档案管理信息化建设综述

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摘要：随着信息时代的到来，高校教学档案管理也逐渐偏向信息化管理，这是时展的必然趋势，也是实现高校教学档案管理科学化高效化的必然趋势。本文结合笔者多年工作经验，就当前我国高校教学档案管理信息化建设的现存问题做了相关分析，并提出了一些解决措施。

关键词：教学档案；信息化；现状与对策教学

档案管理是高校档案管理的重要组成部分。近年来，随着信息技术和互联网的发展，高校的教学档案管理也逐步向档案管理信息化偏移。但是，由于各方面的条件尚不成熟，当前我国的教学档案管理信息化建设尚存在一些不足之处，还需要进行大量的实践和改革，方能推进高校教学档案管理信息化建设的进一步发展。

一、当前高校教学档案信息化建设的现状与问题分析

现如今，互联网技术和电子信息技术的发展越来越先进，我国的高校教学档案管理也逐步迈向现代化管理，档案信息化建设逐步发展完善，教学档案的管理也逐渐从传统的手工管理转向现代化管理。但是，由于我国的高校档案管理信息化建设起步晚，因此，目前还存在诸多的问题需要解决。1.教学档案管理标准规范建设不健全。无规矩不成方圆，在高校教学档案管理信息化建设方面也是一样，必须要有统一的标准规范来约束教学档案信息化管理工作。但是由于历史等多方面原因，当前的高校教学档案管理信息化尚无统一的标准规范，这几导致教学档案管理信息化建设工作无统一标准衡量，各项工作难免出现杂乱无章的情况，不利于教学档案管理信息化建设。2.电子档案保存不力。当前，高校的电子档案保存还没有建立统一的规范，因此比较分散，缺乏系统性；同时，由于缺乏强大的计算机硬件和网络的支撑，导致电子档案保存较为凌乱，甚至有重复保存的现象，计算机之间资源共享建设速度慢，利用率低。3.电子档案安全保障措施不强。由于电子档案信息都是存储在计算机中的，在查询和利用过程中，计算机难免遭遇病毒入侵，造成计算机瘫痪，电子档案信息受损，甚至数据丢失等，这对档案管理工作来说事致命的打击。4.档案管理的技术标准、组织工作程序标准低。当前，很多高校的教学档案管理技术标准和组织工作程序仍然沿用以往旧有的程序和理念，但是这些标准已经无法满足当前的电子信息档案管理模式。传统的档案管理技术标准和组织工作程序没有考虑到计算机信息处理技术的特点和发展，因此，建立起来的数据库大多为条目数据库，其中全文档案信息占比甚小，所以在档案的查询与运用方面无法满足当前的多种需求。

二、实现高校档案管理信息化的对策

1.加强教学档管理人员的信息化档案管理意识。高校的领导班子应当重视其教学档案管理信息化建设工作，并有意识的去强化档案管理的重要性，要让学校的档案管理工作人员也重视起教学档案管理工作，增强档案意识，强化档案管理责任意识和使命感。档案管理工作人员应当把档案的服务意识贯穿在整个档案的建设过程中，用心建设管理档案，用心服务教学、教师和学生，让信息化教学档案真正成为为教职工和学生服务的好帮手。2.建立健全教学档案管理信息化标准规范。高校在档案管理方面应当顺应时展的步伐，及时更新教学档案管理标准和制度规范，通过建立健全教学档案管理信息化建设的制度规范和标准，来对教学档案管理信息化建设进行统一的规范管理，从而达到教学档案管理信息化建设的高效、便捷、统一，更好的为广大教职工和学生服务。3.加强硬件设备配置，提升教学档案管理的安全保障性能。档案管理信息化建设的前提是具备强大的计算机硬件系统和安全的网络平台，因此，高校应当在计算机硬件配置方面及时给予支持，为教学档案管理部门配备强有力的计算机硬件设施，以确保电子信息档案建设的顺利开展。同时，在硬件和软件的安全性能上也应当投入一定的关注，创造一个安全的网路平台，构建安全的防病毒防入侵体系，防治电子档案信息数据被损坏。4.分级分类实施档案数据的数字化建设。高校的教学档案一般种类繁多，所涉及的部门也较多，因此在档案数据采集时就会产生很多不同部门不同级别不同类型的数据，因此，要实施档案数据分级分类管理的模式进行采集和管理。不同的部门，不同的分级单位，分别规定好数字化档案的范围，然后每个单位和部门同步实施档案数据采集，如此一来便可以避免重复劳动或相互推诿的情况发生。5.建设高质量的档案信息数据库。档案管理信息化是通过档案信息数据库来实现的，因此，建立高质量的档案信息数据库尤为重要。在建立档案信息数据库事，应当遵从统一的标准和规范，合理利用文件目录功能，分门别类创建各级档案数据信息库。在档案信息数据库内，运用互联网技术，将数据库内的基础档案信息数据进行整合与挖掘，最终形成档案基础信息资源数据库群，提高电子档案信息数据库的资源利用率。

三、结语

综上所述，高校的教学档案信息化建设是时展所需，关系着高校的教学档案管理效率和档案资源的利用率，是高校档案管理的重要组成部分。它需要高校投入更大的人力、物力和技术力量，需要不断提高信息化管理意识，不断应用最新的信息技术，不断完善基础数据建设，提高管理效率，从而更好的服务和保障教学工作。

参考文献：

[1]张峰,姜光美.信息化对档案工作的挑战及对策[J].山东档案,2000(6)．

[2]李秀华.我国档案信息化建设的现状、问题及对策[J].大学图书情报刊,2007(3).

[3]纪玮.高校教学档案管理工作面临的问题和对策[J].山东档案,2010(4).

[4]钟晓春.网络环境下的教学档案管理初探[J].河北建筑工程学院学报,2009(4).

作者:王鹏 单位:安康职业技术学院