建设工程电子档案的管理

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一、建设工程电子档案及其特点

1.建设工程电子档案具有共享性和及时性。电子档案可以拷贝、在局域网或广域网上传播；能及时地将异地的图像、图形、声音、文字等信息及时、方便地传到指定地点；可以随时将前期的档案资料及业主、工程师、承包商间的要求、意见及具体指令等发送到目标位置。电子档案的共享性和及时性可以充分实现在建工程跨区域管理的需要，对提高异地工程管理效率具有很现实的重要意义。

2.建设工程电子档案多媒体集成性。电子档案文字、图形、声音、影像等信息可以单独也可以组合在一起构成电子档案的信息内容。电子档案资料图文并茂，音画齐全，能够生动形象地再现出建设工程各环节工作实施状况。电子档案多媒体集成性，可以动态地再现工程各阶段的建设状况，尤其是隐蔽工程的施工过程，可以再现所用施工材料规格是否符合设计要求、施工工序质量控制是否满足工程施工质量标准，再不像从前仅仅有纸质档案，只能看到工程所用材料、构配件质量证明文件、检测报告及施工测试、检查记录等一些数据、说明。

3.电子档案具有一定的风险性。电子档案形成过程中，简单的操作失误或对程序应用生疏都有可能导致电子资料丢失、失真等现象发生。电子档案是由计算机系统生成和处理的，电子档案的制作和存储需要一系列的软件来完成，载体所载档案与计算机软硬件平台是否一致，机型的变化或软件的不兼容,都有可能导致档案资料信息面临不可读、失效、失真等风险。

4.建设工程电子档案利用依赖性。电子档案具有快捷、方便的特点，与传统的纸质档案相比，其查阅的全面性及准确程度、效率是纸质档案无法比拟的。然而，纸质档案的内容不会发生改变，并可以直接阅读，一目了然，无需借助任何辅助手段，无论客观条件如何，都能对所藏档案进行查阅和利用，不受客观条件的影响和限制。建设工程电子档案和其他电子文件一样，在存储和识读方面对系统具有依赖性，离开了赖以支持的软硬件设备系统，电子档案就无法读取、利用，也无法对电子档案进行传递和管理。5.电子档案缺乏凭证作用。电子档案由于其易于修改、复制的特点，定稿者也无法留下自己的确认签字笔迹，单位责任人也无法在形成的档案磁盘上签发，因此其真实性，合法性的鉴别在一般人看来受一定条件的制约。但从纸质文件档案自身状态看，纸质档案上的单位印章，制作部门责任人的签字等都清晰可见，难于伪造和篡改，其真实性、合法性比较容易鉴别，在任何时间和地点都可为法律提供有力证据，是电子档案无法替代的。

二、建设工程档案的管理现状

1.建设工程电子档案的管理现状。（1）建设工程电子档案的内容和形式。在信息技术条件下，信息的共享性、开放性决定了电子档案安全性、真实性难以保证。因此，计算机生成的电子档案要及时转换成纸质档案，经责任人签字，单位盖章后整理保存，电子档案基本上是通过对纸质档案资料的扫描或计算机对原电子文件进行格式转换并归档形成的，其与相对应的纸质档案原件和原电子文件内容完全相同。（2）电子档案管理水平有待提高。电子档案的管理不同于纸质档案，电子档案管理人员既要掌握工程档案的管理规范、标准、制度等，还要掌握足够的计算机知识，能够熟练地操作计算机及电子档案管理所需的设备和软件。由于建设工程电子档案是近几年开始实行的，基本上还属于扫描型电子档案。对具有保存价值的可输出打印型电子档案，应同时将其制成纸质档案，同时归档保存纸质和电子两种版本档案。

2.建设工程电子档案的管理措施。（1）加强建设工程档案管理人员岗位培训。建筑工程档案管理工作的内容和方式随着电子技术、信息技术的发展不断在发生着变化，要想实现建筑工程档案管理信息化的要求，就必须重视档案管理人员的综合业务素质，提高管理人员的信息化业务能力。电子档案的形成、利用、传输等均离不开现代化的办公设备，因此，建筑工程档案管理人员不仅要掌握丰富的档案管理工作专业知识，具备扎实的档案管理工作能力，还要能够熟练地操作现代化和数字化的管理设备。当前建筑工程档案管理工作内容不断增加，工作形式逐步现代化，而工程建设档案管理人员常常会由项目其他管理人员兼职完成，对兼职人员上岗之前进行必要的培训和考核，使其既明确工程电子文件资料归档的意义，又熟悉建设工程电子档案工作相关规定，并能熟练掌握工程电子档案工作程序、操作技能，通过培训工程档案专兼职管理人员，不断提高其专业素养，保障建设工程电子档案工作的顺利实施。（2）加强检查、监督指导，统一电子档案制作标准。随着电子档案的大量产生，迫切需要建立一套科学、合理、严密的电子档案管理标准。CAD电子图纸以手工制作无可比拟的优势大量出现，计算机设计的建筑施工图使设计、存储、查询和修改变得既快捷又方便，而且保存电子图纸比保存纸质底图方便，还节省储存空间。但是，CAD电子档案是通过格式转换成的与纸质的竣工图并不完全一样，不仅未盖出图、审图、竣工图等图章，而且也没有责任人签字，内容上也不是一一对应完全一致。移交档案馆的建设工程纸质档案与电子档案完全一致难以落实。（3）做好事前控制，提高管理效率。现代社会是一个信息高速发展的社会，是一个科学技术不断进步的社会，为适应现代信息领域电子化的趋势，确保在建工程文件档案资料保存多样性及信息传递、利用，建筑工程招投标过程中，在与勘察、设计、监理、承包商签订合同时，就应对工程电子文件的套数，质量、移交时间提出明确要求。各参建单位从工程的开始，便应着手建立电子档案管理系统，与传统纸质档案同步开始电子档案资料的制作、收集、整理工作，避免纸质资料胶装成册后，具有一定的厚度，扫描电子文件难以保证质量等现象发生。建筑工程资料档案管理工作是工程建设管理中一项重要的内容。我们应当重视分析建筑工程各种资料档案在制作、整理、归档及应用的管理中存在的优势和劣势，积极采取应对措施，使建筑工程资料档案管理工作日臻完善，在工程建设管理过程中，及建筑物全寿命使用过程中发挥应有的作用。

作者:张清遐 单位:中国船舶重工集团公司第七一八研究所