电网建设项目档案问题及解决对策

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建设项目档案是工程建设全过程的真实记录，是达标投产、申报评优、运行维护、审计巡视、改建扩建等的重要依据。项目档案验收不合格，不得通过工程竣工验收和开展评优申报。加强项目档案管理，确保项目档案完整、准确、系统和安全，具有重要意义。但当前电网建设项目档案仍存在诸多问题，个别问题甚至导致档案验收不合格的严重后果。本文结合近年来广西电网公司档案管理工作实践，针对存在问题提出解决对策，供读者参考。

一、存在问题

以广西电网公司为例，电网建设项目档案存在问题主要有以下几个方面。1.归档不齐全。参建单位非常重视工程质量、安全、造价及进度管控，忽视对工程产生的项目文件的同步管理。尤其是施工单位，人员流动性大，素质参差不齐。为了赶工程进度，施工单位对施工过程应产生的大量文件和记录没有能够及时收集，部分参建单位的离场及管理人员的调离使得施工文件材料无人收集，文件缺失情况较为普遍。缺失的文件主要集中在项目部人员调整文件、人员资质后续报审材料、初步设计收口材料、通信设备调试报告、设备监造材料等。参建单位档案意识薄弱，项目文件的齐全完整性不高，不能做到“应归尽归”。2.内容不准确。监理单位重视对现场的监督，忽视对资料的监管。专业监理工程师应对竣工图进行审核，同时还承担对施工文件和记录进行检查，并对不符合项目档案要求和发生错、漏或延迟归入预立卷盒的文件、记录责成施工项目部及时补充完整的职责。由于项目文件数量大，监理工程师往往采取抽检的方式，没有“应检尽检”，造成监理单位对档案工作的管理缺位。施工档案单独看似乎没什么问题，一旦和设计、监理档案对应起来看就错漏百出，关联文件之间内容或数据不准确的现象比比皆是。容易出现问题的关联文件主要有施工日志与监理日志对同一天见证或旁站内容的记载；竣工图与设计变更；施工质量验评划分报审表与报验表中单位工程、分部工程、分项工程、检验批的数量等。竣工图、施工文件和记录缺少监理单位的全方位审查把关，项目文件的真实性、准确性得不到保障，给运维管理和改扩建工作带来困难。3.编审不合规。施工、监理单位多采用灵活的用工制度，项目管理人员投入不足，一人兼任多个岗位的情况比较常见，偶尔还要充当“救火队”角色辗转于几个工地。身兼多职的管理人员时间精力有限，各方面工作很难统筹兼顾、做细做实，在进行文件编制、审核工作时签字盖章手续不完备、记录填写不完整、时间逻辑不正确等屡见不鲜。具体表现为文件代签字，单位工程报验漏盖总监执业印章，监理典型表未填写编号及脚注，项目部章启用时间晚于文件上的盖章日期等。文件编审不符合管理制度规定，项目文件的有效性打折扣，影响档案凭证效力的发挥。4.整理不规范。项目部招收资料员门槛较低，只需一年工程资料管理经历。资料员既无项目管理经验，也无档案管理经验，对档案交底内容理解得不深不透，属于边学习边实践的状态。进行档案整理时，组卷缺乏系统性、编目不够规范，诸如单位工程文件未按开工报审、施工记录及相关试验报告、质量验收等顺序排列；案卷题名和文件题名拟写不规范；物资类、非物资类招投标材料未做关联目录；复印件归档时未注明原件流向；备考表未填写互见号等问题层出不穷。资料员档案业务能力不足，项目文件的整理不够系统、规范，不便于检索、利用。

二、解决对策

针对电网建设项目档案存在的问题，结合广西电网公司档案管理工作实践，提出一些提升项目档案归档质量的解决对策。1.增强档案意识，加强文件收集。一要执行三级档案交底机制。建设单位档案部门在立项后对相关职能部门及参建单位进行档案交底，提出项目档案管理工作目标和工作要求，明确纸质文件和电子文件的收集、整理、编目规则。业主项目部在开工前对参建单位进行档案交底，根据项目档案策划方案，明确项目文件的归档范围、归档套数、质量要求、整理要求及责任单位。各参建单位在开展专业工作前对本单位参建人员进行档案交底，结合本单位档案管理实施细则，明确各阶段应产生的文件材料及收集、整理和移交的时间节点。如项目档案执行的归档标准有变化，则需要重新进行交底，及时将新归档要求传达给参建各方。严格执行三级档案交底机制，做到“明确方法、规定时限、责任到人”，增强各级参建人员的档案意识，实现全员参与做好项目文件收集工作。二要开展项目文件清单管控。业主项目部统筹编制各参建单位的项目文件清单，结合工程建设二级进度计划，列明归档范围各细目下应形成的主要项目文件及收集完成时间，设置已形成文件数、已收集文件数、未收集情况说明、完成整改时间、责任人等检查项。每季度由业主项目部牵头，组织参建单位资料员对照项目文件清单逐一检查核对，实时跟踪掌握各参建单位的文件形成和收集情况，对尚未形成或完成收集的文件要详细记录，责成参建单位落实责任人并在规定时限内整改。项目文件清单需实行动态管理，如遇二级进度计划调整，业主项目部应及时更新相关文件的收集完成时间，以便在检查中不遗漏对因进度调整而提前形成的文件收集情况的核查。运用项目文件清单实施项目档案收集过程管控，做到“应归尽归、应收尽收”，实现工程档案管理与工程建设同步。2.压实监理责任，严格文件审查。一要明确监理单位“双重”档案职责。建设单位在监理合同中约定，监理单位需履行监理文件材料收集归档和对参建单位技术文件进行审查、验收的“双重”档案职责，将监理单位的履约情况纳入监理合同结算。建设单位档案部门和业主项目部开展档案交底时，明确监理单位在项目档案三级审核机制中的具体工作任务，着重强调监理单位对施工单位形成的施工文件、记录和设计单位编制的竣工图的审查职责。压实监理单位档案管理责任，改变监理单位对参建单位归档文件质量放任不管的老做法，确保移交的竣工档案与工程实际相符。二要督促专业监理工程师履职尽责。监理单位把专业监理工程师履职情况与个人绩效挂钩，督促相关部门以工程转序为节点进行项目文件阶段性检查把关，上道工序的资料未提交禁止进行下道工序运行，对施工单位归档文件“应查尽查”，做到“三不放过”，即对项目建设程序、施工工序及应执行标准规范不满足国家、行业要求的不放过，对文件的形成过程、文件记录的内容、技术数据的真实准确性等不符合工程实际的不放过，对出现项目文件收集、保管、移交等问题不完成整改的不放过。设计单位完成竣工图出图后，监理单位要及时组织专业监理工程师逐张对竣工图进行审核，按照设计变更台账逐条确认竣工图是否修改到位、竣工图说明是否已列明修改依据等。文件审查无死角、全覆盖，避免出现关联文件内容或数据不对应问题，提升项目文件的真实性、准确性。3.健全考核机制，强化结果运用。一要完善项目档案考核体系。建设单位构建科学、严谨、适用的项目档案考核机制。一方面，依托工程合同条款对参建单位形成有效约束，明确项目档案占合同价款的比例，规定参建单位随意更换项目总工和资料员将被处以一定数额的罚款，将各参建单位资料报审的规范性和及时性作为工程进度款支付的依据等，依靠法律手段和经济手段形成有效制约。另一方面，把项目档案纳入承包商履约评价体系，制定出“施工单位现场技术负责人、安全员、质检员，监理单位现场监理人员管理缺位”“承包商未按工程进度收集、整理本单位在工程建设活动中形成的各类文件”“监理单位未对参建单位整理和移交的项目文件质量进行审查”等问题的扣分处罚细则，将扣罚结果与承包商资信评价、投标资格审查和评标评分联系起来，通过实施履约评价以规范承包商的现场管理。充分发挥考核的“指挥棒”作用，促使参建单位配足与工程建设相适应的项目管理人员并加强对现场项目部的监管，从严、从细、从实抓好项目文件编制、审查和归档工作，提高项目文件的完整性、准确性和有效性。二要强化监督考核结果运用。建设单位档案、基建、物资、财务、法律等部门加强横向沟通与协同，将各参建单位履约情况落实到合同结算，实现与经济利益挂钩。特别是基建部门，在运用智慧工地、“四不两直”抽查、专项检查等手段开展项目安全、质量监督检查时，应一并开展项目档案管理情况检查，对承包商现场管理情况进行打分排名，通过“红绿灯”预警、末位约谈、市场禁入等方式对存在不同程度管理松散、项目文件管控不力等问题的参建单位实施处罚，并利用公文、信息简报、内部网站、微信群等多种渠道通报考核结果。强化考核结果运用，营造档案“做与不做”“做多做少”“做好做坏”不一样的浓厚问责氛围，倒逼被考核单位不断提高项目档案归档质量，同时也对其他参建单位起到提醒和警示作用。4.加快人才培养，提高能力素质。一要加快建设单位人才培养。建设单位成立项目档案内部专家团队，成员除档案专业人员外，还需吸收基建管理、生产运行等技术人员参加，以弥补档案人员缺乏工程项目管理经验的短板。内部专家团队通过定期交流研讨、参加业务培训、到先进单位调研取经等多种方式，提高在档案交底、中间检查、归档审查中的监督、检查、指导能力。以开展档案预验收为契机，检验自己发现和解决项目档案存在问题的能力水平，不断总结工作方法，为顺利通过正式验收打牢基础。培养一支素质高、能力强、业务精的项目档案内部监管队伍，充分发挥“传、帮、带”作用，打造提升项目档案管理水平的中坚力量。二要提高项目部资料员能力素质。建设单位组织项目档案内部专家开展档案交底培训，分专业、分模块细化各类文件形成的质量要求和整理规范，帮助项目部资料员系统掌握文件收集、组卷、编目等业务要点；召开档案管理经验交流会，分享示范标段项目文件与工程同步归档的工作经验，“手把手”教会档案整理的操作步骤和关键控制点，提高资料员的档案整理技能；定期开展档案保管情况检查，排查各项目部档案管理设施设备配置、预立卷文件保管、电子文件接收存储备份等存在的安全隐患，发现问题及时督促整改，增强资料员的档案安全意识，减少因人员流动造成的项目文件实体安全和信息安全风险。提高项目部资料员的档案素养，确保项目档案整理系统、规范和保管安全，实现项目档案的便捷利用和长期保存。

三、结语

电网建设项目档案涉及门类众多，在加强纸质档案管理的同时，也不能忽略对照片、声像、实物等其他载体档案以及电子档案的管理。提升项目档案归档质量，确保项目档案能真实反映工程建设过程和实际情况，以发挥其应有的凭证和参考作用，需要参与项目各方的高度重视、密切配合和共同努力。

参考文献

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作者：张蕾 单位：广西电网有限责任公司