项目管理在专业技术职务聘任的运用

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专业技术职务聘任项目计划管理模式的建立

项目越复杂，专业分工就越细，就更需要进行全面综合的管理，需要有一个能够总体协调的工作进度计划，否则就不可能对整个项目的进度进行控制。计划是管理的五大职能之一，在项目管理中的作用十分突出。狭义地讲，项目管理就是制订计划和对计划的控制。因此，专业技术职务聘任项目成功的首要条件是有详细的计划。

1.确定项目的范围

要进行项目计划，首先要确定项目的目标和项目范围。通过表格的形式将高校专业技术聘任项目管理的项目目标、项目范围、项目所需资源等内容进行详细列出，作为项目计划和工作分解的总体依据。

2.建立项目管理组织结构

（1）选择合适的组织结构。一个项目要采取什么样的组织结构由项目的特点来决定。要考虑的主要因素还包括对实现项目成果的承诺程度和对项目资源的利用程度。项目的组织结构能够强调利益的一致，打破部门的壁垒，增加项目管理职能，减少组织的重叠和垂直性，减少项目的阻碍。项目的组织结构对项目管理的有效实施有着决定性的影响。因为组织结构的有效关系到专业技术职务聘任项目运行效果、管理效率、资源合理配置等各个方面，是项目管理的关键内容。根据专业技术职务聘任项目性质、项目规模、项目资源合理选择合适的组织形式才能充分发挥项目管理的优势。项目组织结构的形式有很多种，如职能式、项目式、矩阵式和事业部式等。其中矩阵式组织结构又分为弱矩阵式、平衡矩阵式和强矩阵式。根据高校专业技术职务聘任的工作性质和特点可以采取项目式或矩阵式的组织结构形式。（2）确定项目经理和项目组成员。项目经理是为项目的成功策划和执行负总责的人，在项目实施过程中处于中心地位，具有举足轻重的作用。在专业技术职务聘任项目中，项目经理的主要工作内容包括：与学校领导协商，就项目的目标和所需的资源达成共识；从学校人事、教务、科研等部门挑选项目组成员，并取得他们的信任和支持；在项目计划编制过程中领导及指导小组成员；做好项目相关人的沟通；监控项目的进程，保证项目按时间计划执行。项目成员则对项目经理负责，参与项目的计划制订，服从项目经理的指挥，执行计划分配的任务，配合其他小组成员工作，保持与项目经理沟通，确保项目的顺利完成。

3.进行项目分解

项目目标和范围明确后要制定出完善的项目进度计划就必须对项目进行分解，以明确项目所包含的各项工作。项目分解（WBS）是编制项目进度计划、进行进度控制的基础，通过项目分解把复杂的项目逐步分解成一层一层的要素（工作），直到具体明确为止。项目分解主要有两种方法，一个是基于可交付成果的划分，在这种划分方式中上层一般为可交付成果的导向，下层一般为可交付成果的工作内容；另一种是基于工作流程的划分，上层按照工作的流程分解，下层按照工作的内容划分。在专业技术岗位聘任工作分解中，可以采用如图1所示的基于工作过程的划分方法。同时，为方便开展工作，应为每个分解后的工作项目进行编号。

4.项目的工作责任分配

项目工作责任分配是对项目的每一项任务分配责任者和落实责任，以明确单位或个人在整个项目中的任务，便于项目管理在项目实施过程中的管理和协调。然后以任务分配图表和组织机构图表为依据完成工作责任分配表。

5.工作先后关系和工作时间的确定

工作先后关系主要有两种：一是工作之间本身存在的、无法改变的逻辑关系，称为强制性逻辑关系；二是人为组织确定的，两项工作可先可后的关系，称为无逻辑的组织关系。工作先后关系确定的工具和方法主要有单代号网络图、双代号网络图、条件箭线图法等。工作先后关系确定的最终目的是要得到描述项目各工作相互关系的“项目网络图”及工作的“详细关系列表”。

6.绘制甘特图

甘特图是编制项目进度计划最常用的工具之一。通过甘特图可以很直观地查看项目的进度应该在什么时候进行以及实际工作进展与项目计划要求的对比。专业技术职务聘任项目甘特图如图2所示。

专业技术职务聘任项目的进度控制

项目进度控制是项目管理中的重点控制之一，它是合理安排资源供应、保证项目按期完成的重要措施。项目进度控制是指在既定的工期内，在执行该计划的过程中经常检查项目工作实际进度情况。如果出现进度偏差应分析偏差产生的原因和对工期的影响程度，找出必要的调整措施，修改原定计划，不断地如此循环，直至项目完成验收。这一过程可以用图3来描述。

1.项目的实施

建立项目计划后就可以开始进行项目工作了。在项目经理的领导下，项目团队将按照项目计划开展各项工作。

2.项目的监控

开展项目工作的同时必须要监控项目的进程，以确保一切按计划行事。要通过定期、及时地测量实际进程，与计划进程相比较，对项目进度进行认真检查。检查内容包括以下几个方面：项目是否严格按计划进行；计划时所分析的主客观情况是否已发生变化或受到影响；关键工作进度及对总工期的影响；非关键工作的进度及对工期的影响；工作逻辑关系有无变化或变化影响。

3.项目的控制措施

项目控制是对项目的实施全过程进行有效的管理和控制，使其顺利到达项目规定的进度目标，而且在保证项目完成的前提下以最好的质量、最低的成本获取最大的效益。在项目计划执行过程中要求各个模块责任小组有专人进行跟踪、收集执行的实际情况，及时发现偏差进行分析并予以纠正，拟订调整计划和有效措施，确定项目进度在受控范围内。因此，在项目实施过程中需建立以下制度：建立周会制度，总结前一周完成的工作，对本周工作进行安排，研究需要解决的问题；定期召开进度会，协调解决各负责单位之间配合中存在的问题，以促进进度计划的实现；对于一些需要当天总结的工作，各个项目小组要进行当天总结，重要的结论要向项目经理汇报。

4.项目管理的进度比较

项目进度比较分析与计划调整是项目进度控制的主要环节，其中项目进度比较是调整的基础。常用的比较方法有：甘特图比较法、S型曲线比较法、“香蕉”型曲线比较法和列表比较法等。

项目进度计划的调整

在项目实际状态落后的情况下，及时制订满足要求的追赶计划，同时采取增加人力、加强管理等措施保证追赶计划的完成，对一些特殊复杂的问题召开专题会议并迅速作出决策。

1.分析进度偏差的影响

通过前述的进度比较方法，当判断出现进度偏差时应当分析该偏差对后续工作和总工期的影响。（1）分析进度偏差的工作是否为关键工作。如果是关键工作出现偏差，则无论偏差大小都对后续工作及总工期产生影响，必须采取相应的调整措施；如果出现偏差的工作不是关键工作，需要根据偏差值与总时差和自由时差的大小关系确定对后续工作和总工期的影响程度。（2）分析进度偏差是否大于该工作的总时差。如果工作的进度偏差大于该工作的总时差，说明此偏差必将影响后续工作和总工期，必须采取相应的调整措施；如果工作的进度偏差小于或等于该工作的总时差，说明此偏差对总工期无影响，但它对后续工作的影响程度需要根据比较偏差与自由时差的情况来确定。（3）分析进度偏差是否大于自由时差。如果工作的进度偏差大于该工作的自由时差，说明此偏差对后续工作产生影响，应该如何调整应根据后续工作允许的程度而定；如果工作的进度偏差小于或等于该工作的自由时差，则说明此偏差对后续工作无影响，原进度计划可以不作调整。经过分析，进度控制人员可以确认应该调整产生进度偏差的工作和调整偏差值的大小，以便确定采取调整措施，获得新的符合实际进度情况和计划目标的新进度计划。

2.项目进度计划的调整方法

在对实施的进度计划分析的基础上应确定调整原计划的方法，一般主要有两种：（1）改变某些工作的逻辑关系。如果经检查的实际项目进度产生的偏差影响了总工期，在工作之间的逻辑关系允许改变的条件下改变关键路线和超过计划工期的非关键路线上的有关工作之间的逻辑关系，达到缩短工期的目的。（2）缩短某些工作的持续时间。这种方法不是改变工作之间的逻辑关系，而是缩短某些工作的持续时间，使项目进度加快，并保证实现计划工期的方法。这些被压缩持续时间的工作是位于由于实际项目进度的拖延而引起总工期增长的关键线路和某些非关键线路上的工作。同时，这些工作又是可压缩持续时间的工作。

结论

将项目管理技术和方法引入高校专业技术聘任工作中有利于提高高校专业技术职务聘任工作的效率与效果，但这种引进不是盲目模仿和照搬照抄，而在遵循高校管理规律的前提下科学运用。项目管理除了项目进度控制，还包含成本（费用）控制、质量控制、资源计划等多个方面，通过将项目管理的基本理念和方法与专业技术职务聘任的特点结合来实施科学化管理也可以推广到高校其他方面的管理工作中，切实提高高校的管理能力和管理效率。

作者：张稚程诚单位：华北电力大学