建设工程电子档案接收模式研究

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一、档案接收形式

(一)移交方式

1.在线模式

采取网上编制档案或者实时在线上传电子档案。优点是档案馆可以实时看到档案完成的进程，可实时检验，并可实现网上移交档案；缺点是档案编制单位必须具备上网条件，不便于普及。同时，档案的保密性差，档案编制效率低。

2.离线模式

采取线下编制档案。优点是档案编制效率高，便于普及应用，保密性高；缺点是档案馆不能实时掌握档案编制情况。

(二)软件模式

档案接收软件可以分为两大类，统一档案编制软件、不统一档案编制软件。

1.统一档案编制软件目前档案编制单位已经全部采用计算机软件完成编制档案。如果档案馆统一编制软件，在技术上可以提供纸质档案和电子档案一致性检查的措施，做到接收到的电子档案真实可靠。档案编制软件应做到在保证档案编制质量的前提下，尽量给档案编制单位提供方便，便于推广实现电子档案的接收。

2.不统一档案编制软件为了兼容各个档案编制软件生成的电子文件，需要提供统一的档案收集软件，软件中集成档案接收目录，档案编制单位需要将档案编制软件生成的电子文件转换成统一的格式，如pdf格式，或者将纸质档案扫描成电子档案；软件中需要提供档案接收目录，档案编制单位将电子文件和目录链接。这个模式的优点是操作相对简单，缺点是档案编制单位需要扫描或者进行二次文件转换成pdf，效率相对低。

(三)电子档案组卷方式

1.按工程组电子卷该模式不分案卷，直接按档案馆的归档目录直接形成电子包，在后期的电子档案查询时，依靠电子文件查找技术快速找到电子文件，方便快捷。

2.按照案卷组电子卷按照传统纸质档案组卷的方式组电子案卷，并且可实现卷内目录和电子文件一一对应，缺点是效率低，优点是查找卷内目录时可以直接看到对应的电子文件。

3.工程+案卷组电子卷采用统一的电子档案编制软件，可以自动生成按工程为单位的电子卷，在软件中增加以案卷形式组卷的功能，填写案卷的相关信息，利用选择电子文件的方式形成卷内目录，移交给档案馆时，提供标准的xml格式文件，该文件可以自动导入到档案馆的业务办公系统中，实现自动著录项目级、工程级、案卷级的功能，极大提高档案馆的办公效率。

（四）电子签章

《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328-2014)在2015年5月1日开始实施，明确规定在接收纸质档案的同时接收电子档案，且电子档案采用电子签章技术，使用CA证书保障电子文件合法性。住建部已经搭建了建设行业电子认证平台，旨在解决全国范围建设行业从业单位及人员CA证书通用性，降低企业成本，并在各地进行了应用。

二、电子档案接收时应注意的几个问题

为了能够顺利开展电子档案接收工作，软件系统应注意以下几个问题：

(一)软件系统要能做到使得每个档案参与者都达到了效率的最大化；

(二)各馆要根据自身实际情况，慎重选择离线模式或在线模式；

(三)选择合作软件公司时，要充分考虑签章效率以及电子档案接收经验的成熟度。

(四)选择适合自己的档案进馆的电子档案管理模式。

三、电子档案接收实践

由于各个档案馆的业务办公系统各异，电子档案接收软件应提供开放式的xml格式文件接口，能把接收的电子档案能够顺利导入到原有的系统中，从而解决系统的兼容性问题。为了更好地完成电子档案的接收工作，应包含以下几个系统：

(一)网上注册系统

完成开工前和工程相关的各种基本信息的网上填写保送，这些信息可以提供给原有业务办公系统，便于进行项目级和工程级信息的自动著录。

(二)电子档案编制及电子档案移交

电子档案编制软件除了完成档案馆接收的档案内容外，还需要完成和工程相关的各个部门需要各种资料，在使用上应具有方便性、易用性、智能性、实用性、先进性、可扩展性等特点，最大程度地给使用者提供方便。在编制软件中应嵌入电子档案组卷、著录及移交的功能，数据充分共享，形成包含项目级、工程级、案卷级、文件级、内容级的电子档案，这些内容可以全部自动导入到业务办公软件中，极大地提高档案人员的工作效率。在该软件中还需要具有对电子档案的完整性、真实性、有效性、纸质档案和电子档案一致性检查等一系列功能；

(三)电子档案的接收审核及完善

档案馆的接收端，同样也要具备对电子档案的完整性、真实性、有效性、纸质档案和电子档案一致性检查等一系列功能，同时还具备对电子档案的完整性进行补录的功能，从而形成整个工程的电子档案，便于以后查档使用。

四、应用实践

《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328-2014)已经要求移交纸质档案的同时移交电子档案，有些城市在该规范出台前已经在探索电子档案的接收工作了，并且获得了宝贵的经验，辽宁省鞍山市城建档案馆在全国率先应用住建部电子认证平台，采用电子档案编制软件进行电子档案接收工作，并实现了项目级、工程级、案卷级、及电子文件级的移交工作，在整个的体系中充分提高了各方的工作效率，为电子档案接收管理工作做了积极的探索。

作者:曹吉昌 单位:住房和城乡建设部科技发展促进中心