建设工程电子文件研究

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摘要：现阶段电子信息技术持续发展，首先就是城建档案馆开始增加资金投入，对于那些纸质工程档案采取数字化扫描加工，接着就是建设单位需要把工程建设中所存在的各种电子文件没有进行整理，这样就会出现浪费的情况。为了解决所存在的问题，就需要及时地采取一定的措施来促进档案归档管理，把工程建设活动中所存在的电子文件整理到馆中。为了开展建设工程电子文件归档就需要采取有效的归档方法。

关键词：建设工程；电子文件；归档

1引言

现阶段计算机技术持续发展，信息技术在建设工程管理中得到了广泛的使用，这样使得建设工程的文件载体变得越来越丰富，可以存储到软盘以及硬盘中。借助网络以及电子技术平台开始变成工程管理的重要组成形式。

2建设工程电子文件的归档形式

2.1子文件归档管理软件形式这种形式的运作方法是：城建档案馆没有专业的建设工程电子文件归档管理软件，这样就需要有关的建设单位根据所存在的各种规范，把纸质的工程档案扫描加工成电子文件之后，以光盘的样式来存储到城建档案馆中。2.2使用电子文件归档软件扫描纸质档案的形式。这种形式的运行方法是：城建档案馆开发成立了专业的建设工程电子文件归档管理软件，进而传输给建设单位；对于建设单位来说，需要把这些档案扫描成电子文件，之后进行存储，最后就是借助离线的形式传送到城建档案馆中。2.3借助电子文件归档软件把电子文件转换成固定通用格式。这样的一种形式主要过程是：城建档案馆专门成立了专业的建设工程电子文件归档管理软件，之后传输给各个建设单位；建设单位把工程建设活动里面所存在的电子文件，借助电子文件归档软件转换成一种固定的格式，接着就是进行归档，不需要进行扫描。对于那些难以掌握的电子文件，比如工程规划许可证、施工许可证以及材料产品合格证等等。建设单位需要扫描之后传输到电子文件归档软件里面，最后就是借助离线的形式或者是在线的形式传输到城建档案馆里面。2.4建设工程资料编制和电子文件归档一体化管理方法。这样的一种形式运行方法是：城建档案馆专门成立了建设工程资料编制软件和电子文件归档一体化管理软件，将那些记录工程建设活动所需要的各种资料表格和工程文件，把这些档案存储到软件中，传送给各个建设单位；对于建设单位来说，需要借助软件来编制工程资料，产生工程电子文件，在工程结束之后软件把电子文件转换成一种固定的、不可以随意进行改变的形式，这样可以直接进行工程电子文件的归档。对于那些难以进行控制的电子文件，建设单位需要在扫描之后传输到管理软件里面，最后就是借助在线的形式或者是离线的形式传输到城建档案馆里面。

3建设工程电子文件归档的最佳形式

在对于归档形式进行分析之后能够看出：成立建设工程资料编制和电子文件归档一体化管理软件，工程资料的编制和电子文件的归档统一让管理软件负责。对于那些电子文件采取全程控制，不仅如此，把工程建设活动中所存在的电子文件转换成固定的格式，把这些特殊的资料以及工程文件进行扫描归档，这样的一种形式是现阶段最合理，最科学并且最符合要求的一种归档方法。3.1建设工程资料编制以及电子文件归档一体化管理软件。建设工程资料编制以及电子文件归档一体化管理软件是现阶段进行工程电子文件归档工作的最佳工具，城建档案馆使用这样的软件，不仅能够有效地完成工程建设单位的资料编制，而且可以方便进行工程电子文件归档，进而方便完成数字城建档案馆的建设。在开展工作实践的时候，大多数的建设单位需要明确工程质量监督管理站的要求，并且需要采取合适的工程资料来编制软件，这样的一种情况下，城建档案馆需要采取一体化管理软件，要是和之间的工程资料编制软件发生冲突，就会造成比较严重的负担。正确解决所存在的问题，就需要城建档案馆和工程资料编制软件开发商进行商讨，在工程电子文件归档管理软件里面成立和编制软件联系的接口；接着就是有关的单位和部门在开发工程资料编制软件的时候，需要明确档案管理的需求，将工程电子档案元数据增加到软件开发工作里面，接着就是增加电子文件归档管理功能，这个功能的设计需要和城建档案馆已经使用的城建档案管理软件进行联系。3.2电子签章。在普通的纸质工程文件资料里面，需要使用比较多的签章文件。要是电子文件使用纸质文件的形式，对于这个工程项目来说，所有的参建单位的签章人员总人员就达到上百人，电子文件的签章会变得比较复杂，最主要的问题就是电子签章认证问题。根据所存在的规定，需要借助电子签章所存在的法律效力，并且需要国家工业以及信息化部门进行批准，并且需要采取正确的认证手续。工程监理、施工单位，以及勘察设计单位涉及的参与项目人员比较多，并且存在一定的变动性，就需要进行电子签章，不过这样会给这些单位带来比较多的负担。比较合适的方法就是简化电子签章的需求，也就是所有的工程文件不需要个人签章，仅仅单位进行签章就可以。要是需要个人签章的地方就需要采取计算机打字录入的形式，不过所有的文件上面都需要有着单位的电子签章，这就需要各个单位进行负责。如此对于工程项目来说，需要各个参与单位进行电子签章。3.3离线归档以及在线归档。所谓的离线归档指的就是把所存在的归档文件借助一些存储载体传输到城建档案馆里面，所谓的在线归档就是把工程文件借助互联网技术来进行归档。因为在线归档比较方便，所以在各个城建档案馆里面得到了广泛的关注。不过在线归档需要借助互联网，所以存在一定的安全隐患。要想充分发挥互联网的便利性，城建档案馆需要指导归档工作，未保密的文件不可以在网路上进行传输，并且有着保密性质的文件不可以使用在线归档的形式。

4结束语

建设工程电子文件属于城市发展过程中规划、建设、管理以及记录的重要依据，并且属于社会发展的重要信息资源。所有的档案工作人员都需要根据有关的规范来落实建设工程电子文件传输工作以及归档工作，这样可以给城市建设可持续发展提供更加可靠的保障。

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作者:刘良玉 单位:四川自力建筑勘测设计有限公司