企业建设项目档案管理思考

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摘要：企业建设项目档案是企业档案全宗的重要内容，对企业生产建设、经营管理、科研及生产运行起到了十分重要的参考作用。本文从企业建设档案项目的特点、加强企业建设项目档案管理的重要性、强化企业建设项目档案管理措施三方面展开探讨，以期提高企业建设项目档案管理工作质量。

关键词：企业；建设项目；档案管理

企业建设项目档案是企业在生产建设、经营管理、科研、生产运行等活动中形成的，对企业发展有历史意义、现实意义、长远意义的真实记录，也是企业管理、审计、监督以及扩大生产的重要参考依据。企业建设项目涵盖了以扩大生产能力而进行的新建或是扩建项目、借助科技以扩大再生产的更新改造项目、利用大修现有资金更换、修复设备对现有设备进行翻修加固、修缮养护的大修理项目等。随着企业改制的不断深化，企业建设项目管理作为企业档案管理的重要组成部分急需创新，确保企业建设项目档案管理更加规范。

一、企业建设项目档案特点

（一）档案数量众多。企业建设项目的投资规模较大，整个建设过程中产生了大量的档案资料。项目在开工之前要进行很多的调研论证、勘察设计，在前期就会形成大量的档案；建设过程中开展的规范化管理、施工也会产生大量的资料；工程竣工后会产生大量记录工程从立项到竣工生产整个过程的档案资料。在收集档案的过程中应充分考虑这一特性，确保建设项目档案资料收集全面。（二）档案收集难度大。由于企业建设项目投资规模大、施工周期长，多数都是跨年度施工。建设项目通常是由多个施工单位共同施工，无形之中加大了档案收集的难度。对此，档案工作人员应对建设项目予以全过程的跟踪，了解工程的施工进度，确保能够随时收集工程产生的档案，确保档案收齐、收全。（三）档案专业性较强。由于企业建设项目具有很强的专业性，其档案也具有很强的专业特点，档案管理人员要确保档案收集、分类、整理工作有效进行，其前提就是档案管理人员应具备深厚的专业知识[1]。

二、企业建设项目档案管理的重要性

首先，通过企业建设项目档案直接反映工程质量。比如工程建设中会用到大量的水泥、钢材、管材等原材料，而这些原材料的质量直接决定工程的质量。建设项目结束后，要了解工程的质量就需查阅建设项目档案，了解原材料的质量证明、合格证以及由质量监督检测部门出具的检测报告等文件。可见，从这些档案之中能够看出工程质量。其次，为项目之后的维修、维护与改建提供服务。比如工程建设中会产生大量的设计、施工、设计变更、竣工图纸等，这些图纸为今后项目工程维修、维护、改建提供依据。最后，是建设项目监督、审计、事故查证的重要依据。建设项目结束后，需要展开审计，而工程建设中产生的档案是审计的依据，可准确、有效地反映工程的质量。如果工程在投入使用后出现了质量事故，而这些档案就是调查事故原因的重要依据[2]。由此可见，企业建设项目档案的重要性，项目管理人员应高度重视工程档案，将项目建设的档案齐全、完整、真实地保存下来，为建设项目今后的利用提供服务。

三、企业建设项目档案管理的强化措施

（一）提前介入，强化建设项目档案工作前端管理控制。要提前介入，就需要强化对管理标准的学习，对建设项目档案管理的各项要求进行全面了解。因此，需要组织档案管理人员，积极学习国家、上级以及本单位档案管理的各种制度和管理标准，同时加强对建设项目档案工作要求以及业务规范的了解领会，为开展建设项目档案管理的各项工作打好基础。提前介入，建立项目档案工作管理网络，制定、完善工作程序及要求，并积极组织落实。作为档案部门，必须要积极参与到建设项目中去，对项目内容以及进展进行全面的了解掌握，要做到超前谋划，积极配合项目管理部门一起制定归档范围和整理规范，列出详细计划，采取相应的措施逐步推进，为建设项目档案管理提供一个良好开端。提前介入，强化项目文件的收集管控。对项目文件的收集是建设项目档案工作的开始，必须要做好这个环节。在项目立项之后，档案部门就需要组织开展项目职能人员进行培训，对项目前期文件的归档范围进行详细的讲解，同时提出归档要求，让他们在收集项目文件时明白“要什么，怎么管”，确保前期的项目立项、审批、招投标、来往信函、相关协议等各种文件的质量与完整性。在项目正式开工之前，还需要组织施工单位、监理单位对国家、上级以及本单位的档案管理标准进行学习，让他们能够提前明确相关的档案工作要求，能够在施工的时候根据要求进行项目文件的收集以及整理，确保施工、监理文件的质量以及完整性。（二）强化跟踪指导，做好过程控制。通常情况下，建设项目的工期会比较长，因此档案的形成周期也比较长。只有做好跟踪指导，强化过程控制才可以更好地推进档案工作。首先是“请进来”，也即是将施工单位与监理单位的相关人员“请”到公司来进行必要培训。其次是主动“走出去”，也即是深入到施工单位以及监理单位之中，随时为他们提供指导，以便能够将收集到的文件进行科学的分类、合理的组卷，在发现问题时及时进行纠正、整改。再其次是积极和上级主管部门进行联系，接受上级主管部门的监督和指导。因为建设项目档案较为复杂，在管理过程中难免会遇到一些较为特殊的情况。在遇到这些特殊情况时，档案管理部门要积极与上级业务主管部门进行沟通、请教。最后是做到案卷格式规范，需要根据具体要求，对施工单位、监理单位的每一卷档案的形成、装订模式都进行规定，同时还需要制作出统一的案卷封面、卷内目录、备考表等[3]。（三）加强对相关人员的培训力度。企业建设项目档案管理质量的高低，不仅与企业档案规章制度的完整度、档案主管领导的思想观念、档案管理人员水平的优劣有着直接的关系，还与档案组织者对档案重视程度密切相关。针对企业个别领导、技术人员的档案意识薄弱、档案管理人员缺乏建设方面专业知识、施工单位重视工程质量与施工进度等现状，首先应结合建设项目的特点，加大对项目管理部门、工程质量监督机构、项目设计及建设施工单位管理人员的培训力度，并用法规、制度对项目建设档案工作进行约束，增强责任意识及共识，使档案管理人员业务能力得到不断提升。自项目建设开始之时，就组织学习项目建设档案管理的相关法规和制度并落实，在统一的要求、标准与格式下做到及时收集、整理，确保项目档案工作与项目建设同步进行，归档材料的积累、整理与项目建设的进度同步，并就项目开工前、作业中、竣工后等不同时期档案工作的侧重点与不同点予以系统掌握。企业建设项目档案不仅真实地记录了项目筹备、立项、建设的全过程，更是组成企业信息资源的重要部分，作为企业的宝贵财富为企业的生产、经营、技改、改扩建发挥着不可替代的作用。由此可见，强化企业建设项目档案管理工作对企业的生产和发展服务有明显的推动作用。

参考文献：

[1]陆珠英.企业建设项目档案收集工作的重点与举措[J].机电兵船档案,2015(1):11-13.

[2]黄思斯.重点建设项目档案管理的问题及对策[D].湘潭大学,2014.

[3]曾海娇.电力企业建设项目工程档案管理探析[J].科技风，2013(14):257

作者:丁超 单位:中核建中核燃料元件有限公司