功能各类检验、测试、系统运转等核检资料;检查工程验收质量评定等竣工验收资料;检查监理公司规则、细则、制度、报验、造价控制等监理资料;检查竣工图是否符合程序和归档要求等。档案人员严格的把关，保证了项目档案的归案质量。

本文作者：郑超徐苏云工作单位：潞安集团