高校建设工程档案管理论文

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【摘要】随着全国各地高校招生规模不断扩大，纷纷进行校区的扩建或异地新校区建设，由此产生大量的建设工程档案，这是高校重要的信息资源。做好这些工程档案的管理和利用，对高校建设工程的使用、维修、扩建、改建以及工程质量溯源，有着极其重要的意义。文章结合实际，就高校建设工程档案的归档、管理、利用等方面提出了相应的建议。

【关键词】高校;建设工程;档案管理

21世纪初，高等教育深化改革，高校招生规模不断扩大，为改善办学条件，各地拉开了大规模新校区、大学城建设的帷幕。新校区建设最直观的特点是占地面积大、建筑体量大，校区地下给排水、强弱电管网等市政设施较为复杂，为了满足后期使用、维护、改造的需要，对高校建设工程档案管理和利用提出了较高的要求。建设工程档案涉及到前期论证、选址、立项、勘察、设计、招标、施工、竣工验收、工程结算等全过程活动中形成的具有保存价值的各种文字、图纸、声像等不同载体的一系列材料。因此，建设工程档案同高校的教学档案、学生档案、科研档案一样，是高校重要的信息资源和利用载体。

1高校建设工程档案管理存在的问题

一般来说，高校建设工程档案管理大致分为前期建设工程文件归档工作和档案验收移交之后的信息化和查询利用工作，建设工程文件归档工作主要由高校基建部门完成，建设工程档案移交高校档案馆之后，建设工程档案管理、信息化建设和查询利用由档案管理部门负责。1．1高校基建部门对建设工程文件归档存在的问题。从建设工程档案涉及到的内容可以看出，建设工程文件归档工作具有来源多样性、内容复杂性、时间延续性等特点，也造成了高校基建部门对建设工程文件归档工作存在一些问题。一是高校基建部门内控制度不健全，缺乏相应的规章制度、管理办法，在实际工作中重视质量、安全、进度，而忽略建设过程中的文件归档工作;二是基建部门缺少专业的档案管理人员，多是由现场工程师或办公室文员兼职，缺乏档案管理专业培训，对工程档案的收集、整理、立卷、归档等工作凭经验去做，造成收集资料不全、归档不规范等现象。1．2高校档案管理部门对建设工程档案管理存在的问题。高校基建部门在工程建设竣工验收以后，将建设工程档案移交学校档案部门，档案管理部门没有完全按照CJJ158T－2011《城建档案业务管理规范》、CJJ187T－2012《建设电子档案元数据标准》进行档案信息化管理，没有进行真实、准确、完整、有效的电子文件和电子档案的安全保管与有效开发利用，仍局限于传统纸质为载体的建设工程档案资料，对建设工程后期使用、维护、改造中档案查询、利用的极不方便。

2加强高校建设工程档案的管理

高校建设工程档案管理随项目前期论证开始，伴随着建筑工程的使用而存在，而建筑工程的使用时间往往长达几十年甚至上百年，档案管理和使用将伴随着工程项目的存在而持续进行［1］。高校建筑工程在使用过程中，不同于普通公共建筑的维护和使用，高校占地多则几千亩，少则几百亩，校区的地下管网维护频繁，高校的专业调整、学科建设、科学研究的需要，建筑功能随之变化而带来的改建、扩建较多。因此高校的建设工程档案管理就显得尤为重要。2．1建设工程档案的范围。GBT50328－2014《建设工程文件归档规范》对建设工程文件归档范围和归档文件质量作了明确的要求。为了保证建设工程档案的真实性、完整性、准确性，根据建设工程进展的不同时期，文件归档范围按阶段划分为建设工程准备阶段文件、施工阶段文件、验收阶段文件、结算阶段文件，根据文件提供单位的不同，文件归档划分为建设单位提供的工程前期准备工作及各类审批文件、施工单位(含分包单位)提供的施工过程及验收文件、工程监理单位提供的监理文件等。2．2建设工程文件的归档。建设工程文件归档是随项目论证而开始的持续过程，为确保工程档案的准确、真实、完整，必须做到建设项目启动，建设文件归档工作同时进行，施工过程中的文件归档与工程质量、施工进度、施工安全等一并检查、监督，基建档案收集、整理工作必须同步贯穿建设全过程。按照《城建档案业务管理规范》规定，工程勘察、设计、施工、监理等单位应做好工程档案的收集、积累、归档、保管等工作，并及时向建设单位汇总［2］。高校基建部门如何做好建设文件的归档，具体的措施是:(1)高校基建部门要对建设工程前期资料随项目的启动进行整理、立卷、归档，在施工中需要查询、利用前期资料的，为避免资料遗失、破损，按照相关档案借阅、查询手续办理;(2)鉴于各地行业主管部门都有建设工程文件归档、编制、验收的相应标准和要求，在建设工程施工开工时，邀请建设工程项目所在地的城建档案部门到施工现场，对建设方、施工方、监理方的资料员进行培训，对拟建工程文件归档、档案验收提出明确要求，以免出现工程档案资料收集的遗漏;(3)招标文件及施工合同中要约定施工方建设工程档案收集、整理、移交、验收的相关内容、时间要求，要将建设工程档案与工程质量、工程进度、工程安全、工程投资一样作为建设工程控制的目标之一;(4)在建设工程的第一次现场监理例会上，高校基建部门要对参建各方工程建设文件的归档提出具体要求，纳入施工方的施工组织设计及现场管理制度，在施工过程中进行监督、检查，做到施工过程档案材料收集、整理与施工进度同步，并作为支付工程进度款节点要求之一;(5)在施工过程中，充分发挥工程监理的作用，定期检查施工方建设工程归档情况，对材料、设施、设备、送检试块、隐蔽记录、分部分项验收记录等必须纳入工程档案的资料进行严格把关，杜绝归档资料的不及时、不规范、不真实、不完整的现象。2．3高校建设工程档案的验收与移交。建设工程竣工之前，建设工程项目总包单位应负责收集、汇总各分包单位、工程勘察、监理等形成的工程档案，并应及时向建设单位汇总。对汇总到建设单位基建部门的工程档案，应对建设工程档案的完整、准确、系统性进行验收和评价，在组织工程竣工验收前，提请当地的城建档案管理机构对工程档案进行预验收，未取得工程档案验收认可文件，不得组织工程竣工验收［3］。由此可见，档案验收是工程竣工验收的前提条件之一。工程竣工验收之后，按照建设工程文件归档规范将工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件分别进行立卷。并及时将需要长期保存和永久保存的建设工程档案分别向学校档案馆、当地城建档案馆移交。2．4高校建设工程档案的信息化建设。转变传统工程档案管理方式，促使高校档案馆里的建设工程档案资源得到充分的利用，做好档案信息化建设成为一种必然趋势。一是加大档案信息化建设的基础设施建设，建立相应的规章制度;二是利用信息化的手段、保证建筑档案真实完整的同时利用扫描仪扫描档案，以扫描件、照片等电子方式提供利用，达到资源共享［4］;三是通过建设工程档案数据库系统、数字工程档案信息利用系统，建设工程档案资源共享和服务平台。通过建设工程档案信息化建设，更好地实现工程档案资料信息的价值。

3高校建设工程档案的利用

建设工程档案不仅充分、准确地反映了工程项目建设全过程，也是展示建设工程前因后果的信息载体。随着高校教育教学改革不断深化，专业调整、学科建设、科学研究的深入，对使用多年的建筑进行功能性改造将会是基建部门的常规工作，也需要原建设工程档案资料作为建筑功能性改造、扩建、维修的参考和依据。建质〔2014〕124号《建筑工程五方责任主体项目负责人质量终身责任追究暂行办法》文件的出台，要求“建筑工程五方责任主体项目负责人质量终身责任，是指参与新建、扩建、改建的建筑工程项目负责人按照国家法律法规和有关规定，在工程设计使用年限内对工程质量承担相应责任。”建设工程档案的利用价值更加显现，它为建筑工程质量安全溯源提供了依据。

4结束语

建设工程档案是高校基本建设的真实历史记录，体现了高校基础设施的基本状态，也从一个侧面反映了高校固定资产的大致水平。工程档案从项目的论证立项而开始，伴随着建筑物的建设和使用而永久存在，重视建设工程档案管理和利用工作，做好高校建设工程档案的规范化、信息化管理，才能更好地为高校的建设和发展发挥更大的作用。

参考文献

［1］杜宁．高校基本建设档案管理的思考［J］．金华职业技术学院学报，2017，17(2):5－7．

［2］中华人民共和国住房和城乡建设部．CJJ158T－2011城建档案业务管理规范［S］．

［3］中华人民共和国住房和城乡建设部，中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局．GBT50328－2014建设工程文件归档规范［S］．

［4］董丽彬．浅析高校建筑工程档案信息化管理利用［J］．科学中国人，2017(3)．

作者:谭语谅 单位:重庆医科大学基本建设指挥部