电网建设项目中档案质量控制措施

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1档案质量控制在电网建设项目中具有重要作用

（1）质量是档案管理的核心，项目档案质量也包括档案内容的价值和质量，档案的质量直接影响其效用。档案管理人员必须采取科学的方法，充分发挥科研管理和专业技术的作用，通过质量保证体系的档案形成过程，建立一套运行机制，使工程质量与档案文件的完整性，准确性和价值性一致，从而确保档案管理的高质量。

（2）近年来，由于电网建设的迅猛发展，需要利用档案提供的数据日趋增多，如征地资料、各类合同、协议、历史地貌、线路参数、竣工签证等各种不同载体和形式的档案资料。项目档案的质量也在一定程度上反映出工程的质量，没有真实、完整、准确的项目档案，工程的质量也是难以保证的。

2电网建设项目档案质量问题及分析

（1）档案资料的形成未实现与项目建设同步。一是由于电网建设项目周期缩短，存在事后随意补充档案资料的现象；二是竣工图签章中有一人代替多人签字现象。除纸质以外的载体档案，如声像、电子档案缺乏可依据的统一标准和规范性文件，不能同步进行归档；三是文件材料在形成过程中不够准确系统，导致归档后的档案数据不够准确。由于市场经济要求企业以经济效益为中心，而档案作用滞后，单从短期经济效益来衡量不能直接创造效益，市场经济的求利性与档案效益的滞后性，使档案工作在工作建设中排不上重要地位置，因此不能引起参建单位对项目档案资料的重视。

（2）相关人员职责不清，奖罚不明。一是项目档案管理人员配备不合理，相关人员缺乏档案专业和电网建设的专业知识，且专（兼）职档案人员异动频繁，最终使得项目档案的质量得不到保证；二是没有建立项目档案管理工作领导责任制和相关人员岗位责任制，缺乏考核内容及项目档案管理网络，使得相关人员职责不明确，工作没有积极性。

3电网建设项目档案质量控制措施

一个优质的工程建设项目，不仅需要在施工中精细化管理，而且也要与归档文件材料的完整、准确及价值性有着密不可分的关系。项目档案质量直接反映出整个工程的质量水平，因此必须从前期阶段介入项目档案的控制管理，保持与项目的建设同步性、收集合理性、整理科学性。

3．1前期控制

（1）将档案工作纳入工程质量行政领导人责任制的内容。这是建立和落实项目档案工作领导责任制的措施之一。从工程立项开始，明确各单位、各责任人的职责，并纳入合同管理，确定归档原件的份数，归档时间及所应承担的责任。事前的责任明确，有利于各相关人员在工作中主动收集、积累文件材料，保证文件材料归档的高质量。

（2）建立一套科学、合理、适用性、操作性较强的档案管理制度和实施方案。电网建设项目涉及单位多，项目档案管理工作面较广，各参建单位的归档工作意识、要求及水平参差不齐，要想做好档案质量控制，必须作出明确分工、奖惩规定，对项目文件的归档范围、保管期限、归属及流向、收集编制单位、交接验收等提出具体要求。

（3）项目档案管理现代化必须以先进的科技手段来支撑。电网建设项目负责档案收集整编的工作人员，除必须具备一些档案知识以外，还应具备相关电网建设项目的专业知识，最好懂得一些信息科学和信息经济知识。因此培训并配备具有电网建设专业和档案专业知识的项目资料员也是实现高速、高质量的档案信息的先决条件之一。

3．2中期控制

（1）施工图设计文件是现场施工的依据，也是编制竣工图的依据，做好施工图设计文件质量的控制，项目资料员就必须做好验核工作：一是图纸的工程名称、单元名称、图号等是否与规定一致；二是清册与实物是否相符，目录与内容是否一致；；三是本次来图与历次来图有无矛盾或错误，工程联系单位有无重号或空号，存在哪些复印件、传真件等。发现问题并及时汇总、处理，不能及时处理的问题应做好跟踪。

（2）厂家提供的设备资料，在设备进场开箱验收时，由项目资料员统一收集，根据有关单位提供的物资清单和设计院提供的设备材料清册，做好进场验收记录和进场设备材料明细表，注明项目名称、设备材料名称及位号、数量、资料名称、合同编号等，提供至少一份原件以满足档案整洁清晰、签章齐全的要求，验核清单与实物是否一致，最终保证设备资料的齐全和完整。做好施工文件的质量控制。项目资料员是项目管理和档案管理的中间人，不仅要从档案的角度把关，也要从工程的角度把关，同时应承担比档案人员更大的责任。

（3）在施工的各个环节过程监督检查，严格执行质量监督控制的标准，做好质保资料记录。建设项目质保资料是工程质量和监督过程的原始记录，既反映了施工单位的工程质量、档案质量情况，它可为工程使用过程出现的质量问题，提供技术查考数据和补救措施，也为工程竣工后正常使用提供了依据，因此，这是一项十分重要的工作。

（4）电网建设项目文件要严格实行“谁形成、谁负责”的管理原则。一是项目监理在对工程质量严格控制把关的同时，必须对工程建设监理过程中形成的文件资料齐全、完整负责；二是各参建单位要对形成的相应文件资料质量和整理编制负责；三是打印（书写）材料是否规范，图纸是否与实体吻合，文件资料的质量是否符合归档要求等进行早期控制，避免项目验收时因档案质量问题而返工。因此，建设项目的监理人员要对重要工序、质量和隐蔽工程产生的质量保证资料的真实性、准确性进行审核，并要加强档案责任意识，履行监督、检查文件资料审核和签章责任，重点审核签认原材料的跟踪使用情况调查表。

（5）竣工资料的收集工作是建设项目档案质量控制的关键环节。竣工图、竣工验收记录、整改记录、验收报告、调试报告、总结、结算、决算等资料，应随着工程的竣工投产送电逐一完成。一是应充分发挥各参建单位部门技术人员的作用，协助档案人员对归档档案的真实性进行认真审核；二是档案人员按照前期合同要求和相关规定对档案材料进行清点、验收，并对竣工资料的格式、质量等情况进行验收，对不合格的或未形成闭环的竣工资料，管理人员应及时提出具体修改意见并整改。

（6）严格执行档案人员在工程竣工验收报告上签字手续，对未在规定时限内保质保量移交工程竣工档案的单位，如果档案人员拒绝签字，财务部门也应不予结算，以保证竣工档案的及时移交。工程项目建设阶段是整个项目建设中周期最长、涉及部门最多、专业有交叉的阶段，其中产生了大量的技术文件、图纸、照片、资料，它们反映了整个施工阶段各单元面貌的原始记录，也记载着每一个阶段的真实情况，这些档案资料是工程竣工投产后，生产、维护、改（扩）建中不可缺少的依据，只有完整系统地收集整理好此阶段的档案资料，才能具有档案资料的价值性。

3．3后期控制

工程竣工投产移交归档后，并不意味着项目档案工作的结束，如何整合利用好这些档案资料，进行档案数据库管理，为企业的发展做好服务，为电网建设服务，是档案人员下一步应思考的问题。随着科技的发展，各类声像、电子档案不断增加，使得档案快速向数字化方向发展和积累。将档案资料进行数字化处理，利用信息化载体，对信息资源进行共享，更加有利于提高电网建设项目档案质量，也是今后档案管理工作发展的重点。

4结语

电网建设项目的档案质量记录的特点是多方面的，在每一个施工环节中所形成的档案资料的质量，也体现了项目工程管理的质量，并最终决定着整个工程档案的质量水平。因此，质量控制必须采用全面管理的理念，运用现代管理手段，加强全员档案意识，并贯穿于档案形成、收集、整理到归档的全过程，根据各自的分工中各环节的质量控制和监管的实施，构建一个建设项目档案的质量保证体系，实现对建设项目档案管理质量控制。

作者:李继林 陈晖 单位:鄂州供电公司