高校管理干部档案素养分析

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［摘要］根据高校工作“痕迹”管理的要求，高校管理干部应具备整理、归档相应档案文书资料的能力．在高校管理工作中，要开展对高校档案工作的宣讲，使高校的管理干部成为档案工作的宣讲者和建设者；开展高校档案知识培训，使高校管理干部成为档案建设的行家里手；推行办公自动化，使高校管理干部成为文档管理一体化的实践者和档案信息的使用者，不断提升高校管理干部档案素养．

［关键词］高校档案；管理干部；档案素养培养

高校档案是一所学校长期办学过程中收集、整理、保存下来的，反映学校教学、科研、管理等各项事业发展的珍贵史料，是对学校发展历史的真实记录，是高校的宝贵精神和物质财富．高校档案既是学校领导了解学校过去、传承学校精神、做好当下事情、规划学校未来的科学依据，也是各级管理部门了解学校发展沿革和发展成就的重要资料，更是对师生员工开展“爱校”教育、培养“爱校”情感的平台和载体．所以，加强高校档案建设，成为高校管理工作中不容忽视的重要工作任务．党的十八大以来，对高校党的建设、行政决策、教学科研、学生管理、后勤服务等各项工作都特别强调“痕迹”管理，要求高校管理干部在高标准完成各自负责的工作任务的同时，整理、归档相应的档案资料，以满足工作检查、考核的需要，同时满足学校档案建设的需要，这就要求高校管理干部必须具有良好的“档案意识”和“档案管理能力”，不断加强高校管理干部档案素养的培养．但是，现实的情况是不仅高校一般管理干部缺乏“档案意识”和“档案管理能力”，而且不少高校整个档案管理工作的状况也不尽人意．如档案室（馆）的工作人员少、整体素质较低、工作状态差、档案利用不足，还有领导不重视，硬件投入不足，这些几乎是高校档案管理工作的通病．面对这一现状和新时期加强高校工作“痕迹”管理的需要，有必要不断提升高校管理干部的档案素养，为高校档案管理工作作出应有贡献．

1高校档案管理人员必须具有的素质要求

从事高校档案管理人员既要具有档案管理人员的普遍性素质要求，又要兼具高校的特殊性要求．那么，做好高校档案管理工作主要应该具备那些素养呢？笔者认为，坚定的政治觉悟、强烈的规矩意识、崇高的职业精神、较强的业务能力等是每一名档案管理人员必备的职业素养，但同时也要体现出高校档案管理者在其内涵要求上的特殊性．第一，高校档案管理人员同所有档案管理者一样，把较高的思想觉悟作为首要的素质要求．高校档案主要涉及人员履历档案和工作业务档案，都要求做到真实、完整、安全，不可发生造假、丢失、残缺等问题，对需要保密的档案不可发生泄密问题，这都要求从事档案工作的人员对此有一个清醒的认识，形成高度的思想自觉，并从行动上自觉维护档案的真实、完整和安全，切不可恣意妄为、不负责任，切不可为了某些人的私利而发生涂改教工履历档案的事情，也不能出现改动学生学业成绩档案的事情，这是保证档案安全第一要紧的事情，是档案管理人员必须负起的政治责任，必须从思想上高度重视，行为上坚决防止．对于教学、科研、管理等业务档案，要特别重视其真实性和完整性，只有真实、完整记录了学校在教学、科研、管理方面的历史面貌，才能对学校今后的工作发挥有益的参考、借鉴作用．第二，高校档案管理人员必须具有强烈的法规意识．对档案的管理和收集、整理以及有效地保护和利用，都必须是依法进行的，这是《中华人民共和国档案法》规定的．因此，要成为一名合格的档案工作者，就必须认真学法，要认真学习《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，学习有关档案工作的行政法规、地方性法规、规章等，只有这样，才能使档案管理人员产生强烈的法规意识，才能做到依法治档，才能依法收集、整理和管理档案，依法保护和利用档案，确保档案管理人员认真履行法定职责，严格依法办事，做好高校档案工作，服务高校事业发展．第三，高校档案管理人员必须具有高尚的职业道德．首先，高校档案管理人员必须具备公正客观的态度，恪尽职守，保护历史的真实客观，档案是对历史的记录，真实性和客观性是档案的生命，坚决杜绝因追求利益而发生私自涂改档案、损毁档案的情况．其次，高校档案管理者要对档案管理事业充满敬畏之意，满含热情与忠诚［1］．很显然，档案管理工作并不轻松，而且是比较繁杂、清苦的，与名利权位更是相隔甚远，所以，要想安于档案管理工作，必须要学会在档案管理中寻找工作的乐趣，才能始终保持对档案工作的热情和忠诚，安贫乐道、清净自守．再次，档案管理人员要具有良好的服务意识．高校档案管理除了服务学校领导之外，更多的是服务广大师生，服务对象人数众多，服务内容庞杂琐碎，档案管理人员必须具有不怕麻烦、吃苦耐劳、甘于奉献的精神和境界，因此，从事档案管理工作的人员必须对档案管理的服务性有充分的认识，形成主动积极的服务意识，以服务师生、为师生解忧为乐，只有这样，才能够做好档案工作，成为档案工作的行家、专家．第四，高校档案管理人员必须具备较强的业务能力［2］．档案管理工作者既要学习掌握文书学知识，档案管理学、档案保护技术学等方面的专业知识，也要学习掌握从事档案工作的相关法规，以及档案管理的相关业务规定，能把档案管理专业知识灵活运用于自己的工作实际中；档案管理是实践性很强的工作，档案工作人员要学会在实践中研究、总结档案管理的有关流程、技巧，把理论与实践结合起来，既坚持理论指导实践，又在实践中升华，圆满完成自己的本职工作．同时，在信息化时代，由于管理的手段与方法的进步，档案管理已经从纯粹手工“故纸堆”中劳作的管理模式中解放了出来，转变成为现代信息化管理模式，所以，档案管理者还要学习掌握现代化的科技知识，特别是计算机技术、信息开发和网络技术．因此，档案管理人员更多的是在计算机上处理电子文件，建立电子档案、数字档案馆，并通过互联网来档案信息．

2高校管理干部档案素养的现状

高校管理干部大多都要承担工作方案的起草、工作过程记录和工作总结撰写等工作，这些都是高校档案建设的一部分，所以，高校管理干部一般都具有一定的文书、档案素养．但是，在实际工作中，由于他们的档案意识不强，在建档归档时除了红头文件外，往往将工作方案、工作过程记录、工作总结等没能及时归档建档而遗失，造成档案缺失，这与高校管理干部没有形成良好的档案意识紧密相关，不利于高校档案事业健康发展．为此，高校管理干部服务档案建设需要克服下列问题：第一，存在档案知识不足问题．众所周知，高校管理干部并非档案专业科班出身，大多也都没有参加过系统的培训，没有多少档案专业知识，也认识不到档案重要性，因此，他们在档案整理、报送工作中只是一个没有任何工作内涵的“二传手”，只是简单的把手中的文件转交到档案管理人员了事，理所当然地认为立卷归档与己无关，那是学校档案室（馆）的事情，致使在对转交的档案材料没有进行初步的整理、筛选和归类，既可能造成档案材料不齐全问题，也给学校档案室（馆）增加了工作难度．第二，存在文件归档不及时问题．众所周知，高校管理干部并不是专业档案管理人员，只是兼做档案事务，他们认识不到档案是重要的信息资源，思想上不重视，能力上有欠缺，所以，大多都只是把学校印发的文件收齐建档归档，而对反映工作过程的档案材料归档不及时，造成档案内容缺漏，档案价值大打折扣．还存在着个别干部把与自己工作相关的重要文件材料私自截留下来，以方便自己使用，但却破坏了学校档案的连续性和完整性．第三，存在文件归档不规范问题．有些干部虽然能够及时将档案资料送交学校档案室（馆），但是所送交的归档文件存在许多不符合档案管理规范的情况．比如，大量存在着文件材料的用纸、排版和装订未严格按照公文和档案管理规定的情况，［3］这既影响了公文的严肃性、规范性和权威性，也不利于高校档案规范化建设，不利于档案室（馆）达标升级．

3提高高校管理干部档案素养的对策

第一，加强高校档案工作宣传，高校管理干部都是档案工作的宣传者和建设者．要想搞好高校档案建设，首先要认真学习宣传《中华人民共和国档案法》和《普通高等学校档案管理办法》等法律法规，将档案建设列入学校工作的重要议事日程，大力宣传档案在实际工作中的作用，增强全校师生员工对档案工作的认识，使高校管理干部成为学校档案建设的参与者和受益者［3］．第二，扎实开展档案知识培训，使高校管理干部成为档案工作的行家里手．高校日常管理工作庞杂而又具有专业性，工作任务是繁重而艰巨的，要想使高校管理干部在日常工作中留下符合档案要求的“痕迹”，就必须开展党校管理干部档案专业知识培训，要结合高校档案建设的实际，设计安排符合高校档案建设需要的、实际动手操作能力强的课程体系，重点学习了解国内外文秘、档案管理与信息管理的前沿成就与发展动向，不在于学习多么高深的理论，重在文秘、档案建设的实践需要，为做好档案实践工作打下基础，既满足“痕迹”管理的需要，也符合档案建设的要求，第三，推行办公自动化，使高校管理干部成为文档管理一体化的实践者和档案信息的使用者［4］．目前，高校已普遍推行了以无纸化办公为主要特征的办公自动化，也在逐步推进文书、档案管理一体化．这样一来，管理干部日常文书处理都在计算机上完成，并在网上完成传输，实际上是完成了从过去的纸质档案向电子档案的转换．这种文书处理、传输的基本技能，为实现文书、档案管理一体化打下了坚实基础．实际上，只要在技术上完成了办公自动化和档案自动化两个系统的“对接”，高校管理干部在网上办公的同时，也可以很轻松的完成网上档案递交，提高档案建设效率．同时，根据工作需要，管理干部可以向学校档案室（馆）申请档案资料查阅使用“授权”，就可以实现对档案信息的查阅使用，使档案建设者和使用者“同体”，发挥学校档案服务实际工作需要的积极效用．

作者:李德群 单位:汉江师范学院

［参考文献］

［1］边琦．档案工作者的四项素养［J］．机构与行政，2013，（7）．

［2］罗颂华．高校秘书人员的档案素养［J］．秘书，2010，（3）．

［3］王冬梅．试论如何培养档案管理人员的职业素养［J］．民营科技，2016，（6）．

［4］孙桂秀．信息时代档案管理面临的挑战及对策［J］．科技信息2007，（5）．