档案信息网站建设中的应用研究

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经过20余年的发展，我国档案部门建立了较大规模的档案信息网站群，档案管理部门大都在互联网上建立了省、市、县级综合档案网站和城建档案网站、高校档案网站等专业档案信息网站，通过互联网为查档用户和社会公众提供档案资源和信息服务。档案网站是建立在公共信息互联网上的站点，以网络访问方式为查档用户或社会公众提供档案信息资源和相关服务。档案网站是档案信息化建设的一项基础性工作，门户网站是档案部门为用户提供信息服务的重要手段，是档案部门重要的文化名片和交流窗口，也是用户查询档案信息和获取相关服务的重要接口。档案网站建设应以为用户提供档案信息服务为首要目的，并有序组织馆藏档案信息资源和充分展示档案文化，以确保档案资源的有效利用。

一、档案信息网站建设中存在的问题

1.用户服务意识淡薄。用户服务本应属于档案业务管理范畴，但现实中用户服务意识淡薄直接影响了档案信息网站的功能设计，即便是采购定制的档案网站具有相应功能，却因为用户服务意识淡薄而被闲置。一般而言，档案网站都被定位为资源服务型网站，既强调“有资源”，也强调“有服务”。曾有项目组在对我国省级档案网站测评之后，就强调指出档案网站应该加强对用户服务需求的关注[1]39。用户服务意识淡薄不仅有损档案机构形象，制约档案信息资源有效利用，同时也严重影响了档案信息网站的健康发展。用户服务意识淡薄的问题需要从管理和技术两个层面入手，才可能得以解决。2.档案网站服务功能不足。档案网站建设应以观念创新为关键、内容重构为基础、技术创新为依托，以用户需求为导向，应拥有丰富的档案信息资源，并能提供功能强大的检索工具，以提高用户查阅信息的效率，重视与用户的交互，加强与用户的交流，为利用者提供及时、全面、有效的档案信息服务[2]92。通过对多家省市县、高校、城建等档案网站的调查发现，普遍存在“重展示、轻服务”的现象，具体体现在：档案网站页面设计缺乏特色，服务功能单一，导航无序，网站互动性欠佳，只能告诉用户“我们有什么”，而难以清晰地指导用户“我们可以为您做什么”。服务功能不足使得档案网站建设意义大打折扣，并损害了用户权益。3.档案网站建设技术相对落后。调查发现，部分档案网站只是堆砌了一些简介和工作动态等信息，网站页面设计简陋，缺乏搜索、互动等功能，服务形式单一，移动设备上的网站访问服务功能缺失，其深层原因在于档案信息网站建站技术落后，在馆藏档案资源展示和档案信息服务方面都存在技术瓶颈。造成档案网站建设技术落后的现实原因主要有两个：一是档案部门被边缘化倾向严重，通常经费较为紧张，无力购买成熟商业软件建设档案网站；二是人力资源匮乏，自主开发档案网站时，缺少既精通档案业务又具有较高编程开发能力的复合型人才。最终造成了档案网站建设技术落后、功能不全的现实局面。

二、运用Drupal和Bootstrap的建站优势

Drupal是一个开源内容管理系统平台，其中可集成丰富的功能模块和构造强大的信息服务功能，形成一个为用户提供完备服务功能的网站平台架构，用于提供搭建多种功能和服务的动态网站[3]13。Bootstrap是一个开源的网站前端开发框架工具集，包含丰富的前端组件库和内置网站样式，用于开发响应式布局、移动设备优先的网站项目[4]2。使用Bootstrap框架可以在Drupal平台中自由使用CSS、HTML和JavaScript等前端响应技术，从而降低了开发难度和技术门槛。简单来说，Drupal可以提供功能完备的网站框架平台，而Bootstrap可以提供美化视觉效果的前端技术。由于Drupal和Bootstrap具有开源免费、功能强大、技术门槛低等优势，越来越受到网站建设者的青睐。国外的耶鲁大学、斯坦福大学，我国的北京大学、清华大学以及台湾大学、澳门科技大学等高校图书馆都采用Drupal内容管理系统构建了自己的门户信息网站，受到内部业务人员和外部用户的一致好评。遗憾的是，国内很少有机构运用Drupal和Bootstrap建设档案信息网站。档案管理部门与图书管理部门在信息资源管理、用户信息服务和管理职能等方面都具有高度相似性，将Dru-pal和Bootstrap运用于档案信息网站建设不仅可行，而且能够解决档案管理部门建站经费不足、技术要求高、网站功能不完备等旧有难题。1.开源免费。Drupal是一个开源的模块化内容管理框架，全球数以万计的网站开发专家都在为Drupal技术社区贡献代码，Drupal的代码在安全性、健壮性和成熟度等方面都能达到世界先进水平。Bootstrap是一个免费开源的成熟前端网站开发框架。Drupal和Boot-strap不仅可以免费使用，而且能够在开源软件的开放式创新中获得持久的技术服务支持，从而保障网站安全性。开源免费的优势可以解决档案管理部门经费不足的难题。2.功能完善。Drupal的另一个优势是功能完善，主要体现在以下几个方面：一是常用功能齐全，包括内容编辑、和分类管理；能够快速抓取其他指定网站信息，实现信息聚合；可根据层级组织关系按年度或分类有效组织和展示馆藏档案资源；可展示照片档案信息，支持用户拖放排列；具有分词功能，可定时更新索引和高亮显示搜索结果；根据用户浏览情景提供相应的帮助文档；提供实时互动和留言回复功能等。二是模块可定制，网站建设变得像搭积木一样简单，需要什么功能就将相应模块配置在页面上即可。三是权限分类分级配置，能够针对游客、注册用户和档案管理员呈现出不同的网站页面和内容，不同用户访问不同版块和个性化环境，保证内容的安全性，提高工作效率。总而言之，Drupal功能强大，能够满足档案网站在管理、业务以及用户使用三个面向和维度的常见需求。3.技术门槛较低。运用Drupal建设网站要求具备熟练掌握CSS、HTML和JavaScript等代码调试能力，而Bootstrap响应式前端技术的出现弥补了这一缺陷，有效降低了网站开发建设实施的技术门槛。Bootstrap提供功能完善且可复用的HTML组件、JS组件和许多现成的代码片段（模块），可以方便地进行拖放式页面布局，不需要费时费力的程序编码，只需找到合适的模块，插入到合适位置，即可快速搭建一个模块化、功能齐全和风格统一的档案网站。搭建的网站采用响应式设计，能够自适应用户设备屏幕，兼容台式、手机、平板、超大屏等分辨率。手机中横屏（图1a）和竖屏（图1b）访问网站的自适应页面显示效果如图1所示。较低的技术门槛解决了缺少高级编程开发人员的难题，同时又能够使档案管理部门将精力集中在业务工作和业务创新上。

三、运用Drupal和Bootstrap建站的设计思路

1.档案网站栏目结构设计。档案网站建设应该注重资源服务、业务建设和网站设计[5]36。在进行档案网站栏目设计中，资源建设方面，应该设计不同的展示页面来充分展示可公开的馆藏档案资源、现行文件、历史发文、学术资源和多媒体资源等，同时考虑提供档案检索、网上预约等服务；业务建设方面，应该介绍档案部门的机构简介、工作动态和档案相关的政策法规标准；网站设计方面，应该着重考虑网站的外观、安全和用户交互响应等功能。档案信息网站建设的目标是集中展示馆藏可公开档案资源，为用户提供档案信息服务。这要求网站首先可以档案资源介绍、机构简介和工作动态等内容；其次针对文字、图片和视频等不同格式的可公开档案资源，网站管理者可以方便快捷地录入、组织、和维护档案资源并授权给指定权限的用户浏览，最后网站需要设计实时交互功能，为用户提供实时在线咨询和档案资源检索等个性化服务。确定网站的具体栏目结构后，可以运用Bootstrap的相关模板和组件对网站进行整体规划设计，合理编排，做到网站布局合理，条理清晰，层次分明，导航方便，风格统一，具体的建站流程如图2所示。2.档案网站功能与所需Drupal模块分析设计。Drupal包含内容管理、模块管理、主题模板管理、用户管理、用户角色和访问权限控制等网站基础功能，同时具备丰富的第三方模块、简练的主题模板引擎和强大的DrupalAPI[6]11，能满足快速进行档案信息网站建设工作需求。根据对我国各级各类档案网站的调研结果，并结合实际业务经验，对档案信息网站栏目结构、功能与Drupal模块的对应关系进行了归纳总结，如表1所示。Drupal是一个强大的模块集成系统，使用的模块采用MVC（模型Model、控制器Controller、视图View）架构模式[7]188，使网站业务逻辑和网站浏览表现层相分离，易于网站架构维护和协作开发。MVC将网站系统的表示部分提取为视图（View），它只负责数据的显示和用户输入数据的接收，业务流程的处理由控制器（Controller）操作，实现了网站内容和页面展示分离。模型（Model）负责网站业务数据的处理，包括网站展现的数据和接收数据的处理。控制器（Controller）负责接收来自用户的请求，使模型与视图相互匹配，并共同完成用户的请求处理过程。视图（View）代表用户交互界面，可以理解为浏览器所呈现的HTML界面。运用MVC架构的网站在建设过程中，对其中一个业务逻辑（即Drupal中的一个模块）进行修改，不会影响网站的视图和内容，这样只需要把每一个模块和主题集成到网站系统中，细化和完善需求后，不用太多专注于HTML等技术细节，即可快速实现档案网站的建设过程。

四、运用Drupal和Bootstrap的建站过程

1.安装Drupal，配置相应模块。Drupal是使用PHP语言编写的开源内容管理平台，安装Drupal之前需要配置好PHP的运行环境，常见的PHP运行环境有LAMP（Linux服务器操作系统+Apache网站服务器软件+MySql数据库管理系统+PHP语言）和WAMP（Windows服务器操作系统+Apache网站服务器软件+MySql数据库管理系统+PHP语言），可以根据现有服务器操作系统来选择安装配置不同的PHP运行环境。安装好PHP运行环境后，可以到Drupal官方网站上下载最新版本安装，并对照表1中的模块下载、安装、配置并启用对应模块及相关联模块。2.运用Bootstrap设计网站栏目、页面和布局，导入Drupal系统。运用Bootstrap模板库和丰富的组件，可以根据档案部门的实际情况和网站建设的具体需求，设计网站的结构，从用户使用方便的角度出发，网站结构清晰，层次分明，导航方便，所有页面设计面包屑导航和搜索栏，重点注重档案资源的展示，设计与用户进行互动交流服务的页面。在Drupal中下载安装并启用Bootstrap模块，把设计好的档案网站Bootstrap框架导入安装好的Drupal系统中，这样注重用户体验的“一源多屏”的响应式网站就完成了全局样式的布局。3.档案网站页面类型及展示的资源内容。档案馆网站页面不仅要对部门业务进行介绍，对查档用户提供利用指南，部门工作动态和通知、公告等新闻页面内容，更应根据丰富的馆藏特色资源建设各种网站页面，通过图片、音频、视频等多媒体信息展示可公开的档案全文和档案资源，充分发挥档案资源的宣传教育作用。表2归纳了档案信息网站常见的不同档案资源类型所需的网站展示页面内容。4.根据不同用户角色组织不同访问权限的页面内容。Drupal采用“基于角色的访问控制”的权限管理机制，角色可以理解为一个用户组，组内成员具有相同的网站访问和操作权限[8]208。Drupal具有强大的基于角色的用户权限管理功能，每个用户可以同时具有一个或多个角色，在网站建设过程中可以根据档案管理工作的不同职能，设定新闻、档案资源、档案学术资源、档案课堂等网站管理角色，方便职能不同的档案管理人员对网站内容资源进行更新和维护，同样也可以根据查档用户、注册用户、归档人员和档案部门管理人员等不同角色，按需求定制不同的网站页面和内容，不同的用户根据不同的功能需求及相应权限，访问不同的网站版块和个性化环境，既保证了档案内容的安全性，同时也大幅度提高了工作效率，很大程度上减轻了网站系统管理员的负担。5.运用Taxonomy模块建立档案同义词术语表在Drupal构建的网站中，可以通过Taxonomy模块建立档案术语表（Terms），为馆藏档案资源建立符合自己实际工作实践需要的完整分类体系。档案信息网站应该以档案著录规则和相应的档案分类标引规则为基础，为馆藏可开放的文书、照片、视频等档案资源建立相应的一级类目和二级类目的档案同义词术语表。该表结合Drupal中的Views模块为网站页面组织展示档案资源提供基础，也能制作出简单的数据资源列表，同义词同时也能提升网站关键词检索的查全率。6.配置ApacheSolr提供网站全文搜索功能。Drupal网站默认使用Search模块实现搜索，该模块通过数据库查询实现全文索引。然而Search模块在中文分词方面搜索结果不大理想，同时随着网站内容增多检索效率下降太快[9]55。为解决这个问题，在Drupal网站中配置开源的ApacheSolr搜索服务器，Solr中的查询解析、搜索和分类等功能基于HTTP和ApacheLucene实现。在Solr中，应用Lucene对每一个文档资源进行注释，每一个文档的注释包含一个或多个由名称、内容和给出了内容的处理方法的元数据组成，为Solr搜索应用发送和返回HTTP请求提供索引和搜索集合。可以在Drupal网站中启用ApacheSolr模块，安装Solr的Java运行环境JDK，再到Apache网站下载Solr包并安装配置，为达到更好的检索效果，还可以下载和配置IKAnalyzer中文分词包来提供良好的中文关键词检索服务[10]249。在ApacheSolr中可以配置命中关键词高亮显示、显示热门搜索词、自动检查更正用户输入关键词拼写和自动补全用户输入关键词等功能，能够提高用户的档案信息检索服务体验。7.配置互动咨询功能。网站的互动咨询服务能给用户提供多样化的服务方式，可以使用Drupal中的FAQ模块和ContextHelp扩展模块构建网站在线帮助文档，根据用户关心和常见问题按关键词汇总分类提供问题及答案，在用户使用网站过程中提供相对应的帮助文档，使用BestReply和Topic/Answers模块构建的问答平台，允许用户自主问题，管理员或其他用户回复，内容者选择一个最佳答案，实现用户与用户之间的交流互动[11]85。传统的电话、邮箱等咨询服务方式已经难以满足信息社会的用户要求，Drupal的Chat-room模块能够实现用户实时咨询和留言回复功能，并且可以在Drupal中配置Wechat模块和TenCentQQ模块，实现微信和QQ客服的功能，让档案信息网站成为用户与档案部门的信息交换平台。如果档案部门提供远程查档利用服务，Drupal网站也有Ubercart模块可提供在线支付等网上商城功能。档案网站建设工作已常态化，也正因为常用才使得其影响广泛。

经过多年发展，我国档案工作基本实现档案信息网站建设全覆盖，存在的问题是网站建设质量不高、服务功能不全、用户体验较差。本文在反思档案信息网站建设存在问题的基础上，分析并提出使用开源软件Drupal和Bootstrap构建档案信息网站的优势、设计思路和实现过程，能够较好地解决档案网站建设中存在的经费不足、开发人才匮乏、技术落后等问题。值得一提的是，本文对运用Drupal和Bootstrap建设档案信息网站的思路和过程进行了归纳总结并在测试环境中进行了成功实践，Drupal丰富完备的功能模块和Bootstrap交互响应功能组合后可以不断加强完善档案网站功能，构建以用户为中心的档案信息服务网站，这些研究内容和后续工作还需要档案业务人员在实践中根据档案工作需求不断探索。

作者:赵学敏 田生湖 张潇璐