网络建设在医学档案管理的应用

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通信网络互联网作为当今社会的一种重要资源，随着信息技术的发展不断深入人们的生活当中，成为信息传播的主要方式［1］，在此过程中，人们对互联网的认识不断加深。与此同时，档案也是一种重要的信息资源，人们对档案的认识也处于一种提升的阶段。而医学档案作为一种特殊的档案资源，由于受到时间以及地域的影响不能在用户需要时被使用，同时受到档案管理技术等方面的影响，使得医学档案难以达到资源共享。因此，为了更好的满足人们对档案管理的需求，必须借助于先进的科学技术，实现档案网络化建设，最终实现资源共享的目的。

1资料和方法

1.1一般资料

于2014年6月—2105年6月在本院医学档案管理工作中进行网络建设运用。此期间本院共新增档案5219份，管理成员4名。

1.2运用方法

⑴录入：医学档案在录入过程中遵循规定的录入格式，交互式网络平台系统的建立可以给管理人员提供键盘录入以及文件扫描录入等多种录入方式，并且还能够直接接收文件以及多种档案数据［2］。录入文件的格式也有所不同，文字型的数据录入采用XML文档格式或者是TXT格式，对于需要扫描图像的数据需要采用TIFF格式或者是JPEG格式，视频和音频数据录入也会采用与之相对应的格式。⑵查询：通过网络建设建立管理数据库，在数据库中设立信息检索查询模块，使用这种模块管理方式能够对档案信息数据进行多种途径的查询功能［3］。为了方便对档案数据的查找，管理者还会在数据库模块中设置题名以及关键词，此外，还会设置分类管理号，方便信息使用者对档案信息的快速查询。在互联网协助下，档案管理者可以根据用户的要求和需要设置文件编号以及档案号作为辅助检索的项目，这些功能都具备了借阅检索等辅助功能。其中，借阅管理功能中还包括信息使用者使用档案信息的时间、目的和内容等，对于这些信息的详细记录和分析可以保证档案信息的安全。档案查询功能中添加了记录功能，其中有查询人员的姓名、访问档案信息的时间以及所使用的计算机编号和使用方式（阅读、拷贝、打印）等，还包括更为详细的查询功能。对于日志文件保存，在档案信息管理数据模块中也有规定的保存时间，一般不少于2个月，按照文件的重要程度分为长期保存文件以及短期保存文件，通常需要长期保存的文件会被自动转存，作为备份文件另存为新的文件夹。

2结果

5219份新增医学档案中，无1例录入错误，档案查询更加便捷，档案管理工作得到优化。

3讨论

档案作为重要的信息资源，通过分类存储以及管理信息不仅能够记录医疗事业的发展，同时还能够为更多的用户提升档案信息的相关服务。传统的档案主要采用纸质材料进行存储，并且通过手工管理的方式对档案进行管理，相关的档案信息服务也是以手工管理服务为主要手段，不仅容易造成档案资料的损坏，同时还会造成客户信息的丢失。随着计算机技术的逐渐发展，其在档案管理中的应用也不断扩展，利用计算机技术可以进行档案信息的分类存储，利用单机型建立档案信息分类。计算机作为档案信息存储的重要数据库，在互联网辅助下可进行档案目录的检索，减轻档案工作人员的负担。但是，计算机管理模式还不能适应档案信息的管理，档案信息服务也难以适应社会经济发展需求。在这种情况下，互联网和管理自动化的出现，使得医学领域中的一些档案信息材料都能够以电子档案的方式出现，同时还能够形成以纸张为载体的传统材料文件［4］。这样才能满足社会经济发展的需要和要求。网络建设能够从整体上提升档案管理工作的质量和水平，同时还能够将以纸张为载体的档案信息和以电子文件为载体的信息同时推向管理范涛。从管理角度来看，传统的档案管理中主要是采用人工管理档案的方式，按照档案管理规范的要求采用人工管理方式对档案信息加以规范化，但是采用这种管理方式往往会因为一些人为因素造成档案管理质量低下，管理水平存在严重问题等。网络化的建立开启了以电子文档为新型载体的档案管理平台［5］，其管理主要以计算机网络为基础以人工为辅助进行管理，管理程序都是按照档案管理的要求采用计算机进行编写的，因此在运用过程中受到人为因素的影响相对较小，档案管理工作人员往往会按照系统的要求对医学档案进行管理，管理质量也会有所提升。这种交互式的网络平台具有文档一体化档案管理软件，不仅能够保护系统内部文件处理与档案录入的一致性，同时还能够根据其他信息实现档案文件的迁移，避免在网络发生意外的情况下导致信息的丢失［6］。除此之外，这种互联网交互式管理系统在文件录入完成之后会按照档案的排列序号自动生成档案管理顺序，并且将原有的数据进行重新整理，在进行数据保存时还能够，避免了数据的重复录入和保存。交互式网络在医学档案管理运用过程中，还能够自动生成档案工作有关的目录以及表格，可以对表格中的相关数据实施统计功能，最后生成数据报表。借助于打印机就能够将互联网平台上生成的数据完整的打印出来，打印的文件也能够符合医学档案标准文件管理的要求。在网络管理方式下，医学档案管理软件的使用需符合计算机系统管理的各项要求，也会受到系统访问控制的限制，同时具备数据保护以及系统安全保密功能，进一步能确保档案信息的安全性［7］。从上述内容能够看出，互联网技术在医学档案管理中的应用不仅能够提升管理效率，同时还能够提高档案管理的水平。但是很多医学档案管理中还是存在较多的问题，档案管理的方式较为落后，难以满足当前行业对档案管理发展的要求。作为管理者，需要跟随信息发展的步伐，不断创新管理方式，加强医学档案管理的信息化以及网络化建设，利用互联网技术提升当前医学档案管理的效率。互联网在医学档案管理运用过程中还应该注重档案的安全性，要加强数据以及其他资料的安全，这样一来，才能够更好的实现为广大用户服务的目标。医学档案管理中建设网络信息平台，一定程度上改善了传统档案管理的复杂性以及管理工作的重复性。

档案管理由手工录入档案转化为计算机自动录入，由人工管理转变为电子档储存管理［8］，这种质的飞跃是互联网带给人们的方便。但是利用互联网管理档案还是存在一定的威胁，例如黑客或者是网络病毒以及系统故障的影响都会使得档案信息受到威胁，因此，在网络建设中还应该加强其安全建设的重视，医学管理部门还需要开展网络安全管理技术讲解活动，制定网络安全运行机制，同时制定档案查询浏览规定，以此来保障医学档案管理的稳定发展。

作者:苏茹 黄晓铃 单位:中山大学附属第三医院病案统计科 东莞市第八人民医院健康管理科

［参考文献］

［1］魏海锋.医学档案管理信息网络建设探索分析［J］．大家健康（中旬版）,2013,7(6):66-67.

［2］李巍.网络环境下档案管理工作的创新与安全防护［J］．湖北函授大学学报,2013,26(3):98-99.

［3］赵丽清.公立医院医德档案管理现状分析及对策探讨［J］．中国医学伦理学,2012,25(2):192-193.

［4］李巍.网络环境下档案管理工作的创新与安全防护［J］．吉林农业科技学院学报,2013,22(3):36-38,90.

［5］王立新.浅析网络时代如何进一步做好高职院校的档案管理工作［J］．卫生职业教育,2014,32(12):23-24.

［6］刘萍.计算机网络技术在高校档案管理中的有效运用［J］．科技传播,2015,7(17):59.47.

［7］朱水芳.浅议妇幼保健院如何做好电子档案管理［J］．医学信息,2013,26(2):49-50.

［8］朱焕芝.信息时代高校电子档案与纸质档案并存管理的思考［J］．河北联合大学学报（医学版）,2012,14(2):278-279.