高职院校信息化建设项目风险应对措施

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1高职院校信息化项目风险应对组织机制建设

高校信息化项目建设必须有一个合理的组织管理结构，才能够应对各类风险。高职院校成立的学校信息化项目建设的风险管理组织机构，由专门责任部门、各部门负责人以及院系信息员组成。在信息化项目的建设中，由于风险管理组织机构的规划、组织、协调能力还不够，所以应对风险的能力还是比较弱。应该按照以下两个方面来进行治理和调整。

1.1专设风险管理机构

高职院校没有设立专门的风险管理机构，在应对突发风险时，显得手忙脚乱，方寸全无，这既耽误了应对风险的有利时机，也耗费了人力和财力。风险管理机构应由法人代表任组长，统筹管理项目的风险。项目风险管理小组另设专职副组长信息科科长1名，直接领导小组开展工作，审计处长，财务处长，信息科成员及招标采购小组为成员，分别负责信息化项目的日常事务的管理工作，对信息化项目的风险动态进行预测和把握，制定好风险应对措施，当风险发生时，风险管理机构对各个部门进行风险应对任务分配，协调统一作战应对风险。项目风险管理小组密切跟踪项目的开发进程中，每一时期、每一阶段项目开发进程的各种风险不确定因素。项目风险管理小组依据权限和职责要求对这些风险因素进行处置，一些简单、明确的风险事项可由项目风险管理小组直接处置，而对那些有重大风险事件项目则形成请示，提交项目领导小组做出决议。

1.2成立三个工作组共同应对风险

高职院校在信息化项目的建设中，不仅没有细分项目工作组，并且工作组的权责还不够分明。学院应该成立专门的信息化项目建设“领导小组”、“实施小组”、“监理小组”，这三个小组各有任务，权责分明，相互制约。领导小组主要负责对项目建设总体方向的准确把握，对整个项目有明确的规划，对项目的重大事项有决策权，对项目各个事项有组织协调的义务。实施小组主要由专业技术人员组成，主要负责项目的具体建设工作。监理小组主要负责对施工质量、施工进度以及项目在施工过程中出现的各类问题进行检查、监督和指导，并要积极向领导小组反应施工情况。这样一来，在信息化项目遇到风险时，监理小组发现风险问题，然后直接将情况反映到领导小组，领导小组在制定好风险应对措施后，对风险的重大决策由领导小组直接向各个部门发号如何应对风险的命令，这样保证了风险问题的迅速解决，减少了风险带来损失的几率。

2高职院校信息化项目风险应对措施

根据对高职院校校园网项目各类风险的评估结果，我们依照风险评估顺序分别对财务风险、质量风险、规划风险、项目进度风险、信息技术风险，领导风险的应对措施做进一步的分析和探讨。

2.1财务风险应对

财务风险对项目的危害性极大，一旦发生对项目的影响非常巨大。所以，我们应当谨慎应对此类风险，解决控制财务风险不能盲目操作，需要综合考虑各个方面：首先要在成本预算初期预留一定风险储备金，避免在特殊情况下项目进展过程受阻，产生更多的预算外成本；其次，在项目开展过程中要协调好各子项目的进行速度，避免顾此失彼和重复建设的现象导致财政支出的浪费。

2.2质量风险应对

学院对信息化项目质量风险的应对重点是提高项目建设质量，加强质量管理，建立有效的质量管理体系。首先由监理组织对信息化项目的各个阶段进行质量把关和风险监控。其次，由审计监查部门制定出信息化施工质量管理标准，其中包括对设备的型号和性能要求，对系统的效果要求，以及各工作人员的操作规范、权限和职责。第三，建立培训机制，提高实施人员的操作技能，在一定程度上规避由于信息化项目实施人员的操作技能欠缺而导致的风险。

2.3规划风险应对

在项目开始之前，高职院校应该根据每个阶段的要求、目标等具体情况仔细选择项目实施团队及负责人。项目负责人除了指定总体规划之外，还要预计项目在每个阶段可能遇到的问题，同时制定出应急措施和解决办法。在项目的开发过程中，领导小组制定的项目计划必须明确各阶段实施的重点，并研讨确定可管理的各子任务阶段的目标，避免项目范围的蔓延，以便迅速地推进项目，更快地取得效果。采用风险规避措施来应对规划风险的具体做法为回避整体目标风险。如规划和决策不切实际，当风险发生时，很可能信息化项目要导致失败，还会造成更大的损失，在确定不能找出其它有效方法来消除此风险的极端情况下。继续项目的实施只会造成更大的浪费，应马上中止或取消项目，回避风险。

2.4项目进度风险的应对

项目进度风险的发生多数与项目资金是否到位紧密相连，所以学校要保证资金的畅通，领导小组要对项目每个阶段进行预算，将项目资金按预算安排至各个阶段，在上一个阶段结束后，领导小组要及时对资金进行核算，将盈余移至下一个施工阶段，若有资金缺口，除了弥补缺口外，还应该及时查清问题的所在，以便吸取经验教训进行下一个阶段的施工。

2.5信息技术风险的应对

技术风险是极不希望发生的风险，通过控制、调整规划，可以进一步减少风险或转移风险。首先，由于该校是由项目相关的多个部门共同拟定业务需求，技术人员需分别与每个部门确认需求分析，加上由于学校是新合并而成，人员岗位调动较大，沟通协调困难。所以在项目过程中的信息化项目需求可能发生变化。加强部门间的及时沟通，从而减轻风险。其次，是小型机；开发、测试环境用Linux操作系统，生产环境用AIX操作系统；开发、测试环境在开发、测试环境与生产环境不同，因为信息化设备在开发、测试用的是PC服务器，生产环境局域网内运行，生产环境在广域网及局域网内运行。再次，由于新系统流程改变了收发文件、学生入学后的信息采集方式，且涉及面广，培训等涉及的人员及工作量大。针对流程再造风险，通过学校网站等进行告知，并组织对涉及的人员进行新系统操作培训。提前采取应对措施，减轻或降低风险。寻求有力的技术支持，实现风险转移或分担。为预防引进高新技术设备或者新技术应用出现的技术风险，可购买技术服务，寻找第三方技术支持。有关设备维护等可选择网联设备维保服务，将设备故障风险转移。

2.6领导风险的应对

高职院校校园项目在开展信息化项目的建设时，必须要有一个固定的领导小组对其进行规划、指导和决策。领导小组要明确高校信息化项目建设中各参与者在项目中的责任，任务和参与的方式，积极鼓励参与者献计献策。领导小组必须合理评估项目的阻力、工作量，并合理设定各个阶段的项目目标。建立一个专业素质较高，值得信任的项目团队和分层授权结构，领导小组给项目小组充分的授权，核心的项目小组由最高领导统一调度指挥，并根据项目组织和管理存在的局部问题适时调整和补充项目组织规定。通过风险减轻措施，一方面加强管理，减少低级操作失误，另一方面落实汇报、检查制度，及时发现并解决问题，使风险得到有效控制。如加强变更审批管理，通过加强管理监控来有效降低风险发生和及时消除风险影响。

3高职院校信息化项目风险监控

第一，监控项目进展与风险处理过程。在高职院校信息化项目的推进过程中，信息化项目的情况变化，也就是项目推进过程和项目环境变化可能会导致风险管理过程与预期情况产生差别，期间项目风险可能会增大或衰退，所以在项目执行过程中，项目领导小组、施工小组和监理小组还要对风险处理过程进行有效监控，核对风险控制情形是否有利于高校总体建设目标，核对风险管理实施情况和预见风险控制成效的是否基本一致。要求从风险监控过程中及时获取反馈意见，发现那些随着项目推进而变化的或者新出现的风险，并根据项目进度和实际需求变化来改良和细化风险处理措施。良好的风险监控措施能为高校信息化项目领导小组及时提供风险警报信息，有助于调整风险应对策略，以在风险发生时做出有效决策。第二，风险处理标准化。高职院校的信息化的领导小组应该通过识别和评估对该项目的重要风险进行深入了解，并通过与其它高校信息化项目相关工作人员进行交流来了解在高校信息化项目过程中的常见重要风险和处理方法。然后将经常采用的风险应对方法制定成标准，这个标准包括，风险发生时领导小组该采取的决策，施工小组对项目的补救方法等，这样使得若再发生相同或类似的风险，学校各部门不至于出现混乱的状态，各个部门通过标准化的风险处理方法，第一时间采取属于自己的风险应对任务，这样节省了风险应对事件，降低了风险损失。总而言之，风险监控贯穿于整个风险管理过程，主要是以风险管理计划和应对措施为依据，根据实际风险发展变化情况，充分利用可用于风险控制的各类资源来进一步完善风险管理程序，获取更好的风险管理效果。同时，风险监控也是一个连续的过程，我们应在风险管理过程中引入不断调整、持续改进的思想。在信息化项目建设过程中进行风险监控的同时，还应该关注实际整个风险管理过程要根据情况变化，不断地监控、反思、分析、总结和改进，从而逐渐提高高校的信息化项目风险管理水平。

作者:劳甄妮 单位:广西卫生职业技术学院

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